【就活トラブル】しつこい電話への対応方法

【就活トラブル】しつこい電話への対応方法

2019/05/14

就活の基礎知識

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就職活動が本格化していく中で、企業から電話がかかってくることも増えていきます。その際、どのように対応すればいいのか、迷うことがあるかもしれません。今回は企業からの電話の基本対応と、何度もかかってくるしつこい電話への対処方法についてご紹介します。

しつこい電話への対応方法

電話対応の基本

企業との電話対応には、きちんとしたビジネスマナーが求められます。

エントリーシートの記述や、メールでのやり取りがしっかりしていても、電話でのコミュニケーションが取れないと減点対象になりかねません。電話の受け答えから、人となりや常識の有無などが伝わってしまうからです。

それではどのよう点に気をつければいいのか、対応方法を見ていきましょう。

就活の電話対応のポイント

具体的に以下のようなポイントに気をつけることで、円滑なコミュニケーションを取ることができます。

・電話にはすぐに出る
電話に出るときの理想は3コール以内と言われています。なるべく早く対応して、相手を待たせないようにしましょう。

・きちんと名乗る
「はい」や「もしもし」だけでなく、名前までしっかりと名乗りましょう。

・はきはきとしゃべる
電話は表情が見えないので、声の印象が大事になります。明るくハキハキとしゃべるようにしましょう。

・正しい敬語を使う
「了解しました」ではなく、「承知いたしました」、「失礼します」ではなく「失礼いたします」など、より丁寧に話すようにしましょう。

・筆記用具の準備をしておく
日時などの重要な内容を、すぐメモに取れるよう準備しておきます。復唱しながらメモを取ることで、内容の間違いも少なくなります。

非通知の場合

企業からは、非通知で電話がかかってくる場合もあります。また複数の電話回線を持つ企業では毎回番号が変わったり、「050」から始まる番号でかかってくることもあります。チャンスを広げるためにも、ビジネスマナーに則った、丁寧な対応を心がけでください。

電話に出られなかった場合

不在着信があった場合は、以下の点に気をつけて対応してみてください。

・留守番電話にメッセージがあった場合
内容を確認の上、なるべく早く折り返しの電話をかけましょう。その際は、かけるタイミングに気をつけ、相手の迷惑にならないようにします。多忙が予測される始業直後や終業間際、お昼前後などは、担当者が電話に出れないこともあるので避けましょう。伝言に時間指定があれば、それに従います。

・メッセージがなかった場合
着信履歴の番号を、ネットで検索してみることをおすすめします。検索結果に心当たりのある企業であれば、折り返し電話をかけて、連絡を頂いた旨を先方に伝えましょう。

・メッセージもなく非通知だった場合
この場合は折り返せませんが、メールで連絡が来ている場合もあるので、確認するようにしましょう。

しつこい電話への対応方法

エントリーをしていないのに電話がかかってきたり、説明会をキャンセルしたのに繰り返し参加をすすめる企業もあります。そういったときは、どのような対応をとればいいのか見ていきましょう。

断りの意思をしっかり伝える

電話をかけてきた企業に興味がないのであれば、「何度かお電話をいただきましたが、別の業界を志望しておりますので、今回は辞退させていただきます」など、断りの意思をしっかりと伝えましょう。断ったからといって、他社の選考に影響することはありません。

ただその際は「しつこくかけてくるな!」というような態度ではなく、あくまでも丁寧に、落ち着いた対応を心がけましょう。

大学に相談する

しっかりと断りの意思を伝えたにもかかわらず、何度もかかってくる場合は、大学のキャリアセンターなどに相談するという方法もあります。その際は、企業名や電話がかかってくる経緯などもまとめて知らせておくといいでしょう。企業だけでなく、エージェントなどからの電話の場合も同様です。

まとめ

企業との電話対応は難しいかもしれませんが、基本的な対応を知っておくことで円滑なコミュニケーションをとることができます。社会に出てから慌てることがないよう、今のうちにしっかりとした電話対応のマナーを身につけておきましょう。

(学生の窓口編集部)

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