就活で推薦状を郵送する必要がある場合

就活では教授から推薦をもらって企業の採用選考を受けることがあるのですが、その場合は企業に推薦書を提出することになり、面接のときに持参したり、郵送したりします。

タイミングが合えば持参すればよいのですが、推薦書が間に合わなかったときは企業に郵送することになります。推薦書は選考を有利に進めるための大事な書類ですので適切に企業へ届ける必要があります。

推薦状は添え状に書く際に注意が必要

推薦状の郵送について注意事項がありますので、一つひとつ丁寧にご紹介しますね。まずは、添え状についてですが、下記のように作成することになります。

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◯◯年◯月◯日（右端）

株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様（左端）

大学名
学部名・学科名
名前
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス（右端）

書類送付のご案内（中央）

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて表題の件、以下の書類を送付いたします。
ご査収の上、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます。（左端）

敬具（右端）

記（中央）

推薦状・・・1通（左端）

以上（右端）
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ポイントは、「就活推薦状」でなく「推薦状」と記載することです。推薦状は進学の場合にも使用するので、それらと使い分けるために「就活推薦状」と呼ぶことがありますが、添え状には「推薦状」と記載すれば問題ありません。

「就活推薦状」や「就活推薦書」は正式名称というわけではなく、あくまでも使い分けるための名称でしかありませんので、添え状では「推薦状」と書くのが一般的だということを覚えておいてください。

封筒に入れる順番は、上から添え状、推薦状という順番です。クリアファイルに入れてまとめます。大切な推薦状が折れることなく、雨に濡れることなく、きちんと届けるためにクリアファイルは必須アイテムです。

8～10枚が100円ほどで販売されているので、余裕を持って手元に置いておくとよいでしょう。スタンダードな透明のクリアファイルで問題ありません。

就活に使う添え状の用紙は無地の白色を使いましょう。必ずしも上質紙である必要もなく、一般的なコピー用紙で送っても問題ありません。用紙のことでマイナス評価につながることは少ないでしょう。

ただし、添え状の同封は必要ですので、きちんと作成するようにしましょう。できればパソコン作成が好ましいとされています。読みやすいですし、何枚か必要になるので、効率性を考えてWordで作成しておくほうがよいでしょう。

手書きで書くと、間違えてしまった場合に初めから書き直さないといけないですし、手間がかかってしまいます。就活は効率よく対応してくことも大事なので、意識してみてくださいね。

さて、封筒の書き方は下記の通りです。

【表面】
・郵便番号
・住所
・宛名
・切手
・「推薦状在中」という朱書き

郵便番号や住所は省略せずに「丁目」「番」「号」を用いて記入します。まれに都道府県を略している就活生がいますが、適切ではありませんのでご注意ください。

会社名は「（株）」と略さず「株式会社」と書き、「〇〇株式会社」か「株式会社〇〇」なのか、区別して正確に記載します。

企業や部署へ郵送するときは「御中」、個人宛に郵送するときは「様」、個人名がわからないときは「ご担当者様」と書きましょう。就活の郵送物で誤字脱字はいけませんが、とくに名前の間違いは失礼にあたりますので、よく確認して間違いのないようにしましょう。

切手は重さによって料金が変わってくるため、郵便局で支払いを済ませると安心ですね。

今回は推薦状の郵送についてですので封筒には「推薦状在中」と朱書きします。履歴書が入っている場合は「履歴書在中」、何種類か応募書類が入っている場合は「応募書類在中」と朱書きするとよいでしょう。文字のまわりを四角で囲むことを忘れないでくださいね。

【裏面】
・「〆」マーク
・差出名

きれいにはがれることなく貼り付けられるので、封筒はステックのりでとじるのがおすすめです。便利なアイテムですが、はがれやすいセロテープは使ってはいけないとされているので、きちんとのりづけして「〆」マークを書きましょう。「〆」マークは「×」マークと間違えてしまう就活生がいるので気をつけてください。

差出名は宛先と同じルールで、郵便番号や都道府県を省略せずに自分の住所と名前を記入します。

まとめ

教授からの推薦で企業の採用選考を受けるときは推薦状を提出することになります。面接のときに持参するか、郵送するか、どちらかの手段をとりましょう。

推薦状の郵送については添え状を同封し、添え状には「就職推薦状」ではなく「推薦状」とだけ記入すれば問題ないです。

封筒には「推薦状在中」と朱書きで記入することで、郵便局員や企業の担当者に中に何が入っているか伝わりますよ。きちんとビジネスマナーを守り、担当者によい印象を与えましょう。