選考企業への正しい折り返し電話の仕方は? かける前の事前準備も

選考企業への正しい折り返し電話の仕方は? かける前の事前準備も

2019/04/26

就活の基礎知識

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就活では選考の通過のお知らせやセミナーへのお誘いなど、さまざまな場面で企業から電話がかかってきます。しかし、かかってきたタイミングがちょうど面接中だったり、電車の中だったり、電話に出られないことも珍しくありません。そのような企業からの電話に出られなかった場合の、折り返し電話の仕方について確認していきます。

選考企業への正しい折り返し電話の仕方は? かける前の事前準備も

折り返し電話をする前に

自分から企業に電話をかけるというのは、最初は緊張してしまうものです。そのため事前に準備をしておくといいでしょう。いきなり電話をかけてしまうと、しどろもどろになり、情報が整理できなくなってしまう可能性もあります。そういった状況を避けるために、手元に筆記用具メモを用意しましょう。メモには自分が話すことをまとめるだけでなく、相手から伝えられた情報を書き留めるのにも役立ちます。箇条書きでもいいので、電話をかける際に自分が話すべきことを、事前にまとめておくといいでしょう。

電話をかける際は音の響きが少ない室内を選び、屋外など相手の声が聞き取りにくい場所は避けましょう。また、携帯電話を使う場合は、途中で電話が切れてしまわないよう、電波状況などを確認することも大切です。

また、かける時間帯ですが、だいたいの企業が9時~17時までを主な勤務時間に置いている場合が多いため、その時間帯の中でかけるとよいでしょう。ただし、始業・終業間際の時間やランチタイム(12時~13時)はできるだけ避けたほうが相手に負担を掛けずに済むはずです。

折返し電話の仕方を解説

折り返し電話の流れとしては、挨拶をしてから名乗り出て、担当者へつないでもらいます。担当者本人に代わった場合は、電話に出られなかったことに対するお詫びを入れ、用件を確認します。内容については復唱することで今一度確認し、最後に挨拶を添えて終了です。しかし折り返しの電話の場合は、必ずしも担当者につながるとは限りません。担当者が不在の場合は、時間を改めて再度連絡する旨を伝えます。

このように、一つ一つの段階を把握しておくことで、スムーズに電話をかけることができます。電話は社会人になると、学生の頃よりも活用する頻度が高くなるツールです。折り返し電話のマナーについても、採用担当者がチェックをしていると思って、一通り準備をしてから通話するようにしましょう。

折り返し電話の仕方1.挨拶、名乗り、お詫び

電話をかけて相手が出たら、まずは挨拶をしてから名乗りましょう。そして連絡する担当者名を伝えます。用件を聞かれた場合は、簡潔に用件を伝え、担当者に代わってもらいましょう。担当者に代わったら、再び名乗りと挨拶を行い、電話に出られなかったことへのお詫びを伝えます。

この流れを例文で確認してみましょう。

「お忙しいところ恐れいります。○○大学□□学部の○○○○(自分のフルネーム)と申します。採用担当の××様はいらっしゃいますでしょうか。」

「△時頃に××様からお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。」

「○時頃にお電話をいただき、折り返しお電話させていただきました。不在にしており申しわけございませんでした。」


といった流れです。

~担当者が不在の場合~

電話では担当者が不在の場合も多くあります。こういった場合は、担当者の戻りの時間を確認して、後ほどもう一度連絡する旨を伝えて、最後はお礼で締めます。

その際に使える例文がこちらです。

「恐れ入りますが××様は何時頃お戻りのご予定でしょうか。」
↓(戻りの時間を伝えられる)
「では、そのお時間に改めてこちらからご連絡差し上げます。ありがとうございました。」

「恐れ入りますが」という言葉は、お願いする際にクッションの役割を果たす便利な言葉です。さまざまな場面で使うことになるため、ぜひ覚えておきましょう。

また、代わりに電話に出た方が担当者の代理で要件を教えて下さる場合もあります。その場合はそのまま内容を確認し、再度担当者へ折り返し電話をする必要はありません。

折り返し電話の仕方2.相手の状況を確認

担当者が電話に出た場合は、まず相手が電話をできる状況か確認します。場合によっては、担当者がこれから外出しなければならないなど、仕事で立て込んでいるかもしれません。このような場合も、担当者不在時と同様に、再度連絡可能な時間を確認しましょう。担当者はさまざまな仕事をしていますので、時間やタイミングを考慮して、相手の状況を確認することが大切です。

「今お時間大丈夫でしょうか」
↓(また後にしてほしいと言われた場合)
「お忙しいところ申し訳ありませんでした。ご都合よろしいお時間頂戴できますでしょうか。改めてこちらからご連絡差し上げます。」

担当者はさまざまな仕事をしていますので、時間やタイミングを考慮して、相手の状況を確認することが大切です。

折り返し電話の仕方3.重要事項は復唱しよう

電話はメールと異なり、後から内容の確認ができません。担当者から伝えられた大事な内容は、連絡ミスが起こらないよう復唱して確認しましょう。たとえば日付・時間・場所が重要な連絡事項です。伝えられたことは、必ずその場で手元のメモに残して忘れないようにしましょう。

(企業側)「○月×日の□時に、当社ビルの8階会議室にお越しください。」


「○月×日□時に御社8階会議室ですね。かしこまりました。」

このように復唱しつつ、メモを取ります。

折り返し電話の仕方4.切る前のマナー

連絡内容の確認が済んだら、最後は「お忙しいところありがとうございました。」と対応してくれたことに対するお礼を述べます。特に相手から何もなければ、「それでは失礼いたします。」と言って会話を終了しましょう。ビジネスマナーでは、自分よりも上の立場の人が電話を切るのを待ってから、自分が切るのがマナーです。企業の方が電話を切ったことを確認してから、こちらも電話を切るようにしましょう。

まとめ

電話は臨機応変な対応が求められるため、苦手に感じる人も多いかもしれません。緊張しないように電話をかけるには、慣れることが必要です。電話で話すことが苦手な人は、まず自分が話すことをメモにまとめて、通話時にもそれを見ながらかけてみるといいですね。

(学生の窓口編集部)

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