【履歴書・エントリーシート(ES)を郵送する際のマナー】 封筒サイズ・宛名の書き方などポイントを解説

【履歴書・エントリーシート(ES)を郵送する際のマナー】 封筒サイズ・宛名の書き方などポイントを解説

2021/07/31

就活の基礎知識

就活で応募予定の企業からエントリーシートなど応募書類を郵送指定されていて、困っていませんか?

就活の第一歩は、履歴書・エントリーシート(ES)の作成と郵送ですが、友達や知人・親戚宛ての手紙とは異なり、企業に対しては最低限のビジネスマナーを守った郵送を心がけなければなりません。

郵送方法だけでなく、封筒の選び方や宛名の書き方に関してなど適切なマナーがあります。

せっかく頑張って書いたのに、送り方に失礼があると、企業側に良くない印象を与えかねませんよね。

そこで今回は履歴書・エントリーシート(ES)の正しい郵送方法を網羅的に解説します。

エントリーシートを郵送する場合に必要なもの


エントリーシートを郵送するときに封筒に入れるものは下記の通りです。

エントリーシートを送る場合、履歴書などの応募書類との同封を求められるのが一般的です。

選考に必要な書類が揃っていないだけで不合格になってしまう可能性もあるため、応募書類の確認は外せません。

必ず企業が応募書類として求めているものを確認し、漏れのないようにチェックリスト化しておくと安心です。

書類の順番は一番上に添え状(送り状/送付状)、次に必要であれば履歴書・最後にエントリーシートと並べ、クリアファイルに入れます。

どうしてクリアファイルが必要なの?

書類の郵送にクリアファイルを使うことにより、万が一の郵送時の水濡れから書類を守ってくれます。

さらに、書類の折り曲げや履歴書などの添付写真の紛失を回避できるでしょう。

残念ながら、郵便配達員の中には、郵送物を折り曲げて無理矢理郵便受けに投函する人も一定数存在します。

郵送中の事故を避けるためにも、大切な書類はクリアファイルに入れたうえで郵送するのが賢いやり方です。

しかし、クリアファイルといっても何でもいいわけではありません。

相手は企業ですから、キャラクターなどデザイン性のあるクリアファイルでなく、無色透明のクリアファイルを使いましょう。

添え状(送付状/送り状)って?

添え状(送付状/送り状)とは、封筒の中に入っている書類がどのようなものかを端的に記したものです。企業によっては「カバーレター」と呼ばれる場合もあるため、覚えとおくと役立ちます。

