電話対応は選考に影響する? 好印象を与えるコツとは

電話対応は選考に影響する? 好印象を与えるコツとは

2019/05/08

就活の基礎知識

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就活中は、選考企業からの電話がかかってきたり、あるいはOB・OG訪問の依頼などでこちらから電話をかけるという機会も増えてきます。そのときの電話対応の仕方が、実際の選考にも影響するのかどうか、不安に思っている人もいるのではないでしょうか。今回は、企業と電話連絡をする際の対応が実際に選考へ影響するのかどうか、電話対応のポイントとともにお話します。

電話対応は選考に影響する? 好印象を与えるコツとは

電話対応の選考への影響

選考中にかかってきた電話対応は実際に選考に影響があるのでしょうか。結論としては、「影響がないとは言い切れない」となります。電話対応によっては、人事担当者にいい印象も悪い印象も与える可能性がありますし、企業側はあなたが自分の会社の一員になったときのことを想定して会話をしています。電話口でてきぱきと用件をまとめて伝えたり、おどおどせず話すことができる人は、好印象につながるはずです。逆に最初に名前を伝えられていなかったり、話し方に自信がなさそうだと悪い印象を受けてしまうかもしれません。

もちろん電話対応の仕方だけで判断されるわけではありませんが、常に「選考に関わっている」という気持ちで対応するようにしましょう。

電話対応のポイント

電話対応の印象は選考にも関わる可能性があることがわかったので、ここからは、実際に電話対応で好印象になるように気をつけるべきポイントを紹介していきます。

電話対応の最大のポイントは「ビジネスマナーを意識すること」です。まだ学生なのに? と思うかもしれませんが、最低限のマナーは今のうちから身につけておいても損はしません。入社した後にも使えるものですがから、今のうちからビジネスマナーにのっとった会話をするように心がけましょう。

電話対応時のビジネスマナー例

電話対応で必要なビジネスマナーのポイントを具体的に紹介していきます。以下のような点は特に注意しましょう。

<電話をかける場合>

・始業開始や終業直前の時間帯は避ける
・要点をあらかじめメモにまとめておく
・会話のはじめに挨拶をし名乗りでる
・担当が不在の場合は、自分から再度連絡するよう伝える
・相手が切るのを待ってから通話を終える

<電話をうける場合>

・企業からの電話とすぐにわかるよう、番号を登録しておく
・携帯電話からの着信であっても、受けたときには名乗る
・騒音が激しい、電波状況が悪いなど、環境が悪い場所での通話は控える
・なるべく3コール以内に出る
・出られなかった場合は速やかに折り返す

企業からかかってくる電話は知らない電話番号の場合も多いですし、非通知になっている場合もあります。見知らぬ番号からの急な着信に丁寧な対応をするのは難しいかもしれません。可能であれば、あらかじめ企業の電話番号を登録しておくことで、どの企業からの着信なのかがすぐわかるようになるので、焦らずマナーを意識して電話に出ることができます。

また、電話はいつかかってくるのかわからないものなので、タイミングによってはすぐに出られないこともあるでしょう。電車の中や、駅構内など騒がしいところにいて電話に出られない場合は、一言事情を伝えられるとスムーズです。「大変申し訳ありません。今から電車に乗車するため、到着次第こちらから折り返しお電話させていただきます」などの一言があると印象がよいでしょう。

好印象を与える電話対応例

では、どういった電話対応が好印象につながるのか、例文でみていきましょう。より実践的でわかりやすいので、ぜひ参考にしてみてください。

【かける場合の例文】
「お世話になっております。御社の選考を受けさせていただいている〇〇大学の××(自分のフルネーム)と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」
※まずは自分の大学名と名前、選考を受けている旨を伝えましょう。

→採用担当者に電話が変わった時
「お世話になっております。◯◯大学の××(自分のフルネーム)です。△△の件でご連絡させていただきました。今、お時間よろしいでしょうか?」
※採用担当者に代わった場合にも、改めて名乗るところから始めましょう。その後要件を端的に伝え、相手が電話をできる状況か尋ねます。

→担当者が不在の時
「わかりました。お戻りは何時ごろでしょうか?」
時間などはメモに取りながら復唱しましょう。
「○時×分ですね。ありがとうございます。」
「改めてこちらよりご連絡させていただきます。よろしくお願いいたします」

【解説】
気をつけたいのは採用担当者に代わった後です。電話に出られたとしても、相手は会議直前や出かける前などで立て込んでいるかもしれません。そんな中急に用件を伝え始めると、相手に迷惑がかかってしまいます。まずは用件を端的に伝え、電話ができる状況か確認するようにしましょう。

【受ける場合の例文】
「はい、××(自分の名前)です。お世話になっております。」
※受ける場合は苗字だけで簡単に名乗り、挨拶をしましょう。

【解説】
固定電話ではなくスマートフォンを主に使用している場合、普段かかってくる相手は知っている人だから、と電話のはじめに名乗る習慣がついていない人もいるかもしれません。しかし、ビジネスシーンでは携帯電話で受電した場合もきちんと名乗るのがマナーです。

【留守番電話を設定する場合の例文】
「お電話ありがとうございます。××(自分のフルネーム)です。恐れ入りますが、ただいま電話に出ることができません。折り返しご連絡させていただきますので、ご連絡先をいただけますと幸いです。」

【解説】
就活中は、面接などですぐに電話に出られない場面も多いです。できるだけ留守番電話の設定をしておくようにしましょう。もし設定内容を変更できる場合は、適切な応答に変えておくことをおすすめします。

まとめ

電話は社会人になって最初に習うビジネスマナーです。就活中は自分にだけ影響がある電話の受け答えの印象も、入社後に社会人として対応するようになれば、あなたの対応ひとつで会社の印象が左右されることもあります。選考時点から、ビジネスマナーをできるだけ意識して電話対応をするようにしましょう。将来社会に出たときも、役に立つはずですよ。

(学生の窓口編集部)

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