就活中の電話対応はどうすればいい? 社会人相手に電話をかける、かけなおすときの基本マナー5ポイント

就活中の電話対応はどうすればいい? 社会人相手に電話をかける、かけなおすときの基本マナー5ポイント

2017/08/17

就活マナー

■電話をかける際の実際の流れ

(コール)

先方:お電話ありがとうございます。◯◯(社名)の△△でございます。
あなた:お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△と申します。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、◯◯部△△課の□□様はいらっしゃいますでしょうか。

説明会だけで面接前の場合などは「◯◯大学の△△と申します。」とお伝えしましょう。「申します」と「です」は相手が認識しているかどうかで使い分けをします。

<かけなおす場合>
◯◯部△△課の□□様から本日11時頃にお電話いただいた件で、ご連絡させていただきました。(折り返しご連絡させていただきました。)

<その人だった場合>
あなた:気がつかず大変失礼致しました。お世話になっております。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?

<取り次いでもらってから、用件を伝える場合>
先方:少々おまちくださいませ。
あなた:ありがとうございます。(あるいは、恐れ入ります。)

(保留)

ご担当者:お電話変わりました。□□でございます。
あなた:お忙しいところ、失礼致します。◯◯大学の△△です。✕✕の件でご連絡させていただいたのですが、いま5分程度お時間よろしいでしょうか?
ご担当者:はい。お願いいたします。

<OB訪問のお願いの場合>
あなた:突然のご連絡で失礼致します。大学のキャリアセンターの◯◯様から□□様のご紹介を受け、ご連絡致しました。ぜひ御社のお仕事についてOB訪問でお伺いできればと思っております。ご検討いただけますでしょうか。

<面接日程調整の場合>
あなた:先程は二次面接のご連絡をいただきありがとうございました。いただいた日程の7月4日、10時に伺えればと思いご連絡させていただきました。

<確認があって連絡した場合>
あなた:お電話いただいたのですが、日程の部分を聞き取ることができず、確認でご連絡させていただきました。7月4日、7月5日、7月6日の10時で打診いただいたということで間違いないでしょうか。では、7月4日の10時でお願いできればと思います。宜しくお願いいたします。

このようにお話すれば用件も伝わり、スムーズに会話をすることができます。

<不在時>
あなた:かしこまりました。□□様は何時頃お戻り(かご存じ)でしょうか。その時間に改めさせていただきます。(改めさせていただければと思います。)
先方:14時頃戻り予定となっております。
あなた:ありがとうございます。ではその時間に改めさせていただきます。
先方:お手数おかけしますが、宜しくお願いいたします。
あなた:ありがとうございます。失礼致します。

不在の場合でも伝言などは残さず、改めるのが通例です。まれに何度も電話がつながらず、先方が「伝言を承ります。(ましょうか?)」と言ってくださったら「用件をメールさせていただきますので、□□様にそのように伝えていただけますでしょうか。」という対応をしましょう。先方が、「連絡がつきにくいので伝言を頂戴できますか?」とおっしゃった場合に伝言するのがベターです。

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