「郵送報告メール」の書き方は?履歴書などを送った後の対応【例文あり】

「郵送報告メール」の書き方は?履歴書などを送った後の対応【例文あり】

2021/09/13

就活の基礎知識

エントリーシートや履歴書はオンラインで提出することがほとんどですが、稀に手書きで作成し郵送しなければならないことがあります。また、選考中はもちろん、内定をもらった企業宛に提出書類等がある場合は、企業へ郵送しなければなりません。

そんなとき、「郵送報告メール」を送っておくとよいですね。郵送報告メールとは、書類を送付した旨を企業に伝えるメールです。郵便物が紛失してしまったり、トラブルが起こった場合でも、事前に郵送した旨を連絡していると、企業の方も対応してくれることがあります。ただし、郵送報告メールを送るときは簡潔に伝えることを意識しましょう。

就活生の郵送物を大量にチェックしている採用担当者への気遣いとしても、郵便物を送った際にはぜひメールも添えておきたいところです。ここでは、その郵送報告メールの書き方を紹介します。

郵送した場合「報告メール」を送るのがマナー

相手先のメールアドレスを知っているならば、郵送報告メールを送っておきましょう。必須というわけではありませんが、メールを送っておけば採用担当者は数日後に履歴書やエントリーシートが届くことがわかります。

履歴書やエントリーシートを送付するよう企業からメールで依頼が来た際は、特に郵送報告メールを送ったほうがよいです。送付依頼メールに対して返信する形で、郵送報告メールを送ります。

返信するとタイトルに「Re:」とつきますが、そのまま送信するのがマナーです。採用担当者はメールの内容が把握しやすくなります。

郵送後に送ると好印象な報告メールの例文

メールの内容としては、郵送したことを報告するわけですが、「送りました」という一言だけ送信すればよいというわけではありません。丁寧な郵送報告メールを送るようにしましょう。

ーーーーーー
(件名)
履歴書郵送のご連絡

(本文)
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

この度は、選考の機会をいただきまして誠にありがとうございます。
履歴書及びエントリーシートを、本日〇月〇日(〇)付で送付いたしました。
ご査収のほど何とぞよろしくお願いいたします。

(署名)
ーーーーーー

例文のように報告メールの内容は、1件名、2宛名、3簡単な挨拶・名乗り、4用件、5署名の構成となります。

相手から「履歴書およびエントリーシートの送付のお願い」というようなメールが届いたのならば「Re:履歴書およびエントリーシートの送付のお願い」という件名になります。

相手の名前がわかっているときは、「人事部 〇〇様」と記入するとよいです。全体を通して誤字脱字がないよう確認する必要はありますが、特に名前の間違えは失礼にあたりますから、念入りにチェックしましょう

書き出しの「お世話になっております」はビジネスメールでの定型文です。アルバイトやサークルでは「お疲れ様です」を使うかもしれませんが、ビジネスシーンではふさわしくありません。

次に、用件を簡潔に伝えます。いつ送ったか、可能ならばいく届くかも記入するとよいでしょう。到着時間を指定している場合は、その指定時間を記載してください。

最後は署名を忘れずに書きましょう。名前・大学名・学部名・メールアドレス・電話番号を記載します。

郵送したことを報告するメールは、簡潔な内容で問題ありません。採用担当者は多忙なため、長文が書かれているとわずらわしさを感じてしまいます。

郵送報告メールを送るメリット

採用担当者に郵送報告をすることで、企業側で受け取る準備ができるというメリットが挙げられます。例えば、採用担当者が出張で不在になる場合でも社内の別の担当者が受け取ってくれるなど、企業側で対応がしやすくなります。

メールの書き方と注意点

郵送報告メールの例文は、上で紹介しましたが、その他の注意点もおさらいしておきましょう。

まずは、メールの本文に記入する宛先を間違えないこと。担当部署と担当者の名前を間違えていないか確認しましょう。メールアドレスに間違えがないか確認することは言うまでもありません。

また、それまでに同じ担当者とメールでやりとりをしていた場合は、返信する際に、それまでのやりとりの内容をそのままにしておきます。そうすることで、担当者は文章を読んでそれまでの経緯が把握しやすくなります。

採用担当者は多くの就活生とやりとりしているため、誰からのメールなのか一眼でわかるようにすることが大切です。大学名・学部名は本文中にも、署名にも入れておくようにしましょう。

まとめ:郵送報告メールで丁寧な印象を

郵送報告メールは丁寧な印象を与えることができる就活テクニックの一つです。採用担当者は多くの応募者とやりとりしていることを忘れず、気遣いのある行動を心がけましょう。メール一つ送るだけで、トラブルを未然に防ぐこともできるかもしれません。

書類を送付したと知らせるメールは、ビジネスシーンでも使う機会が多いので、今のうちに身につけておくとよいでしょう。

マイナビ学生の窓口編集部

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