【実例あり】内定辞退を伝えるお詫びの手紙、書き方と送り方のマナー

【実例あり】内定辞退を伝えるお詫びの手紙、書き方と送り方のマナー

2021/04/29

就活マナー

うれしいことに「内定を複数もらった」という場合、入社する以外の会社には内定を辞退しなければなりません。辞退の連絡は電話が一般的ですが、お詫びの手紙を送ると、より誠意を伝えることができます。ここでは内定辞退のマナーをおさえたうえで、お詫びの手紙の書き方や送り方を解説します。

内定辞退を手紙で送る場合とは?

就職活動を進めていくと、複数の内定をもらうことがあります。入社する企業は1社に絞らなくてはならないので、入社しない企業の採用担当者に対して内定辞退を連絡する必要が出てきます。一般的に内定辞退は電話で行えばいいのですが、以下の場合は電話で内定辞退を連絡すると共に、手紙を送った方が誠意を伝えられるでしょう。

内定承諾後に辞退する場合

内定承諾をするということは、企業が就活生を「社員」として受け入れる準備をしているということです。承諾後の内定辞退は企業に迷惑をかけることになるので、手紙によってお詫びの気持ちを伝えます。

家族、知人からの紹介の場合

家族や教授、親戚、先輩などから紹介された企業の内定を辞退するときは、手紙を送りましょう。円満に内定を辞退することで、家族や知人に迷惑がかかることを防ぎます。そして紹介してくれた家族や知人にも、内定辞退する旨を伝えてください。

伝統的な老舗企業

伝統的な老舗企業、金融機関などからの内定を辞退するときにも手紙を送ります。老舗企業や金融機関は礼儀にこだわりがありますから、電話と共に手紙によって内定辞退を連絡することで、あなたの後輩が就活をする際にも影響を及ぼさずに済むでしょう。

内定辞退を手紙で送るときの注意点

まず、内定辞退の手紙を書く場合に用意するものについて確認しましょう。ビジネス向けのシンプルな便箋を選び、封筒は白地にします。そして、黒ペンもしくは万年筆を準備してください。縦書き、横書きはどちらでも構いませんが、どちらを選ぶかによって若干書き方が変わるので、後述する「記入例」を確認しておきましょう。

内定辞退を手紙で送るときは、必ず手書きで書いてください。内定辞退は「貴社からの内定を断ることへのお詫びの気持ち」を伝えるためのもの。「Word」を使って書いてしまうよりも、手間がかかる手書きの方があなたの誠意が伝わるものです。

内定辞退の手紙を書く際はいきなり書き進めるのではなく、事前に下書きをしたほうが無難でしょう。また、修正液を使ってはいけないので、間違った箇所があったら書き直してください。内定辞退の手紙を書いた後は、誤字脱字がないか、文法に誤りがないかを丁寧に何度も確認します。

内定辞退を手紙で送るときの書き方ポイント

内定辞退を手紙で送る時の書き方のポイントをご紹介します。

・宛名は大きめに(タテ書きでは自分の氏名の後に、ヨコ書きでは拝啓よりも前に書く)。
・文頭に「拝啓」、文末に「敬具」をつける。
・文章の始まりに時候の挨拶を入れる。
・本文では失礼を詫びる一文を入れて簡潔に書き、内定辞退の理由は記入しない。
・末文は「末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」と締める。
・結語の後に、日付・大学名・氏名を記入する。

内定辞退の手紙 タテ書きの記入例

内定辞退の手紙の書き方

ポイント1

縦書きの場合、「拝啓」の頭語から直接書き出す。

ポイント2

結語のあとに後付けとして、日付、大学名、名前を書く。

ポイント3

宛名を最後に記入。自分の名前が下にくるように本文と同じ大きさで、反対に社名、担当者名は一番大きく書く。

内定辞退の手紙 ヨコ書きの記入例

内定辞退の手紙の書き方

ポイント1

宛名は大きめに記入。

ポンイト2

無地の用紙にタイプしたビジネス文書と違い、便箋に直筆するときは日時、名前を最後に記入する。

ポイント3

失礼を詫びる一言を忘れずに書く。

例)貴重なお時間を割いて目をかけていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまったことを誠に申し訳なく思います。

タテ書き・ヨコ書きに限らず、冒頭の「時候の挨拶」は、季節に合ったものを選んで書きましょう。

内定辞退の手紙の送り方

内定辞退の手紙は、白地で中身が透けない封筒に入れて送ります。便箋は三つ折りもしくは四つ折りにして、定形郵便で送れる封筒に入れてください。

封筒の宛名はタテ書きで、住所・社名・部署名・役職名・氏名を正しく書きます。株式会社を(株)と略したり、住所のビル名を省略したりするのはNGです。封筒の裏側には差出人の住所・氏名を、そして氏名の左上には送付日を書いてください。なお、封筒に封をしたら、封の部分に「〆」と書きます。

封をしたら手紙を送りますが、郵便局から送るのがいいでしょう。これは、料金不足で返送されてくるのを防ぐためです。内定辞退の手紙は電話連絡をしてから直ぐに送ることが望ましいため、郵便局を活用して料金不足にならないよう確実に送ってください。なお、発送の際は速達で送ります。

まとめ

内定辞退の連絡は、場合に応じて手紙を書き、あなたのお詫び気持ちを丁寧に伝えてください。相手に「手紙だけで一方的に……」と思われないよう、手紙を送る前に内定辞退について電話をします。文面には、内定をいただいた感謝の気持ち、お詫びの気持ち、そしてこれまでのお礼を自分の言葉で書けるといいですね。


監修・文/山崎英理夫

人事コンサルティング歴4年、人事歴8年。人事コンサルタントとして教育研修のプログラム開発、人事制度診断等を提供。また、企業人事として新卒・中途採用に従事し、人事制度構築や教育研修の企画・運用など幅広く活動。この経験を活かし、人材関連の執筆にも数多く取り組む。
http://erinanase.com/

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