選考辞退メールの書き方と電話連絡のマナー! 選考辞退ってどうすればいい?

選考辞退メールの書き方と電話連絡のマナー! 選考辞退ってどうすればいい?

2018/07/13

就活マナー

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内定が決まって就活を終えるとき、今進んでいる選考を辞退するためにどんな内容のメールを送ればいいのか、辞退する企業に対してどんな連絡をしたら正解なのか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。今回は、知っておきたい選考辞退メールの書き方と選考辞退の方法、そして気をつけるべきポイントも一緒にご紹介していきます。

選考辞退メールの書き方と電話連絡のマナー

選考辞退をするパターンとは?

選考辞退をするシチュエーションは人によってそれぞれ異なりますが、大きく分けて下記のような2つのパターンがあります。

選考辞退のパターン1:志望先から内定をいただき、就活を終える場合

まずは他の企業から内定をいただき、そちらに入社することに決めて就活を終える場合です。就活自体を言えるため、選考が進んでいた他企業への連絡も必要になってきますが、もうすでに面接予定が組まれているところも多いのではないでしょうか。
どの会社がどの役割まで進んでいるのかを把握しておくと、「どこに連絡しなければならないのか」が簡単にわかり、すぐに対応することができます。内定をもらうことは非常にうれしいですが、選考辞退をして「本当にそれで後悔はないのか」をもう一度確認してみてください。選考辞退をした後に「やっぱりもう一度選考に参加したい」と思っても、企業はあなたに対してよい印象を持たないかもしれません。その結論で問題がないという考えになったら、先方に連絡して選考辞退することを伝えましょう。

選考辞退のパターン2:選考が第一志望と重なり、日程変更が不可の場合

そしてもう1つ、選考辞退が起こる可能性があるのは、その企業よりも志望度の高い他の企業と選考が重複してしまった場合です。通常の面接であれば日程変更が可能であることも多いですが、入社意思を図るために決められた日程以外への変更が不可の場合もあります。この場合は選考辞退をせざるを得ません。どちらを選ぶべきか改めてもう一度考え、納得してから辞退の連絡をすると後悔を生まずに済みますのでぜひ試してみてください。

選考辞退は電話・メールどっちで伝えるべき?

選考辞退の連絡について、「電話? メール? どちらで伝えるべきなの?」と迷う方も多いのではないでしょうか。どちらが正しい対応なのか詳しく解説していきます。

基本的にはメールでOK

結論からいうと、基本的にはメール連絡で全く問題ありません。もし人事担当に個人的にお世話になったなどがいればメールをした後に電話などでさらに辞退についての謝罪と今までお世話になったことへの感謝の旨を伝えるほうがよいでしょう。手紙まで送ると人事担当には「かえってそこまでされると恐縮する」と思われる可能性もあります。

今はESもWeb上での提出になっていたり、説明会の予約もWeb上で済ませられたり、就活もペーパーレス化が進んでいます。そのため就活生一人あたりの企業へのエントリー数も多く、説明会・書類選考・面接に進む人も増えています。そうなってくると、選考辞退をする人も増えてくるので、人事担当をしている人にとっては「ある程度選考辞退があるもの」をして読み込んでいるケースが多いです。

そのため、選考辞退の連絡をしたとしても、丁寧なメールであれば特に先方の気分を害することはありません。しかし、業界やその方のご年齢によっては、メールではなく直接謝罪に来るか電話連絡すべきだと注意をする人事担当の方もいることは事実です。万が一注意を受けた場合は、ひたすら謝罪の気持ちを伝えるしかありませんが、基本的には内定辞退も選考辞退も入社するまでは就活生個人の自由。丁寧に謝罪して、伝えるべきことを伝えれば問題はありませんよ。

面接日が近い場合は電話で選考辞退の連絡をする

また面接日が近くなってから辞退の連絡をする場合は、メールだと先方が見落として気づくのが遅れる可能性があります。この場合は確実に電話でご連絡をするようにしましょう。面接には人事以外の他部署の方を招集するケースもありますし、遠方からわざわざ面接だけのためにお越しになる方もいます。そういった部分でご迷惑をおかけしないよう、確実に連絡がつくように電話をしましょう。

絶対に忘れずに連絡する

絶対に「連絡なしで面接に当日行かない」というような失礼なことを行わないようにしてください。大学の後輩全体への迷惑になる可能性も十分にあります。大学を代表していっていることを忘れずに対応しましょう。

選考辞退の理由は伝えなくてOK!

結論からいうと、辞退の理由は伝えなくてOKです。内定を辞退するときもそうですが、基本的には理由を言う義務はありません。ただ、「理由は教えられません」と突っぱねてしまうと、非常に印象が悪くなってしまいます。そのため、聞かれた場合は事業内容や第一志望から内定をいただいたなど、当たり障りないことを伝えるようにしてください。

このような個人の感情で判断したものに関しては、相手から突っ込まれることが少なく、辞退についても納得いただきやすい内容となるためです。職種の内容や給与などの面についてであれば、「条件面は入社してから変えられる」などと言われる可能性もあります。交渉の余地があると思われて選考辞退の承諾を長引かせないためにも、それ以外の項目で断るのがおすすめです。

選考辞退の注意点

次に、選考辞退の連絡をするときの注意点についてご紹介します。意外と忘れてしまいがちな3点ですので、確実に忘れないように行ってください。

選考辞退の注意点1:なるべく早く、確実に行う

内定をいただいて他の選考辞退をする場合は内定の喜びで選考のことを忘れてしまう場合があります。そうなってしまうと面接官の方や、選考を受けようとしたけれど枠がいっぱいで受けられなかった学生にも負担がかかってしまうので、選考辞退が決まったら、確実に早く連絡できる手段として電話を利用するようにしてください。

選考辞退の注意点2:メールを送る時間に気をつける

選考辞退のメールは営業時間内に送るように気をつけましょう。早く連絡することは重要ですが、常識範囲外のメールのは注意が必要です。営業時間+1時間程度の中であれば失礼にあたりませんので、選考辞退のメールを送るときは「送ってもよい時間か」を確認してから送りましょう。

選考辞退の注意点3:一度立ち止まって「本当に就活を終えていいのか」を考えてみる

内定をもらった喜びから、あるいは最終面接で他企業と重なってしまった場合などは、つい忘れてしまいがちですが、これから選考辞退の連絡を入れる企業の選考を受けることができなくなります。本当にその内定先で大丈夫なのか、就活を終えても平気なのか、最終選考までいって判断しなくていいのかなど、選考辞退をする前にもう一度自分に問いかけてください。「本当にそれでOKか」を判断してみると、納得した状態で就活を終えることができますし、選考辞退を伝えるのもスムーズにできますよ。

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