エントリーシートの郵送方法は? 封筒の入れ方、宛名の書き方も紹介

エントリーシートの郵送方法は? 封筒の入れ方、宛名の書き方も紹介

2019/04/22

就活の基礎知識

就職活動においてエントリーシート(ES)や履歴書を郵送する際、「どう送るのが正しいの?」と戸惑うことはありませんか? 今回は、エントリーシートを郵送する際のマナーや封筒の入れ方、宛名の書き方について紹介します。

エントリーシートの郵送方法

最近はWebエントリー形式の企業も増えていますが、エントリーシートなどの書類を郵送する必要がある企業も多いです。

さまざまな文書のやり取りが行われる企業では、応募書類の郵送は、入社に先立ち社会人マナーを見られる機会でもあります。これから社会人として仕事を行っていく上でも、今のうちに書類を郵送する際のマナーをしっかり学んでおきましょう。

封筒・ペンを用意する

【封筒選び】
・白い封筒にする
一般的に広くいわれているビジネスマナーとして、事務関連の書類は茶封筒、社外との正式なやり取りは白封筒を使うというマナーがあります。エントリーシートは正式なやり取りにあたるので、白色の封筒を選ぶようにし、中身が透けないよう透過防止加工がされているものを使いましょう。

・大きさは角二号
エントリーシートはA4サイズのものが多いです。紙を折らずに入れることができるよう、角二号の大きさの封筒を選びましょう。

【宛名書のペン選び】
・鉛筆、シャープペンシル、水性は使わない
大前提として、消える可能性のあるものは公的なものには利用しません。最近増えている消せるボールペンも同様です。

・おすすめはサインペンか、太い油性ボールペン
にじむ可能性のある太いマジック、また、標準的な0.5mmボールペンも避けるようにしましょう。太さ1.0mm〜1.6mm程度の油性ボールペンか、名前などを書く細めのサインペンがおすすめです。

宛名の書き方

封筒は基本的に縦書きにしましょう。チェックポイントは以下のとおりです。

【表面】 ・住所は番地や番号まで省略せずに書きます。「株式会社」も「(株)」ではなく正式に書きましょう。 敬称は送付状と同様に、部署宛の場合は「御中」、担当者の個人名の場合は「様」にします。 ・左端に「エントリーシート在中」「応募書類在中」などを赤ペンで記載しましょう。

【裏面】 ・差出人の郵便番号と住所、大学名、氏名を書きます。これも表面同様に縦書きです。 ・左上に郵送した日を記載します。 ・送付物の最終チェックが済み、封筒を糊付けした後に「〆」印を記入します。 より丁寧にしたいのであれば、「封」「緘」と書きましょう。

送付状の作り方

郵送の際には、同封した中身を記載する「送付状」を同封するのが一般的です。
送付状には一般的な決まりがあるので紹介しましょう。

【送付状に必要な項目】


【日付】
提出日を右上に記入します。和暦か西暦かはエントリーシートや履歴書と統一しましょう。

【送り先の宛名】
「株式会社」などは略さず会社名を書き、行替えして部署名や担当者の名前を書きます。宛先が人事部など部署名の時は「御中」、担当者など個人名の場合は「様」をつけます。

【自分の名前と連絡先】
大学、学部、自分の名前を書き、その下に連絡先を書きます。電話番号やメールアドレスも入れておくといいでしょう。

【件名】
「エントリーシートご送付の件」など、内容が一言でわかるようにします。

【本文】
何のために何を送るのかを簡潔に書きます。その際、「前略」よりは、「拝啓」などの丁寧な頭語を書き、文末は「敬具」など結語で結びましょう。

【同封書類についての箇条書き】
中央に、「下記の通り」という意味を示す「記」という文字(記書き)を入れ、同封した書類と枚数を箇条書きにします。最後は「以上」で結びます。

封筒の入れ方

【封筒に入れるべきもの】
送付状とエントリーシート、履歴書など、同封するものは、無色透明のクリアファイルに入れるとよいでしょう。郵送途中で折れてしまったり、水濡れしてしまったりということの防止になります。

入れる順は、一般的に以下のとおりです。

1. 送付状
2. 履歴書
3. エントリーシート

もし、企業の募集要項で指定があれば、それに従いましょう。

【切手の貼り方】
A4サイズの封筒は定形外郵便なので、50g以下であれば120円切手が必要です。しかし、送付するものが多いときは料金不足にもなりかねません。重さに不安があれば郵便局の窓口で測ってもらいましょう。

郵便の出し方

基本的には普通郵便で送ります。エントリーシートの応募期限に関しては、最初に、「消印有効」なのか「必着」なのかを確認しておくことをおすすめします。

・「消印有効」……締切日までに郵送物が届いていなくても、期日内に配達受付の消印が押されていれば大丈夫です。
・「必着」……締切日までに郵送物が先方に届いていなければなりません。

応募期限に間に合うか不安な時は「速達」で送るというのも一つの方法です。また、企業に届いたことを確認したい場合は、「簡易書留」や「特定記録郵便」を活用してもいいでしょう。

送付前のチェックポイント

封をする前に、もう一度最終チェックをしましょう。

・エントリーシート、送付状に誤字や脱字がないか。
・宛先の名前や敬称等に間違いはないか。
・自分の名前を書いたか。
・書類はすべて揃え、順序正しくクリアファイルに入れたか。

以上がすべて確認できたら、封筒を糊付けします。

まとめ

エントリーシートなどはもちろん内容も重要ですが、郵送方法のマナーを意識しながら、余裕を持って郵送を行うようにしてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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