電話は営業日に

就活中に企業に電話をかけることがあると思いますが、その場合は必ず営業日にしましょう。多くの企業は、平日の月曜日から金曜日が営業日となっており、また、電話をかける曜日にも注意が必要です。

週始めの月曜は、週末にたまっているメールの返信や電話対応、朝礼や会議など、社内でやるべきことも多くなります。逆に週末の金曜には、休日前にやらなければならないことが多く、バタバタしている場合があります。

月・金は共に電話するのを避けたほうが無難ですが、面接などの時間変更や先方から電話がかかってきた際の折り返しなどは急ぎの用事ですので電話をかけても大丈夫です。

時間帯も注意

電話をかけるときに気をつけるのは、曜日だけでなく、時間帯にも注意する必要があります。企業が9時から17時を就業時間としているのであれば、確実に社員がいるその時間内にかけるとよいでしょう。

ただし、就業時間だからといって、いつでもかけていいわけではありません。どの曜日でも、午前中は忙しい場合が多いため、就業開始の9時すぎなどに電話をしてしまうと、忙しさのあまり満足な対応をしてもらえない場合もあるかもしれません。
特に就業開始からの1時間、就業終了前の1時間と、お昼休憩の時間帯にかけるのも、遠慮したほうがよいでしょう。お昼休みは企業によってもバラバラだったり、部署や人によっても変わってきますが、だいたい11時半から13時にかけては、ランチで席を外している場合が想定されます。

また、社内のデスクでお弁当を食べる人もいると思いますが、食事中に電話対応をしてもらうのも心苦しいものですので、電話をかける時間帯は、できれば忙しい時間帯とお昼休憩の時間を避けて、13時から16時くらいにかけるのがベストかと思われます。

その他に注意したいポイント

その他、企業へ電話する際に、心がけておきたい点をまとめてみました。それぞれ、自分が苦手なことや、注意しておくべきことを覚えておき、実際に電話をかける際にご活用ください。

1.話す内容をまとめておく
電話をかける前に、十分な準備をしておきましょう。いざ電話をかけたときに、つい緊張してしまい、自分が伝えたかったことや、聞きたかったことが上手く言えずに終わってしまう人もいるようです。対応する企業側も、何を目的に電話をしてきたのかが明確にならないと困ってしまいます。

そうしたことのないように、用件をメモしておき、聞き漏らしがないかチェックするようにしましょう。また、電話に慣れておらず、知らない人と話すと緊張してしまう人は、用件だけでなく「お忙しいところ大変失礼します。〇〇大学の●●と申します。」などと、話す内容を台本のように書いておき、それを見ながら電話をすると、あまり緊張せずに話せると思いますよ。

2.周辺環境を確認
スムーズに会話ができるように、周辺の環境を確認してから電話をかけることも大切です。携帯でかけたものの、電波が届かない場所や駅や街中など、騒音が気になるようなところでは、会話が途切れたり聞こえなかったりと、相手にストレスを与えてしまいますので、しっかりと落ち着いて話せる環境を作ってから、かけるように心がけましょう。

3.重要事項は復唱
日程や時間など、重要な事項はメモを取りながら復唱することをおすすめします。聞いて覚えたから大丈夫、と思っていても、時間が経つと記憶があいまいになり、不安になってしまうこともあります。

そのせいで再び電話をして確認するようなことになると、相手にそのための時間を割いてもらうことになってしまい、あまりよい印象を与えませんので、重要なことは必ず、話しながらメモをとっておくことが大事です。

まとめ

就活での企業への電話マナーは、社会に出て働いたときにもそのまま役立ちますので、ぜひ就活のタイミングから知っておいてください。相手に対して失礼のないような言葉使いや、電話をかけるタイミングなどに配慮することで、「この人はしっかり仕事ができそうだな」と思われることもあれば、「常識のない人間だな」と思われてしまうこともありますから、しっかりと準備をした上で電話するよう、心がけていきましょうね。

（学生の窓口編集部）