これさえ押さえれば安心! 就活メールの超基本マナーまとめ

これさえ押さえれば安心! 就活メールの超基本マナーまとめ

2016/11/29

就活hack

就活を始めるときに、まず押さえておきたいのが就活メール。知らないと「この使い方で合っているのかな?」「メールで落とされたらどうしよう……」と不安になることもありますよね。今まで使ったことがないというあなたも、これを見れば安心してメールができるようになる、そんな就活メール基本の7ポイントをご紹介します。

就活メールの基本7ポイント          


ここでは、以下の7点について詳しく解説していきます。わかりやすいように例文も取り上げていますので、メール作成の参考にしてみてください。

1. メールアドレスは就活用に作成
2. 署名を作成しておく
3. メールは緊急連絡には使わない
4. 返信方法に気をつける
5. 返信は当日中が基本
6. 件名は簡潔に!
7. メールの構成を知る

この7ポイントに慣れていくうち、「こんな風にしたらよいのでは?」というアイデアが浮かんでくるでしょう。そうすれば、ビジネスパーソンに一歩近づくことができますよ。

メールアドレスは就活メール用に作成


携帯メールのように、メールアドレスに好きな物の名前や顔文字を入れるのは控えましょう。大学でもらうメールアドレスや個人名・大学名がわかる文字列をアドレスに入れ、「このアドレスはあの大学生だ」と認識してもらえるようにするのがポイントです。例えば山田花子という名前なら、『h_yamada@~』や『hanako-yamada@~』のようなフルネームが分かるようなアドレスにすると、採用担当者の方が見たときに分かりやすく便利です。
企業に所属しているビジネスパーソンのメールアドレスも、大抵は『名前@会社名.co.jp』という形式になっています。そのため、似たような形式で作っておけば、スパムメールに振り分けられてしまうこともありません。まずは、就活に適したメールアドレスを作ることからスタートしてみましょう。

署名を作成しておく




ビジネスメールでは、基本メールの下部に署名が添えられています。恐らく、採用担当者の方から来たメールを見てもほとんどすべてに入っているのではないでしょうか。多くの場合、項目としては会社名や部門、役職、名前、電話番号、メールアドレス、会社住所等が記載されていえるはずです。

採用担当者は、選考途中の学生全員のメールアドレスを登録していません。そのため、就活時にもあなたが何者であるかわかるよう、忘れず署名を入れておきましょう。学生が入れる署名の場合、必要な項目は以下の通りです。

・大学名
・学部名
・学年
・名前
・住所
・電話番号
・メールアドレス

メールに連絡先が書いてあれば、検索で見つけることができます。また、急に電話をかける必要が出た場合やメールを返信する際にも、その人から来たメールを見れば連絡先がわかる状態です。これが、ビジネス上では当たり前のルールとなります。急に届いたメールでも、どこの誰からの連絡なのかがぱっと見てわかる署名を必ず書いておきましょう。

このように、相手に手間をかけさせない配慮ができることは、仕事においてとても大切な能力です。「なぜこれをやる必要があるのか」と、相手の立場に立って考えてみましょう。そうすれば、他の仕事でも自分なりに相手へ配慮した行動が取れるようになってきます。ぜひ、試してみてくださいね。

メールは緊急連絡には使わない


入社した会社の社風にもよりますが、ビジネスパーソンが基本的に認識しているルールでは「緊急連絡は電話」「メールは24時間以内を目処に確認してもらえればOK」と考えられています。そのため、例えば面接に遅れるという連絡、あるいは差し迫った日程の面接日時を変更してもらう場合などは、メールではなく電話で連絡するようにしましょう。

メールでの連絡が適するのは次回面接のご案内に対して返信をするとき、あるいは面接の確認メールをいただいたときなどです。返信する意味合いとしては、相手も自分も間違わないように「記録」に残し、確認できるようにすることにあります。そして「私は確認している、把握している」という意思を相手に伝えるというのも理由のひとつです。

採用担当者の方は何百人もの学生、更にそれ以上のビジネスパーソンと日々メールでやり取りしています。その状況を考えれば、相手に負担をかけないコミュニケーションの取り方を選ぶことが大切です。就活メールでは使う頻度があまり高くないかもしれませんが、知っておきたいビジネスコミュニケーション方法をもう1つご紹介しておきましょう。

