就活で会社見学やOB・OG訪問でアポを取りたいときは? 電話の仕方を解説【例文つき】

就活で会社見学やOB・OG訪問でアポを取りたいときは? 電話の仕方を解説【例文つき】

2019/05/08

就活の基礎知識

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就活中説明会や会社見学をしたい場合、基本的にはウェブで受付が行われることがほとんどです。しかし、企業によっては、電話連絡で受付を行うこともあります。また、OB・OG訪問は電話でアポ取りをすることも多いですので、ここで電話を使ったスムーズなアポの取り方について一度確認しておくと便利です。

会社見学やOB・OG訪問でアポを取りたいときは? 電話の仕方を解説【例文つき】

アポ取りの基本マナーを抑えよう

電話を使った会社説明会・会社見学の手続き、またOB・OG訪問などを行う場合は、「アポ取り」という手続きを行います。アポとはアポイントメントの略で、面会や会合などの約束を意味します。

アポ取りの電話の準備と注意点

「電話をかけること自体が苦手」という人もいるのではないでしょうか。さらにかける相手が企業の方となると、なお緊張してしまうかもしれません。電話でアポ取りを行う際には、事前に準備をしておくことで、スムーズに手続きを行うことができます。
特に電話が苦手という人は、しっかりと事前準備を整え、万全の状態でアポ取りに臨みましょう。

メモを用意する

まずは必ずメモを用意しましょう。メモ帳とペンを手元に置いておき、電話の内容を書きとめます。重要な日時や場所、担当者の名前はメモしておくことで忘れないようにしましょう。電話でのやり取りは記録に残らないため、メモを取ることは非常に大切です。

また、メモには会話の内容だけでなく、自分が話すべき内容もあらかじめ書き留めておきましょう。電話では臨機応変な対応が求められます。緊張して頭が真っ白になってしまった場合でも、事前にまとめたことを見ながら話すことで、話す内容を忘れてしまう事態は避けられます。

電話が苦手という人は、電話をかけてから切るまでに自分が話すべきことを整理しておきましょう。通話時はそれを読みながら話すことができるので、落ち着いて会話ができるようになるはずです。慣れてきたら、メモの書き方を話し言葉から箇条書きに変えるなど、要点のみをまとめたものにしていけばいいでしょう。

時間帯や場所に注意

次に電話をかける際は、時間と場所に注意しなければなりません。企業の始業や終業前後は、事務整理に追われていることが多い時間帯です。また12時から13時にかけては休憩時間の可能性があります。そのため午前中であれば10時から11時まで午後であれば14時から16時頃に電話をかけるのがよいでしょう。

電話をかける際は、相手に雑音が聞こえないよう、静かで電波状態のよい場所を選びます。メモが取れるということも意識した場所選びが大切です。

基本的なビジネスマナーを抑えていれば、電話でのアポ取りは難しくありません。面接同様、初めは緊張してしまうかもしれませんが、徐々に電話でのやり取りに慣れていきましょう。

アポ取り電話の例文とポイントを解説

ここでは、実際に電話で会社説明会のアポ取りを行う際の、会話例文を紹介します。事前準備のメモを作る際の参考にしてみてください。

【例文と解説】
学生「お忙しいところ失礼いたします。わたくし、○○大学△△学部の○××○と申します。御社の会社説明会の予約の件でお電話さし上げたのですが、御担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか。」

受付「○○大学の○×様ですね。かしこまりました。少々お待ちくださいませ。」

担当者「お電話代わりました。総務の□□と申します。」

学生「お忙しいところ失礼いたします。わたくし、○○大学△△学部の○××○と申します。御社の会社説明会に参加したくお電話さし上げました。日時や場所などの詳細を御教示いただけますでしょうか。」

※担当者より日時や開催場所の説明をされたらすぐにメモを取りましょう。他にも当日の担当者名や連絡先、準備するものなどがあれば、しっかりとメモします。

学生「では、○月○日○時に御社受付に伺わせていただきます。お忙しいなかお時間いただきましてありがとうございました。何卒よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」
※電話は目上の人が先に切るまで待ちましょう。相手の電話が切れたことを確認してから切るのがマナーです。


わからないことや聞き取れない部分があった場合は必ず確認しましょう。また日時など重要な内容については、必ず復唱してください。うっかり相手が内容を間違えている可能性もあります。復唱することで、相互に情報の確認を行えます。

電話でのアポイントでは、まず氏名と大学・学部名、そして用件を簡潔に伝えることから始めます。緊張してしまいますが、早口になったりメモをそのまま読んだような棒読みになったりしないように気をつけましょう。

また、相手は他にも業務がある中で電話を受け下さっています。時間を割いてもらっているため、「お忙しいところ恐れ入ります。」「ありがとうございました。」といった感謝の言葉を添えることを忘れないようにしましょう。

最初と最後の印象は非常に大切です。どんなに途中のやり取りがスムーズでも、最後にお礼の言葉などが抜けていると印象は落ちてしまいます。選考の評価にもつながるかもしれないと思って、言葉づかいやマナーを意識しつつ、最後まで気を抜かないように注意してください。

まとめ

電話でのアポ取りは、社会人になっても行う機会は多いものです。慣れないうちはメモを見ながらでもいいので、ハキハキとしゃべることや要点をつかんだやりとりができるようになることを目指しましょう。

(学生の窓口編集部)

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