就活で郵送物の提出が遅れた場合の上手な対応法は?【メール&電話例文付き】

就活で郵送物の提出が遅れた場合の上手な対応法は?【メール&電話例文付き】

2021/08/18

就活の悩み・疑問


「どうしよう、郵送物が間に合わない!」就活スケジュールをこなしていると、思わぬときにミスが生じてしまうことがあります。

よくあるミスに履歴書やエントリーシートといった郵送物の遅れがあります。郵送するのが遅れてしまうと選考対象にならないかもしれません!

しかし、焦ったり落ち込んだりしていても仕方ありません。すぐにやるべき対処策や郵送物の遅れが就活に与える影響について紹介します。

郵送物の提出が遅れる場合にすべき連絡事項

提出物の郵送が遅れた場合は、気づいた時点ですぐ企業に連絡しましょう。自分を責めても、後悔しても、状況は悪化するばかりです。できるだけ早く状況を伝えるようにしましょう。その結果どうなるのかは、企業が判断することです。

企業への謝り方は

  • ・遅れる(遅れてしまった)という第一報の電話連絡
  • ・お詫び文入りの添え状を入れた郵送物の発送
  • ・発送連絡と正式なお詫び文を入れたメール

という順序でします。

郵送物が遅れる場合の第一報の電話連絡では以下の項目を必ず伝えましょう。

  • ・遅れるお詫びを伝える
  • ・いつ提出できるのか伝える
  • ・郵送物が遅れる理由

詳しい例文は後ほど紹介します。

郵送物が遅れる理由は正直に誠実に伝える

ついつい言い訳がましくなってしまいがちですが、郵送物が遅れる理由は嘘をつかずに正直に誠実に伝えましょう。

  • ・失念しておりました
  • ・期限を勘違いしておりました
  • ・ご指摘いただくまで忘れておりました
  • ・提出先を間違い戻ってきておりました

など、忘れていたなら忘れていたと伝えた方が、くどくどと言い訳を並べるよりも印象がいいです。

就活の提出書類の遅れを電話連絡する場合の例文

電話で郵送物が遅れることを伝えるときは、3つのポイントがありました。

  • ・郵送物が遅れるお詫びをする
  • ・郵送物が遅れる理由を伝える
  • ・いつまでに届くか伝える

これをふまえた会話例はこちらです。

ーーーー

大変申し訳ございません。
今回、わたしの不手際で書類が提出期限内に届かないことがわかりました。

原因は、わたしが提出期限を勘違いしていたことです。
本日速達でお送りさせていただきますので、明日もしくは明後日には到着するかと思います。

期限内に対応できず、誠に申し訳ございません。
ーーーー

誠意を込めて対応すると、理解してくれる企業もあるはず。希望を捨てず連絡してみましょう。

企業に連絡してだめだったとしても、謝罪電話をしたということがひとつの社会経験になります。少し苦い経験ですが、社会に出ると謝罪するシーンは必ずあります。そのための勉強だと思って、前向きに就活をしましょう。

就活の提出書類が遅れた場合の添え状の例文

就活の提出書類が遅れた場合は、郵送する書類にお詫び文のある添え状をつけます。

ーーーー

◯◯年◯月◯日

株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様

大学名
学部名・学科名
名前
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス

書類送付のご案内

謹啓 時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。
大変遅くなりましたが、以下の書類をお送りいたしますので、御査収賜れば幸いでございます。
今回は私の不手際で御迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。
ご査収の上、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます。

謹白

〇〇・・・1通
〇〇・・・1通

以上

ーーーー

頭語を「謹啓」としたのは「拝啓」よりあらたまった印象を与えられるからです。

また「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」になるので注意しましょう。

就活の提出書類の遅れをメールで謝罪する場合の例文

書類の郵送が遅れた場合、送付状とは別にお詫びのメールも送りましょう。

メールに記載することは下記の通りです。

  • ・いつ発送したか
  • ・いつ到着するか

きちんと対応することで誠意が伝わります。起こしてしまったミスは仕方ないので、リカバリーできるように最大限の配慮をしましょう。

ーーーー
件名:書類の郵送遅れのお詫び

本文:
株式会社〇〇
人事部 人事課 〇〇様

大変お世話になっております。
〇〇大学 〇〇学科 〇〇〇〇です。

先日は〇〇の郵送が遅れまして誠に申し訳ございませんでした。
本日郵送が完了し、〇月〇日(〇)に到着する予定です。

郵送の遅延により貴社に大変なご迷惑をおかけしてしまったことを
心よりお詫び申し上げます。

今後このようなことがないように留意してまいります所存です。
何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。

今後ともどうぞ宜しくお願いいたします。

=====
〇〇大学 〇〇学科
氏名
電話番号
メールアドレス
ーーーー

心がけておきたいのは、通常のビジネスメールよりも、さらに丁寧な言葉選びをするということです。

たとえば「申し訳ありません」よりも「申し訳ございません」のほうがより誠意を感じられます。なお、お詫びメールは急ぎの要件ですので、時候の挨拶は省略してもよいでしょう。

履歴書などの郵送物の提出の遅れは落ちる原因になるのか

履歴書などの郵送物の提出遅れは、落ちる原因になり得ます。しかし、実際にどの程度影響するのかは企業によって異なるので、遅れてしまったからといってサイレント辞退するのは控えた方がいいでしょう。

特に、企業側から「書類がまだ到着していないのですが…」と連絡があった場合は、諦めないでください。書類も見ずに落とすつもりなら連絡はしないはずです。

やってしまったことは仕方がないのでリカバリーできるように精一杯の努力をしましょう。

郵送物の遅れは気づいた時点ですぐ連絡を!

郵送が遅れた場合、すぐに電話で連絡します。

その際、「郵送物が遅れるお詫びをする」「郵送物が遅れる理由を伝える」「いつまでに出せるか伝える」という3つのポイントは必ず押さえましょう。

うっかりミスは誰にでもあることです。しっかり対応することであなたのビジネススキルもあがります。

気を落とす結果につながったとしても、同じ失敗をしないように心がけることで次につながりますよ。

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