【例文つき】就活時のメールや電話でのエントリー方法は?

【例文つき】就活時のメールや電話でのエントリー方法は?

2019/03/19

就活の悩み・疑問

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就活が始まると、メールや電話で企業との連絡をとる機会も増えてきます。このような場合、どのようなポイントを押さえて対応すればよいのでしょうか? 今回はメールや電話で企業にエントリーする際の注意店を、例文を添えて、ご紹介いたします。

就活時のメールや電話でのエントリー方法

企業によるエントリー方法の違い

通常、就活生のエントリーは就職情報サイトを通して行います。ただ、採用サイトがある企業は、サイトを通じてエントリーを受け付け、今後のスケジュールや情報を告知します。また、企業によっては、メールや電話で、エントリーを受け付けるケースもあります。このように、エントリー方法は、企業によってさまざまなのです。

メールでのエントリーの場合

採用サイトに「応募受付はメールで行います」と書かれている場合は、採用担当者へ直接メールを送らなければなりません。メールは、ビジネスマナーにのっとったもので、簡潔かつ丁寧にしましょう。では、実際にどのようなメールを作成すればよいのか。各項目ごとに見ていきます。

宛名

ビジネスメールの宛名には「会社名」「部署名」「採用担当者名」を記しましょう。募集要項には、所属部署と担当者の氏名が書かれていますが、もしも担当者名がない場合は「採用御担当者様」と書いておきましょう。

【例文】
株式会社○○
総務部 人材開発係 ○×様

件名の書き方

件名は一目で内容がわかるものにしましょう。「こんにちは」や「はじめまして」といった件名を使うと、迷惑メールと勘違いされてしてしまう可能性があります。

【例文】
営業職への応募の件【○○大学 □□○○(氏名)】
求人募集のエントリーについて【○○大学 □□○○(氏名)】

本文の書き方

本文は簡潔にまとめます。また、文中には簡単な志望動機も添えておくといいでしょう。気を抜かず、最後までビジネスマナーを意識して下さい。

【例文】

株式会社○○

総務部 人材開発係 ○×様

突然のメール失礼いたします。

私、○○大学☆☆学部の□□○○と申します。

貴社ホームページにて、求人の募集を拝見いたしました。
以前から○○という事業に魅力を感じており、この度貴社にエントリーさせていただきたくメールを送付いたしました。

ぜひとも、面接のご機会をいただきたいと思っております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

署名

メール送信前に気をつけたいこと

メールを送信する前には、誤字脱字がないか確認をしましょう。また送信時間にも注意が必要です。先方が確認しやすいように早朝や深夜の時間帯は避け、営業時間内にメール送信することを心掛けましょう。

電話でのエントリーの場合

企業によっては、電話で直接エントリーをする場合があります。電話をかける際には、話す内容を事前に準備しておき、会話をスムーズに運べるようにしましょう。

事前に準備すること

「電話での会話が苦手」という人は、事前にメモを作っておくといいでしょう。慣れないうちは、話し言葉をそのまま書いておき、慣れてきたら、要点のみをまとめたものに変えてみます。また、電話は必ずしも採用担当者ご本人が出るとは限りません。さまざまなパターンを考えておくことが大切です。

【例1】採用担当者ご本人が出た場合

■あなた「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、○○大学の□□と申します。

恐れ入りますが、総務部総務課の○○様をお願いできますでしょうか。」

■担当者「はい、わたくしでございます。」

■あなた「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○大学☆☆学部の□□○○と申します。

只今お時間はよろしいでしょうか?」

■担当者「はい、お願い致します。」

あなた「ありがとうございます。→用件を伝える」

■担当者「かしこまりました」

あなた「ありがとうございます。→用件を簡潔に復唱する」

「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」

※相手が通話を終えたことを確認してから、電話を切る。

【例2】採用担当者が不在で代理の方が出た場合

■あなた「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、○○大学の□□と申します。

恐れ入りますが、総務部総務課の○○様をお願いできますでしょうか。」

■代理の方「少々お待ちくださいませ。」

「申し訳ございません。○○は本日休みをいただいております。」

■あなた「ありがとうございます。では明日、またこちらからお電話させていただきます。

よろしくお願いいたします。 お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」

※相手が通話を終えたことを確認してから、電話を切る。

電話をかけるときに気をつけたいこと

電話をかけるときは、始業直後・昼食時・終業間際は避けましょう。また、メモをとりながら最後に内容を復唱すると安心です。

まとめ

今回ご紹介した通り、企業によりエントリーの方法は異なります。みなさんも、実際にメールを送る際、また電話をかける際には、参考にしてみてくださいね!

(学生の窓口編集部)

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