説明会の予約をキャンセルしたい! 企業への電話の仕方は【例文つき】

説明会の予約をキャンセルしたい! 企業への電話の仕方は【例文つき】

2019/05/08

就活の基礎知識

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就活が本格的になると、面接の日程が立て込んだり、OB・OG訪問が入ったりと、急な事情で予定をキャンセルしなければならないこともあります。たとえば、もともと入れていた説明会を当日になってキャンセルしなければならなくなったら、メールではなく電話で企業の方に伝える必要があります。そのときの電話の掛け方について、おさらいしておきましょう。

説明会の予約をキャンセルしたい! 企業への電話の仕方は【例文つき】

予約キャンセルの電話の仕方

説明会をウェブサイトから予約したときは、まずウェブからキャンセルできないか確認しましょう。前日までであれば、手続きできることがほとんどです。このときは、わざわざ電話で連絡をする必要はありません。

しかし、すでに締め切られていてウェブ上でキャンセルできない場合や、説明会当日に参加できなくなった場合は、担当者へ直接電話で連絡を入れましょう。メールで連絡する方法もありますが、直前だと担当者が確認できないこともあります。無断欠席とみなされることもあるので、当日は必ず電話で連絡するようにします。キャンセルの連絡は、迅速に行うことが重要です。

予約制の説明会でははじめに受付を行うので、企業側は出欠状況をチェックしています。そのため無断欠席の場合はすぐにわかってしまうのです。欠席をしてしまう事実そのものより、何も連絡がないということで企業は悪印象を受け、その後の選考にまで影響を与える可能性も少なくありません。無断欠席はできるだけ避けるようにしましょう。トラブルがあった際、すぐに報告や連絡をするのは社会人としての最低限のマナーです。

予約キャンセルの電話の注意点

実際に企業に電話をかける場合は、以下の3つの点に注意しましょう。

1.電話を入れる時間
企業の始業直後は、メールの対応をしたり、スケジュールを立てたりとばたばたしています。そのため電話をするにはいいタイミングとは言えません。また、前日に連絡をする際は、終業時間ぎりぎりに連絡することは避けましょう。休憩中である正午も、担当者が不在の場合があるので適しません。なるべく10〜11時、13時〜16時頃にかけるのをおすすめします。

また、当日にキャンセルの連絡を入れる場合は、開始時間の1時間から30分前までには連絡を入れるようにしましょう。

2.キャンセル理由の伝え方
キャンセルの理由を直接伝えてもいいか、迷う人も多いでしょう。体調不良で仕方なくキャンセルする場合など、失礼のない範囲であれば正直に伝えて問題ありません。企業側としても正直な理由を説明してもらうほうが好印象です。しかし、あくまでも失礼のない範囲なので、「御社は志望に値しないため」などといった言い方は避けましょう。相手が不快にならないやりとりを意識することが大切です。

3.キャンセルを伝える際の姿勢
説明会のキャンセルというのは、あまりポジティブな内容ではありません。緊張も重なり、ついおどおどした話し方になってしまいがちです。しかし大切な連絡なので、はっきりと内容を伝えるように心掛けましょう。明るくハキハキと話す必要はありませんが、落ち着いて丁寧に話すことが大切です。とくに敬語の使い方には十分注意しましょう。

予約キャンセルの電話の例文と解説

実際企業に電話をする際、どのように話せばいいのでしょうか。ここでは一般的な電話でのキャンセル方法の例文を紹介します。電話での対応が慣れないうちは、例文を参考にするといいでしょう。

【例文】
(最初に受付担当者が出た場合)
お忙しいところ申しわけございません。わたくし、○○大学××学部の○×○×(氏名)と申します。本日開催される会社説明会に参加予定だったのですが、欠席させていただきたくご連絡いたしました。担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

(担当者に代わった後)
お忙しいところ失礼いたします。わたくし、本日の会社説明会に参加予定の○○大学××学部の○×○×(氏名)と申します。突然の御連絡で申し訳ありません。実は今朝体調を崩してしまい、本日御社の会社説明会に参加することが難しくなってしまいました。大変心苦しいのですが、説明会を欠席させていただけないでしょうか。

急な欠席でご迷惑をおかけしてしまい、本当に申し訳ございません。別の日程で説明会が開催されるようでしたら、その際はぜひ参加させていただきたいと存じます。お忙しいところお手数をおかけして申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします。

急なキャンセルの連絡の場合は、謝罪の気持ちを込めて話すことを意識しましょう。学生からキャンセルがあることは、企業側もある程度把握しています。しかし、相手に手間を取らせていることに違いはありません。どんな理由であっても、迷惑をかけてしまったことにお詫びをしましょう。

まとめ

キャンセルの連絡は、迅速・丁寧・誠実が基本です。くれぐれも無断欠席などはせずに、適切な対応を取りましょう。

(学生の窓口編集部)

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