緊急度は高くないけれども重要な連絡をするときには、「メール+電話」というコミュニケーションを取ることが多く見られます。その理由は、まず履歴に残るということ。そして緊急度が高くないため、メールで返信をもらえれば対処できる時間が充分にあるからです。メールを送信した後に丸1日連絡がなかった場合は、確認いただけているかどうか追って電話で連絡することが大切です。
例えば上司に「あの件、連絡しておいて」と言われた場合、送ったことで仕事は完了しません。あなたの仕事は、メールが先方に届いて内容を理解してくれた、いつから動いてくれるかを確認したというところまで。忘れないように、今から訓練しておきましょう。

返信方法に気をつける


ビジネスメールには「全員返信」と「個別返信」があります。スマートフォンでしかメールの経験がない場合は、これに気がつかないことがあるかもしれません。しかし返信ボタンをよく見ると、「全員に返信」と「返信」という2つの項目が分かれて表記されているはずです。

ビジネスパーソンが送るメールでは、個別メールと同様に関わっている人全員に報告をする意味合いも込めて、CCとBCCというメールの宛先を使います。つまりTO・CC・BCCという3つの宛先を使い分けているのです。CCはカーボンコピー、BCCはブラインドカーボンコピーの略。そしてカーボンコピーは複写、ブラインドカーボンコピーは見えないようにしてある複写という意味を持ちます。それぞれ、どのようなときに使うのかご説明しましょう。

・就活メールにおけるCCについて
就活メールでCCが使われるのは、面接の設定者(採用担当者)と面接の担当者(営業部長)が違う場合などです。一次面接は採用担当者が担当、二次面接では営業部長が行うというケースもありますよね。その場合、面接の設定者(採用担当者)が日程の打診でメールするときにCCに営業部長を入れて送ると、あなたに送ったメールが営業部長にも同様に届くようになります。そしてあなたが全員に返信を選んで送り返せば、同じ仕様で営業部長にCCが入り、営業部長もあなたが送ったメール内容を見られるのです。

CCがついているメールを間違って個人用の『返信』で送信してしまうと、営業部長にはあなたからの返信メールが届きません。そのため、採用担当者の方が転送する必要が出てきます。これでは、相手に余計な手間を与えてしまうでしょう。そうならないためにも、CCがついているメールかどうか確認してから返信するように心がけてください。

返信は当日中が基本!


先ほど、緊急連絡にはメールを使わないとご説明しました。しかしビジネスパーソンのルールでは、その日に来たメールはその日中に返すというのが基本です。なぜならメールを送った瞬間から、送った人は『相手からの確認連絡を待つ』という仕事が発生しているため。つまり、「相手は確認してくれているのだろうか。」と待ちの状態に入っているわけです。
気にかかっている状態が継続するのはとても疲れます。人はやりかけの仕事に集中力を持っていかれる性質を持っているため、「仕事を早く完了したい」という気持ちを持つようになるのです。あなたが返信しないことで相手がその状態になっていると考えれば、早く返信してあげたくなりませんか?相手の気持ちに立って行動する、それがビジネスパーソンになる人に必要な心構えです。

件名は簡潔に!


大学生であれば、普段はSNSでコミュニケーションを取ることが多いでしょう。そのため、あまり「件名」という項目を意識したことがない人も多いかもしれません。しかしメールではこの件名が必須です。そして件名は、就活メール・ビジネスメール問わず、メール内容の要点を伝えるものにしましょう。
例えば「ありがとうございました。」「宜しくお願い致します。」などは、件名として無意味です。何の要件のメールかをひと目でわかる状態にしましょう。すぐ目を通さなければならないのか、それとも後で目を通せばいいのか。件名から判断できれば、忙しい採用担当者の時間を奪わなくて済みます。ここで、少し件名の例を挙げておきましょう。

<メールで面接日時の連絡が届き、返信する場合>
「面接日程確認のご報告 ◯◯大学△△△△(名前)」

日時に問題ないということがひと目で分かるので、メールを開かなくても件名だけで仕事が完了します。

<いくつか二次面接の候補日程をいただいて返信する場合>
「二次面接日程のご連絡 ◯◯大学△△△△(名前)」

打診した日程から選んで返信してくれているのだと分かります。

何の要件でメールをしてきたのかが伝わるかどうか。メールの送信前に改めて確認するようにすれば、自然と簡潔な件名で送ることができるようになりますよ。

メールの構成を知る


ビジネスメールにはルールがあり、大抵のメールは「宛先→挨拶→内容→結び→署名」という流れで構成されています。1つ1つ細かく例文を入れて解説していきますので、すぐ使えるように覚えておいてください。