添え状(送付状/送り状)が本当に必要かどうか、疑ってしまいますよね。

しかし、たとえ同封しているのがエントリーシートだけであっても、郵送物に対して添え状を同封するのはビジネスマナーの定番です。

社会人になると、お客様や取引先の企業に郵送物を送る際に欠かせない書類ですので、ここで慣れておくと安心でしょう。

▶送付状の書き方はこちら


エントリーシートなど応募書類を郵送する封筒について

エントリーシートを郵送する封筒は、A4サイズが入る白色の「角形2号」と呼ばれるサイズがベストです。

市販の履歴書を購入すると、一緒に白い封筒がついてくると思います。

白い封筒が応募書類の封入に適しているのは、茶色の封筒よりも中身が透けて見えないためです。


白い「角2号」サイズの封筒が手に入ったら、宛名を書きます。

会社向けに封筒の宛を書く際の注意点をまとめましたのでご覧ください。

封筒の表書きについて

<封筒の表書き書き込み例>
<封筒の表書き書き込み例>

履歴書・エントリーシート(ES)を郵送する際は目上の方へ送る書類のため、封筒の表書きは縦書きが適しています。

郵便番号は、封筒に枠が記載されている場合は枠内に記載し、枠がない場合は封筒の右上に記載します。

住所に登場する数字については、郵便番号を除き縦書きのマナーに従って漢数字を使うようにしましょう。

もし、企業名や部署名などにアルファベットが含まれている場合は、アルファベットを縦に書くのが無難です。

赤のペンで書いておくと良いこと

履歴書・エントリーシート(ES)が入っていることが明確に伝わるように「応募書類在中」「履歴書在中」という文言を赤字で書くと親切です。

エントリーシートだけであれば「エントリーシート在中」と記入してもよいでしょう。

定規を使って文字の周りを四角で丁寧に囲むことが大切なポイントです。

もしあれば、「応募書類在中」あるいは「履歴書在中」と書かれたスタンプが100円程度で購入できるので、あると便利です。

中には、あらかじめ封筒に「履歴書在住」と印字されているものもあるので、時間がないという人はぜひ利用してみてください。

また、赤字は郵便配達員への配送指示という役割も果たします。赤字で応募書類と書いてあれば、重要な書類であることが配達員の目で見てもわかりますよね。

さらに、赤字で「折り曲げ・水ヌレ厳禁」と書くことで、郵便配達員に「折り曲げないよう、雨など水に濡れないよう丁寧に郵送してください」と配送指示ができます。

「折り曲げ・水ヌレ厳禁」という文言は、必須ではありません。

しかし、書類への配慮ができることにより、あなたがワンランク上の気遣いができる人物だと評価されるかもしれませんよ。

裏書について

<封筒の裏書書き込み例>

<封筒の裏書書き込み例>


裏書きも表書きと同様に縦書きにし、数字は漢数字を採用しましょう。あなたの住所を漏れなく記載したら、名前の横に、あなたの大学名を省略せずに記載します。

クリアファイルに入れた書類を封筒に入れ、封を閉じたら「〆(しめ)」マークを記入してください。

まれに間違えて「×(ばつ)」マークを記入する人がいるため、十分注意してください。


最後は、封筒裏面の左上に発送する日付を記入しましょう。封を開ける相手にいつ発送したのかを伝えるために必要です。

▶封筒の選び方についてはこちら

▶封筒の書き方についてはこちら

▶「在中」の正しい使い方についてはこちら


エントリーシートと履歴書を郵送する際の違いはあるの?

多くの場合、企業は履歴書とエントリーシートを併せて郵送するように求めてくるため、履歴書とエントリーシートでは、郵送する際に異なる点はほぼありません。

しかし、注意したいのは添え状(送り状/送付状)についてです。

添え状(送り状/送付状)には、封筒の同封物をすべて記載しなければなりません。

履歴書とエントリーシートの双方なのか、どちらか一方だけなのかなど、実際に同封しているものを端的に記載しましょう。

添え状(送り状/送付状)に「履歴書とエントリーシート」と記したにもかかわらず、実際にはエントリーシートだけが入っていた場合、採用担当者を混乱させてしまうことになりかねません。

中には、「文章をきちんと読まないズボラな人物」「送付物もきちんと把握できない理解力に乏しい人物」などとあらぬ誤解を受けてしまい、書類選考にすら立てなくなるでしょう。

エントリーシートの郵送は大切な作業であるため、些細なミスがあなたの今後を左右します。封を閉じる前や郵送する前も、確認作業は念入りにしましょう。

▶添え状の書き方についてはこちら


エントリーシートを郵送しよう!

