企業からの電話を受ける場合の基本マナー

企業からの電話と、友人や家族からの電話とでは、当然応対の仕方は違ってきます。企業からの電話はビジネスマナーに則って応対する必要があります。学生であっても社会人としての受け答えができなければ好印象にはなりませんので、しっかりポイントを押さえておきましょう。

1.3コール以内に出る

企業から電話がかかってきたら、なるべく3コール以内で出るようにします。４コール以上経って出る場合は、「お待たせして申し訳ありません」と言って電話に出るようにしましょう。この一言を添えるだけで丁寧な印象を与えることができます。

2.「もしもし」は使わない

普段の対応のように「はい」とだけ返してしまうことや、友人や家族なら問題ありませんが、ビジネスでの電話応対で「もしもし」はNGです。「はい、○○です」と名前を名乗るところから始めます。「はい」とだけ言って出るのもぞんざいな印象になるので気をつけましょう。

逆に電話をかける場合は、「お世話になっております」「お忙しいところ失礼いたします」など一言を添えてから要件に入るとよいでしょう。

3.明るくハキハキと話す

声の印象は非常に大きいので、明るく元気な声で電話に出ましょう。小さくて暗い声では相手に与える印象がよくありません。また、ボソボソと話すのもよくありませんので、ハキハキと話すように心がけましょう。普段より少しトーンを上げる意識で話すとよいかもしれません。

4.大事なことは復唱する

面接日時など大事なことは聞き間違えがないように、復唱して確認してください。復唱することによって、間違っていたら相手に正してもらえます。

＜復唱の例＞

5.メモを取る

相手の話の大事なところはメモをとるようにしましょう。電話を切ったら復唱した面接日時を忘れてしまったなんてことがないように。人の記憶は曖昧なものなので、メモは大事です。

6.電話を切るのは相手から

電話はかけた方が切るのが一般的なマナーとされています。企業から電話がかかってきた場合は相手が切るのを待ちます。就活では、自分がかけた場合でも相手が切るまで待ちましょう。また、切る前には時間をいただいたことに対してお礼を添えるようにしましょう。

企業から電話がかかってきた場合の受け方例文

【ポイントアドバイス】

※1 就活中は「はい」の後に名前を名乗るようにしましょう。
※2 相手の言葉に「はい」と相づちを打つように心がけましょう。
※3 スケジュール帳やメモ帳を準備して、電話の内容を控えられるようにしましょう。
※4 大事な内容は必ず復唱するようにしましょう。
※5 電話は相手が切ってから切るようにしましょう。

まとめ：焦らず堂々と電話応対するためには基本マナーをしっかりと

いかがでしたか？ ここまで就活での電話の受け方のポイントを説明しました。例文の流れを念頭に置いて、いつ企業から電話がかかってきても焦らずに受け答えできるようにしておきましょう。6つの基本マナーは、就職した後にも生かせるビジネスマナーです。ぜひ、就活中にマスターしてください。

マイナビ学生の窓口編集部