・宛先
宛先には、メールを送る相手の会社名・所属部門・役職・お名前(フルネーム)を全て明記します。

例)
株式会社◯◯
人事部 採用課
課長 △△ △△ 様

このように、改行を交えながら表記します。もし名前や役職が分からない場合は、最後の部分を役職なしで「採用ご担当者様」もしくは「ご担当者様」などにするといいでしょう。
尚、「株式会社」を略して「(株)」とするのは失礼です。必ず正式に表記してください。また、会社名の前に株式会社が来るのか後に来るのか(前株・後株と言います)を間違えるのも、名前を間違えるのと同じくらい失礼です。誤りがないよう、ホームページやパンフレットなどで表記を確認しましょう。

・挨拶
次に、挨拶文を入れていきます。メールで伝えたい内容の前に挨拶をすることで、あなたとメールを受け取った方の間柄を思い出してもらいます。まずは、あなたがどこの誰なのかしっかり名乗ることから始めましょう。ビジネスメールでは、通常次のように始めます。

<一般的な挨拶文>
いつも大変お世話になっております。
株式会社◯◯の△△でございます。

<名刺交換後、メールを送るのが初めての相手>

先ほどは名刺交換させていただきましてありがとうございました。
株式会社◯◯の△△でございます。

<まだ相手に会っていない場合>
初めまして。突然メールを差し上げまして大変申し訳ございません。
株式会社◯◯の△△と申します。

などの挨拶と、自分が何者であるかを名乗るのが礼儀となっています。これをもとに、大学生が使う就活メールでは次のように表記するといいでしょう。

<初めてメールを送る場合>
初めまして。◯◯大学の△△△△(フルネーム)と申します。

<何度か連絡している、あるいはすでに会ったことがある場合>
おはようございます。◯◯大学の△△△△(フルネーム)でございます。
こんにちは。◯◯大学の△△△△(フルネーム)でございます。

・内容
いよいよ、メールの本題について書いていきます。いくつか、パターン別に例を見ていきましょう。

<いくつか二次面接の候補日程をいただいて返信する場合>
先日打診いただいた二次面接日程の件でご連絡差し上げました。
◯月◯日◯時~、△月△日△時~のどちらかで伺えれば幸いです。

<提出するように言われていた書類を添付してメールする場合>

◯月◯日に提出期限となっております、△△の資料を添付にてご送付します。

2016_1020_△△△.doc

お忙しい所恐れ入りますが、ご確認いただければ幸いです。
何卒宜しくお願い申し上げます。

<伝えたいことがたくさんある場合(要点をまとめておく)>
本日は3点ご報告があり、メールさせていただきました。

1.一次面接ご対応の御礼
2.二次面接の希望日程について
3.◯月◯日期限の提出書類について

このように導入で要点を箇条書きし、1つ1つに対しての文章を書いていく流れにしましょう。ビジネス上では要点を絞って伝えることが重要。なぜなら限られた時間の中で成果を出すために、物事に優先順位を与える必要があるからです。箇条書きで要点を伝えていれば、1・2・3の優先順位をすぐに振り分けることができますね。

・結び
メールで伝えたい内容を書いたら、結びの挨拶を入れます。基本的には「宜しくお願い致します。」という言葉で締めくくられることが多いのですが、おおまかに分けてこのようなパターンがあります。

「以上、宜しくお願い致します。」
「今後とも、何卒宜しくお願い申し上げます。」
「お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。」

このように、「メール内容のことを宜しくお願いしますね。」という意味合いで添えています。挨拶・結びなど、よく使う文面は定型文で単語登録をしておくと良いでしょう。例えば『こ』と入れたら、「こんにちは。◯◯大学の△△△△(フルネーム)でございます。」と出てくれば、メール作成の時間が省けるのでおすすめです。

まとめ


就活メール1つでも、ビジネス上で気にしたほうがよいポイントやマナー、ルールが学べます。ここで取り上げた7ポイントを押さえてメールするようにすれば、単にマナーやルールを知っているというだけでなく、仕事でも配慮できる人なのだと感じてもらえるはずです。
また、「なぜこれをやる必要があるのか」と相手の立場に立って考える癖をつけられれば、相手側から「一緒に仕事がしたくなる人」と思われるようになります。ただの就活メールを習得したと考えるのではなく、これからの仕事の訓練と思ってぜひ試してみてくださいね。

執筆:高下真美(ナレッジ・リンクス)
新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。

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