就活中の電話対応はどうすればいい? 社会人相手に電話をかける、かけなおすときの基本マナー5ポイント

就活中の電話対応はどうすればいい? 社会人相手に電話をかける、かけなおすときの基本マナー5ポイント

2017/08/17

就活hack

就活生必見の電話マナー

就活中に「かかってきた電話に出られなかった」という経験は多くの方が経験することです。そういうときのために、電話をかけなおすことに慣れておく必要があります。しかし、いざかけなおそうと思ったときに「どう電話したらいいのかわからない!」という学生さんも多いはず。そんな場合に役立つ就活中の電話の基本マナーの5ポイントをご紹介します。これさえ知っておけば就活中の電話も怖くないですし、「おっ! ちゃんとした学生だな!」と感じてもらえるはずです。ぜひ電話をかける前に参考にしてみてください。

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■就活中電話をかける、かけなおすシーンってどんなとき?

就活中に電話をかけるタイミングはたくさん存在しますが、代表的なものとしては下記の3つが挙げられます。

・OB、OG訪問をお願いするとき
・選考中の企業からの連絡に出られなかったとき
・選考中企業に日程調整、遅れるなどの連絡をするとき

いつも電話に出られればいいのですが、カバンの中に入っていて気がつかない、セミナー中や面接中で電源を切っていた、移動中で電話に出られなかったなど、長時間対応できない時間があるので、かけなおしが必要になることは就活中ならよくあります。この状況に慣れてしまうのが一番です。

かかってきた電話には出られるけれど、折り返しのときには準備することやルールがあるのを知らずに電話してしまうと、マイナス評価になるのではという不安もありますよね。かける場合にも、かけなおす場合にも共通の基本マナーがありますので、まずはその5つを押さえていきましょう。

■電話をかける、かけなおす際の基本マナー5ポイント

電話をかける、かけなおす際の基本マナーは下記の5ポイントです。

1.時間に注意する
2.周囲の騒音に注意する
3.手元にスケジュールや筆記用具を持っておく
4.用件をまとめた台本を作っておく
5.電話を切る前に伝えられたことを再度確認する

ひとつひとつ、詳しく解説していきましょう。

1.時間に注意する

<始業前、終業時間以降はかけない>

もちろんですが、業務時間外にかけるのはマナー違反です。かける企業の業務時間をしっかり調べてご連絡するようにしましょう。

<始業、終業時間の周辺1時間、ランチタイムは不在、もしくは忙しいのでかけない>

9時~18時の企業であれば、9時~10時、17時~18時などは忙しいことが多いので、かけるのを控えましょう。上記の時間を避けて連絡することが重要です。終業時間以降に連絡を取りたくなった場合は、メールをしておき翌日電話するのがよいでしょう。休憩時間なども確認しておくのがおすすめです。

2.周囲の騒音に注意する

これは電話を受ける場合もそうですが、騒音が多い場所では出ないのがマナーです。できれば自宅など、物音がしない静かなところでかけるようにしましょう。緊急時に外出先で電話をしなければならない場合は、人の出入りが少ないビルや人通りが少ない場所などを見つけてかけるようにしましょう。

3.手元にスケジュールや筆記用具を持っておく

かける用件にもよりますが、就活中はたいてい電話で重要事項を伝えられるケースが多く、面接日程などの調整を行う場合もありますので、自分の電話番号やスケジュールがわかる状態、メモを取れる状態で電話をかけるようにしましょう。

携帯のアプリなどでスケジュール管理をしている人も多いですが、電話に出ているとお待ちいただいて確認することになります。非常に確認がしづらいので、スケジュール手帳など、紙ベースのスケジュールを使って管理しておくのがベストです。

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