同封物も確認し、封筒の表書きと裏書が書けたら、いよいよ郵送です。

郵送時も気を抜けませんのできちんと確認しながら行いましょう。

エントリーシートの郵送は、郵便局へ直接送付を依頼する方法と、自分で重さを計ったうえで切手を購入しポストへ投函する方法があります。

おすすめは郵便局への持ち込み郵送依頼

一番安全なのは、郵便局へ出向いてその場で重さを計ってもらい、適切な切手代を支払い送付を依頼することです。

郵送物の重さと張られている切手代に少しでも差異があるだけで、料金不足として応募書類が返送されかねません。

郵便局へ持ち込むことにより、料金不足の心配もなく郵送できるので安心です。

さらに、その場で配送予定日を確認できるため、エントリーシート到着期日に間に合うかどうかもわかります。

エントリーシートをポスト投函する際の注意点

エントリーシートや履歴書などの応募書類をポストに投函することも可能ですが、郵送料金だけでなく、郵便物の回収時間帯にも気をつけなければなりません。

多くの場合、平日と土日祝とでは郵便局員の郵便回収時間帯が異なります。

もし、配達に遅れが生じて場合は、応募書類提出の締め切りを過ぎてしまうこともあるかもしれません。

エントリーシートの郵送作業は、早めに行うのが安心です。

速達・書留など郵送方法は何が良いの?

郵送方法には普通郵便だけでなく、速達や書留など様々な郵送方法があります。

履歴書・エントリーシート(ES)を郵送する際には、普通郵便が一般的です。

しかし、エントリーシートなど応募書類は、選考に関わる大切な書類でもあります。

早く届けたいという場合は普通郵便よりも優先的に郵送してくれる速達、確実に企業に届けたいという場合は書留のほうが確実がありそうですよね。

しかし、速達や書留にはデメリットがあります。

速達のデメリット

速達は、普通郵便よりも優先的に郵送できるため、最短翌日に相手の元へ届けてくれるたいへん便利なシステムです。

普通郵便と比較しても配送予定日も明確ですから、確実性があるように見えます。

しかし、企業から「期日に間に合わせることができずに慌てて送ったのではないか」などのように、期日に余裕を持って書類を送れない人物だという悪いイメージを与えてしまいかねません。

他の就活生が普通郵便を使う中、速達印のある郵便物は妙な形で目立つでしょう。

「慌てて書いて郵送したのではないか」などとあらぬ疑いをかけられるようなことは、あらかじめ避けるべきです。

とはいえ、締め切り内に企業へ届けることが必須です。日にちに余裕がない場合は、積極的に速達を利用してください。

書留のデメリット

書留は、追跡番号によって郵送物が本当に相手のもとに届いたかどうかが分かるシステムです。

エントリーシートなどの応募書類の場合は、書留の中でも「簡易書留」という形式を使うことになるでしょう。

しかし、簡易書留など書留全般において、受け取る際に受領印や署名が必要になることを知っておかなければなりません。

つまり、応募書類で書留を利用してしまうと、企業の担当者に余計な手間を取らせることになります。

確かに郵便追跡サービスが利用できるので安心できるかもしれませんが、通常業務の合間を縫って採用活動をしている企業への配慮も必要です。 

もし心配であれば、郵送後に応募先の企業へ応募書類郵送に関する報告メールを送ると良いでしょう。

いつエントリーシートを郵送したかを書くことにより、あなたに応募の意思があることが企業にも伝わります。

また、丁寧な企業であれば、届いた際に「無事に受け取りました」などのように返信メールが届きます。

▶就活書類を郵送するタイミングについてはこちら 

▶郵便報告メールについてはこちら


まとめ

エントリーシート(ES)や履歴書などのような応募書類は、ただ封筒に入れてポスト投函すればよいというものではなく、細かいビジネスマナーが必要です。

特に、新卒採用の際は履歴書とエントリーシートを併せて郵送することを要求される場合が多くあります。

添え状(送り状/送付状)に封入した書類を記載し、応募書類は添え状(送り状/送付状)から順番に揃えて無色透明のクリアファイルに同封しましょう。

最後に添え状(送り状/送付状)に記載されている内容を封入しているかどうか、添え状(送り状/送付状)に誤字脱字が無いかなど、念のために確認すると安心です。

期日内に届けるということを最優先に、なるべく余裕を持って普通郵便で送れるようにするのがベストです。

しかし、何らかの理由で期限ギリギリになる場合に限っては、速達を利用しても差し支えありません。

最低限の起業に対する郵送のマナーを守り、受け取る側のことを考えながら履歴書・エントリーシート(ES)を送付するようにしましょう。

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