【就活】メールと電話どちらで連絡すべき? 使い分けの仕方とは

【就活】メールと電話どちらで連絡すべき? 使い分けの仕方とは

2019/05/08

就活の基礎知識

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就活では、企業と電話やメールでやりとりをする機会が増えます。説明会をキャンセルしたいときや、選考を辞退したいとき、内定を辞退したときなど、タイミングや状況によって、電話とメールどちらで連絡をすべきか迷ってしまうこともあるでしょう。今回は、企業に連絡する際の電話とメールの使い分けと、その注意点についてご紹介します。

【就活】メールと電話どちらで連絡すべき? 使い分けの仕方とは

電話かメールか状況で判断

企業へ連絡する際に電話かメールで迷ったときは、自分の都合よりも相手の状況を考えるようにしましょう。まずは伝える用件に「緊急性があるかどうか」ということに着目します。約束の日時が迫っているなど、すぐに連絡をとらないと相手にも迷惑がかかってしまう場合は電話での連絡が必要です。一方で、さほど緊急性はないものの相手に伝えておく必要がある用件の場合はメールでもよいでしょう。

電話で連絡したほうがいいパターン

電話連絡が必要な緊急の状況は、一体どのようなシーンなのか見ていきましょう。

当日の面接に遅刻しそうな場合

面接直前に起こる緊急事態なので、遅れそうだとわかった時点ですぐに連絡をいれましょう。同時に、到着予定時刻を伝えられると好印象です。

体調が悪くなってしまった場合

面接の前日や当日に体調を崩して予定をキャンセルしなければならなくなった場合は、電話連絡をしましょう。その際、企業の始業時間直後や昼食時間、終業間際などは避けるのがマナーです。

もし電話をかける日が休日や夜間になってしまう場合は、緊急連絡先を知らせている企業もあります。落ち着いてその企業のHPや募集要項などを再確認しましょう。

電話の注意点とポイント

電話の場合は、伝える内容をあらかじめメモしておきましょう。その際に最低でも以下のことを記入しておくとよいでしょう。

・採用担当者名と部署、電話番号
・伝える内容
・日程変更の場合は、希望日


それでは実際に電話をするときのポイントを解説します。

1.挨拶
電話に出た方に、大学名、名前などを名乗りましょう。そして、取り次いでもらいたい担当者と用件を伝えます。その際、「お忙しいところ恐れ入ります。」など申し訳ない気持ちを込めましょう。

2.担当者に用件を伝える
緊急の用件があって電話をしているので、その用件を簡潔に伝えます。面接などの日程を調整してもらう必要がある場合は、自分の希望日をピックアップしておくとスムーズです。

担当者が不在だった場合は、いつ戻るかを聞いておき、「またこちらからお電話させていただきます。」と伝えましょう。

3.お礼
直前になって電話をしたことの謝罪や、日程調整してもらったことへのお礼を述べます。最後は相手が電話を切るのを待ってから、受話器を置くようにしましょう。

日程調整などをしてもらった場合は、面接当日に「今回は日程をご調整いただき、ありがとうございました。」など、一言お礼をつけ加えると印象がよいでしょう。

メールで連絡するパターン

日程に余裕があり、緊急性がない場合はメールで連絡を取り、担当者からの返事を待ちましょう。
また、電話連絡をして日程変更などを頼んだ場合は、電話を終えた後にお礼のメールを送ることで証跡も残り確認ができるため、丁寧な印象を与えることもできます。

メールでの注意点とポイント

メールの場合は書き直すことも可能ですので、焦てず最後までしっかりと見直しをしてから送るようにしましょう。

普段使用しているメールアドレスとは別に、自分の名前がわかるような就活専用のメールアドレスを一つ作っておくと便利です。メールを作成する大まかな流れは以下を参考にしてみてください。

1.件名
件名を見るだけで、差出人とメールの用件がわかるように明記します。「お疲れさまです」「お願いします」など要点がわからない件名は避けましょう。

▼件名の書き方はこちらをチェック!
就活メールの件名を書くときの4つのマナー【例文つき】

2.メール本文の宛先
社名、部署名、役職、名前の順で宛先を書きます。
株式会社などは略さず正式に書きましょう。

3.挨拶
「お世話になっております。○○大学の××です」というように、あらためて自分の名前を書きます。

4.内容
用件を書きます。
改行をしたり、行間をとったりするなどして、見やすいものを目指しましょう。

5.締め
メールであっても、読む時間を作っていただいたことに対しお礼を述べます。

6.署名
最後に連絡先を付記した署名をつけておきます。

▼署名の書き方はこちらをチェック!
【テンプレつき】署名の書き方とは? 就活メールで必須のマナーを押えよう

返信がきたらそのままにせず、感謝の気持ちを伝える返信をしましょう。もし面接の日程変更などをしていただいた場合は、確認のために新たに設定された面接日も明記しておくと好印象です。

まとめ

電話とメールの使い分けには「緊急性があるか」を一つの基準として考えてみましょう。その他、証跡として残しておく必要がある用件の場合は電話よりメールのほうが有効です。また、電話を書けたあとにメールで再度確認の連絡を入れておく、といった合わせ技だとより丁寧な対応になります。

就活中は、日程変更を申し出なければならなかったり、体調を崩して予定をキャンセルしなければならない場面が誰にでも起こるもの。その際は「緊急を要するか」「相手に迷惑をかけないか」などを基準に、電話かメールいずれか適切な連絡方法を選び、企業へ早めに連絡をするようにしましょう。

(学生の窓口編集部)

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