就活面接の日程変更をしたい! 企業への連絡方法【例文つき】

就活面接の日程変更をしたい! 企業への連絡方法【例文つき】

2019/05/16

就活の基礎知識

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就活中はさまざまな場面で企業に面接などの日程変更をお願いする場面があります。その際、電話とメールのどちらで連絡をするべきなのか迷ってしまう人も多いのではないでしょうか? 今回は、連絡手段の使い分けや、変更のお願いの仕方について解説していきます。

就活面接の日程変更をしたい! 企業への連絡方法【例文つき】

連絡手段は状況で判断

日程変更の連絡手段は電話かメールのどちらかになりますが、連絡をする場合は緊急性の高さで使い分けましょう。ここで重要なのは、相手の立場に立って連絡手段を選択することです。

たとえば、面接当日になんらかのアクシデントがあり、面接を行ってもらうことが難しくなってしまった場合は、担当者の方にも迷惑がかかる可能性が高いため、電話で状況を伝えてください。

また、緊急性が低く、相手が忙しい時間帯に連絡する場合はメールを選択しましょう。メールの返事は、担当者によってはその日のうちに返ってこず、2、3日待つことも珍しくありません。とはいえ、返信をもらうまでの日数に余裕が持てない用件であれば、電話で連絡するのが安心でしょう。

電話で連絡する場合

面接当日、電話で日程変更をお願いすることになる理由として、以下のような事態が考えられます。

・遅刻
自分が時間に余裕を持って出発したとしても、公共交通機関には急な運転見合わせなどが起こりえます。そうなった場合、遅刻しそうだとわかった時点で企業へ連絡しましょう。その際には、お詫びの言葉を添えてください。

・体調不良
面接当日、急激に体調を崩してしまうこともあります。そのような場合も、電話で連絡を行いましょう。体調が優れない中で電話するのはとてもつらいですが、自分本位にならず、できる限り相手の立場で話を進めることができると好印象です。

このように、急なタイミングで日程変更をしないといけない事態は誰にでも起こるものです。しかし、やむを得ず伺えないという状況を伝えれば、日程の変更が可能なことも少なくありません。あらかじめ緊急の際の連絡先を把握しておくことで、いざという時に慌てずに連絡ができるでしょう。

【例文】日程変更理由の伝え方

では、どのようにして企業に日程変更の理由を伝えたらよいのでしょうか。ここでは、例文を紹介しながら解説していきます。

例1.他社の選考とかぶってしまった場合

理由を伝える際には、他社の選考とかぶってしまい日程が合わない、ということを正直に伝えましょう。企業に対する優先順位や志望度の高さは伝える必要はありません。たとえば、

「ご提案いただきありがとうございます。申し訳ございませんが、そちらの日時では既に先約が入っており、日程を合わせることが難しい状況です。」

「ご提案いただいた日時では、予定が△時まで入っており、開始時刻に遅れる可能性があります。そのため、恐縮ですが日程を調整いただきたく存じます。」

などと伝えることでスムーズな日程変更をお願いできるでしょう。

例2.学校の予定とかぶってしまった場合

就活生であっても、就活と学業の予定が重なってしまう場合は少なくありません。そのような場合も、隠さずにその旨を担当者に伝えましょう。たとえば、

「ご提案いただいた日時には、学内でゼミの発表があるため、他の日程で調整をお願いできますでしょうか。」

「学内の期末試験と重なっており、ご提案頂いた日時では伺うことが難しいため、日程の調整をお願いいたします。」

などと伝えることで、無理のない日程調整が可能となります。

まとめ

就活を行うにあたって、企業への連絡の仕方、例文を交えた日程調整の仕方を紹介しました。どのような連絡手段であっても、担当者の方に迷惑をかけないよう、相手の立場に立って連絡することを意識しましょう。

また、アクシデントだけでなく、選考がずらせなかった場合やどうしても日程が合わない場合なども、相手に配慮した伝え方をすることによってスムーズな日程調整が可能となります。日程調整のお願いや伝え方を正しく理解し、就活を進めていきましょう。

(学生の窓口編集部)

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