就活が始まると、メールや電話で企業との連絡をとる機会も増えてきます。このような場合、どのようなポイントを押さえて対応すればよいのでしょうか? 今回はメールや電話で企業にエントリーする際の注意店を、例文を添えて、ご紹介いたします。
通常、就活生のエントリーは就職情報サイトを通して行います。ただ、採用サイトがある企業は、サイトを通じてエントリーを受け付け、今後のスケジュールや情報を告知します。また、企業によっては、メールや電話で、エントリーを受け付けるケースもあります。このように、エントリー方法は、企業によってさまざまなのです。
採用サイトに「応募受付はメールで行います」と書かれている場合は、採用担当者へ直接メールを送らなければなりません。メールは、ビジネスマナーにのっとったもので、簡潔かつ丁寧にしましょう。では、実際にどのようなメールを作成すればよいのか。各項目ごとに見ていきます。
ビジネスメールの宛名には「会社名」「部署名」「採用担当者名」を記しましょう。募集要項には、所属部署と担当者の氏名が書かれていますが、もしも担当者名がない場合は「採用御担当者様」と書いておきましょう。
件名は一目で内容がわかるものにしましょう。「こんにちは」や「はじめまして」といった件名を使うと、迷惑メールと勘違いされてしてしまう可能性があります。
本文は簡潔にまとめます。また、文中には簡単な志望動機も添えておくといいでしょう。気を抜かず、最後までビジネスマナーを意識して下さい。
株式会社○○
総務部 人材開発係 ○×様
突然のメール失礼いたします。
私、○○大学☆☆学部の□□○○と申します。
貴社ホームページにて、求人の募集を拝見いたしました。
以前から○○という事業に魅力を感じており、この度貴社にエントリーさせていただきたくメールを送付いたしました。
ぜひとも、面接のご機会をいただきたいと思っております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
メールを送信する前には、誤字脱字がないか確認をしましょう。また送信時間にも注意が必要です。先方が確認しやすいように早朝や深夜の時間帯は避け、営業時間内にメール送信することを心掛けましょう。
企業によっては、電話で直接エントリーをする場合があります。電話をかける際には、話す内容を事前に準備しておき、会話をスムーズに運べるようにしましょう。
「電話での会話が苦手」という人は、事前にメモを作っておくといいでしょう。慣れないうちは、話し言葉をそのまま書いておき、慣れてきたら、要点のみをまとめたものに変えてみます。また、電話は必ずしも採用担当者ご本人が出るとは限りません。さまざまなパターンを考えておくことが大切です。
■あなた「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、○○大学の□□と申します。
恐れ入りますが、総務部総務課の○○様をお願いできますでしょうか。」
■担当者「はい、わたくしでございます。」
■あなた「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学☆☆学部の□□○○と申します。
只今お時間はよろしいでしょうか?」
■担当者「はい、お願い致します。」
■あなた「ありがとうございます。→用件を伝える」
■担当者「かしこまりました」
あなた「ありがとうございます。→用件を簡潔に復唱する」
「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
※相手が通話を終えたことを確認してから、電話を切る。
■あなた「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、○○大学の□□と申します。
恐れ入りますが、総務部総務課の○○様をお願いできますでしょうか。」
■代理の方「少々お待ちくださいませ。」
「申し訳ございません。○○は本日休みをいただいております。」
■あなた「ありがとうございます。では明日、またこちらからお電話させていただきます。
よろしくお願いいたします。 お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」
※相手が通話を終えたことを確認してから、電話を切る。
電話をかけるときは、始業直後・昼食時・終業間際は避けましょう。また、メモをとりながら最後に内容を復唱すると安心です。
今回ご紹介した通り、企業によりエントリーの方法は異なります。みなさんも、実際にメールを送る際、また電話をかける際には、参考にしてみてくださいね!
(学生の窓口編集部)
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