就活中の電話の折り返しマナー8つ 選考企業に好印象を与えよう

就活中の電話の折り返しマナー8つ 選考企業に好印象を与えよう

2018/05/29

就活マナー

企業研究

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就活中は志望先の企業からの連絡が来ることが多いですが、そんなときに限って電話に出られない状況だったりしますよね。留守電や着信が入っていたときには、こちらから企業に折り返し電話をかけなければなりません。そんなときにちょっとしたマナーを完璧にこなし、好印象を与えられるような電話の折り返しマナーを8つご紹介します。
電話の正しいかけ方を知らない状態で折り返してしまうなど、相手先に失礼のないようこの機会にしっかりマナーを身につけてしまいましょう! きっと就活以降の社会人生活でも役立ちますよ。

就活中の電話の折り返しマナー8つ 選考企業に好印象を与えよう

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就活中、折り返し電話をするシーンとは?

就活中に折り返し電話をかけなければならないシーンとしては、「次回選考に参加してほしい」という連絡や、面接日程の調整連絡があった場合です。どちらもできる限り急いで、折り返しの連絡をするべき内容となります。

また、非常に頻繁にある対応ですので、練習してから電話をかけるようにすれば就活の選考期間だけで、電話対応を完璧に身につけられるはずです。社会人になる前にしっかり身につけておきましょう。

企業へ電話をかける際に注意したいポイント

なかなか普段は企業宛に電話をする機械がありませんから、就活中にいきなり電話をすると緊張してスムーズに取り次ぎできないかもしれません。企業への電話は通常の電話とは違うポイントもありますので、下記にご紹介しましょう。

・電話をかけたい相手が初めに出るわけではない
取り次ぎしていただくには、どのような気遣いが必要なのかも押さえていきましょう。
電話をかけた場合、企業の規模や部署割などにもよりますが、電話を取る方法が違ってきます。具体的には、以下のようなケースです。

1.まず受付につながり、そこから取り次ぎをしてもらうケース
2.部署ごとに電話番号が異なり、該当部署だけが鳴るというケース
3.代表電話が全部署で鳴り、早く取れる人が取るというケース

どのケースでも電話をかけたい相手が直接出ることは少なく、取り次いでもらう可能性があります。取り次ぎの際に取ってくださった方が相手をスムーズに探せるよう、どの部署に所属しているのかを名前の前につける必要があります。

<例>
「人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか?」

上記のような形で取り次ぎをお願いするのが一般的です。

電話の折り返しで押さえておきたい8つのマナー

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電話を折り返しでかけるときに、意外と知らないルールやマナーがたくさんあります。8つにまとめてご紹介します。

電話の折り返しマナー1.留守電やメールはチェックしてから電話

着信があった場合、そのまま留守電に用件を入れてくださっている場合もあれば、電話がつながらなかったため、メールをくださっている場合もあります。折り返しの電話をかける前にまず留守電やメールのどちらかが、その企業から届いていないか確認しておきましょう。電話をかけてから「メールを送ったのですが」「留守電に入れたのですが」というやり取りが生まれるのは、非常に非効率となります。
また、その方が連絡してくれた手間が無駄になってしまいます。まずは何も考えずに連絡するのではなく、一呼吸おいて確認から始めるようにするのがおすすめです。

電話の折り返しマナー2.静かな場所に移動する

折り返しの電話をかける際は、必ず静かな場所に移動してからかけましょう。周りがざわざわしていると大切な用件を聞き取れない場合もありますし、先方に対しても非常に失礼になります。そういった手間をかけないためにも、確実に騒音などが起こらない場所に移動して連絡することが大切です。

電話の折り返しマナー3.折り返し前に用件をまとめたメモを作成

留守電が残っていた場合やメールが来ていた場合などは、その用件を箇条書きにして準備しておきましょう。また、付随して何か質問したいことがある場合も同じようにメモに書き込んでおくことをおすすめします。
最初のうちは電話対応に慣れていないため、どのような順番で話すのかなどもまとめておき、メモを見ながら話をするようにするとスムーズな電話応対ができるはずです。

電話の折り返しマナー4.筆記用具と手帳を準備

電話連絡をいただくケースは、選考の日程や面接日時の変更などの調整が必要となることがほとんどです。手帳と筆記用具を手元に置いて準備しておきましょう。
面接に来る際に持ってきてもらいたいものを連絡される場合や、日時を間違えずに書き取るためにはやはりメモが重要です。携帯でスケジュール管理をしている人も多いですが、電話をしながらでは操作がしづらいですので、紙ベースで手帳を持っておくことをおすすめします。

電話の折り返しマナー5.始業・終業1時間前とお昼どきは避けて電話

始業してからは朝礼、企業によっては夕(終)礼まで行っている企業も存在します。朝礼や夕(終)礼がなくても仕事始まりと終わりの1時間程度は、非常に忙しくされているケースが多いです。
仕事の邪魔にならないように、その時間を避けてご連絡しましょう。また、お昼どきは外出されていることも多く、電話がつながりにくくなっています。その時間を避けてご連絡するのがマナーです。これは社会人になっても同じですので、覚えておきましょう。

電話の折り返しマナー6.大学名・氏名、折り返した理由を伝える

電話をかけるときはまず大学名と氏名を伝え、折り返しの連絡であることを伝えます。電話をいただいた方のお名前を出して取り次ぎをお願いしましょう。具体的な流れは、後ほどまとめてご紹介します。

電話の折り返しマナー7.大事な部分は復唱する

大事な部分を聞き違えて面接日を勘違いしてしまわないように、しっかり復唱して確認しましょう。24時間表記と12時間表記、読み方を変えて強調するなどの確認方法でミスを防げます。
(例:7時→ななじ、14時、午後2時など)

次のページ折り返し電話の例文をチェック!

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