成績証明書を提出する際の注意ポイント(郵送や手渡し時のマナー)

成績証明書を提出する際の注意ポイント(郵送や手渡し時のマナー)

2019/05/31

就活の基礎知識

就活の選考時に、企業から成績証明書の提出を求められる場合があります。企業によっては、履歴書やエントリーシートと同じように郵送するように求められることも。今回は、成績証明書の提出についてご説明していきたいと思いますので、ぜひ参考にしてくださいね。

成績証明書の提出をする際の注意ポイント

就活では成績証明書の提出が必要になります

就活では成績証明書の提出が必要になるため、自分で成績証明書を発行する必要があります。学校によって違いがあるのですが、学校の事務室や自動発券機で成績証明書の発行を依頼することが多いです。このときに学生証が必要なケースがあるので忘れないように持参しましょう。

成績証明書に記載していることは、

・氏名
・生年月日
・在籍番号
・入学年月日
・単位の取れた科目名と成績評価

この5項目になります。なぜ成績証明書の提出を求めるのかという理由は下記の通りです。

・卒業できる見込みがあるかチェックする
・履歴書に嘘がないかチェックする
・成績をチェックする
・人物像を把握する

まず卒業できるのかという確認がされ、どのような科目をどのような成績で単位を取得したのかをチェックし、就活生がどのような分野に興味があるのか、どれだけ真面目に学習してきたのか判断します。

成績が優秀であることがもちろん望ましいのですが、企業の求める人物像とフィットしているかどうかも大切な判断材料になります。

成績証明書を手渡しで提出する場合

続いては、成績証明書を手渡しで提出するときの方法をご説明します。改ざん防止のため、成績証明書が厳封されていることがあります。そのときには開封せず、そのまま企業に持ち込みます。

移動中に折れたり、雨に濡れてしまったりすることも考えられるので、成績証明書を持ち歩くときはクリアファイルに入れるとよいでしょう。

企業の担当者に手渡しで提出するときはクリアファイルから成績証明書を取り出し、相手の正面にくる向きで両手で丁寧に渡します。少し緊張するかもしれませんが、丁寧な動作を心がけましょう。

成績証明書を郵送で提出する場合

郵送するときも成績証明書を開封することのないようにしてください。企業から特別な指示がない限り、封に入れた状態で送らないと無効になってしまいます。

また、成績証明書を郵送で提出する場合は、添え状を同封するようにします。添え状の書き方は下記の通りです。

----------
◯◯年◯月◯日(右端)

株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様(左端)

大学名
学部名・学科名
名前
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス(右端)

証明書送付のご案内(中央)

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて表題の件、以下の証明書を送付いたします。
ご査収の上、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます。(左端)

敬具(右端)

記(中央)

成績証明書・・・1通(左端)

以上(右端)
----------

履歴書やエントリーシートを郵送するときと大差ありませんが、日付や宛先、封筒の中に入っている書類を書き間違えないようにしてくださいね。

添え状は不備がないようにきちんと書類を入れたという証明書のようなものです。それに不備があっては何が正しい情報なのかわからないですからね。きちんと気をつけましょう。

成績証明書のコピーは絶対にNG!

成績証明書に関する注意事項として、コピーではなく必ず原本を提出する必要があるということを知っておいてください。

また、選考のどのタイミングかは企業によって異なりますが、ほとんどの企業で提出を求められるので成績証明書を10枚ほど用意しておくとよいです。発行するために1通200円ほどかかりますが、必要なお金だと思いましょう。

在学生であれば自動発券機で成績証明書を発行できる学校も多いので、どこにあるのか、いつ使えるのか確認しておくとよいでしょう。

まとめ

今回は成績証明書が求められた際に、どのように提出したらよいのかをご紹介しました。
企業から提出を求められた書類に関しては速やかに対応することを心がけましょう。もし、提出期限に間に合いそうになかったら、早めに電話連絡することをおすすめします。メールよりもはやく伝えることができます。担当者の時間をいただいていることに配慮しつつ、状況を伝えましょう。

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