履歴書を郵送するときの封筒の書き方やマナーは? 知っておきたいポイントまとめ

履歴書を郵送するときの封筒の書き方やマナーは? 知っておきたいポイントまとめ

2017/05/23

就活hack

履歴書を郵送するときの封筒の書き方やマナーは? 知っておきたいポイントまとめ

最近はデータで提出することも多い履歴書ですが、郵送する際には、さまざまなポイントをおさえる必要があります。基準となるルールを知っておかないと「ビジネスマナーができていない」という評価をされてしまうことも。今回は、履歴書を郵送するときのマナーや封筒・送付状の書き方のマナーを解説します。絶対に避けたいけれど、ミスしがちなポイントもまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。

目次


1. 履歴書郵送の準備
2. 履歴書郵送時に同封する書類送付状を準備
3. 履歴書を入れる封筒の書き方
4. 封筒に入れる順番・郵送方法
5. 履歴書の郵送マナーまとめ

書く前にこれだけは知っておこう! 履歴書で人事が見るポイント


まずは、履歴書を郵送するための準備を行います。今後、履歴書は何枚も送る可能性がありますので、必要なものはあらかじめ複数準備しておきましょう。

<履歴書郵送で使うもの>
・履歴書
・履歴書に同封指示があった書類(エントリーシートなど)
・白色でA4サイズの封筒
・新品のクリアファイル
・履歴書用写真
・書類送付状
・スティックのり
・黒サインペンと赤ボールペン

封筒やクリアファイル、スティックのり、黒サインペン、赤ボールペンなどは、100円ショップにも売っています。就活期間中に不足がでないよう、まとめて購入しておきましょう。写真は写真館などで撮影すると、とても印象よく撮れます。データでももらえるので、一度撮っておくのがおすすめです。なお、履歴書自体は自分のアピールポイントが十分に書けるもの、大学で推奨されているもの、あるいは企業が指定したものなどを準備しておきましょう。

履歴書郵送時に同封する書類送付状を準備

次は、履歴書を郵送するときに同封する、書類送付状の書き方をご説明します。「履歴書だけ送ればいい」と思ってしまう人もいるかもしれません。しかし、企業に書類を郵送する際は送付状が必須ですので、就職前に覚えておきましょう。

パソコンで作成する場合は横書き、手書きで作成する場合は縦書きでも構いません。Wordで書類送付状のテンプレートなどを使うと書きやすいでしょう。また、用紙サイズは同封する履歴書や応募書類の大きさに揃えてください。例文を見ながら、各項目の注意点を順にご説明していきます。

【履歴書郵送の際の添え状の文例】

履歴書の郵送時に必要な送付状の書き方見本

<宛名の書き方>
左上に左詰めで、「会社名」「部・課の名称」「お名前(様)」を書きます。部署名が短い場合は、改行せずにお名前を書いても大丈夫です。もし担当名がない場合は、部署の後に「御中」と記載。採用担当宛という指示があれば、お名前の部分を「採用ご担当者様」に変えて書きましょう。宛は相手がへりくだる表現ですので、送る方が使うと失礼にあたります。様に書き換えるように注意しましょう。

<日付の書き方>
日付は右上に右詰めで記入します。履歴書送付の日付を入れてください。

<署名の書き方>
送付状の中にも自分の情報を書きます。必要な情報は「住所」「電話番号」「E-mail」などの連絡先と名前です。

<頭語結語の書き方>
「拝啓・敬具」、「拝呈・拝具」、「謹啓・敬白」などの種類があります。それぞれの組み合わせを変えることはできませんので、拝啓と書いたら結びが必ず敬具になるよう注意してください。

<あいさつの書き方>
拝啓の後にはあいさつ文を入れます。例文以外では「時下(あるいは貴社におかれましては)、ますますご清栄(ご盛栄)のこととお慶び申し上げます」などの文章を使うケースが一般的。1種類覚えておけば問題ありません。なお、「ご清祥」は個人向けの意味合いが強いので、「ご清栄」もしくは「ご盛栄」を選ぶようにしましょう。 時候のあいさつは4月:春暖の候、5月:新緑の候、6月は初夏の候など、月ごとに決まったものがあります。入れる場合は下記をご参照ください。

1月:初春の候
2月:晩冬の候
3月:早春の候
4月:春暖の候
5月:新緑の候
6月:初夏の候
7月:盛夏の候
8月:残暑の候
9月:初秋の候
10月:秋涼の候
11月:晩秋の候
12月:初冬の候

結びのあいさつは、例文以外ですと「ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」などの文章が一般的。そして、添付書類の内容について書く前に中央に「記」と書き、その下に今回添付している書類の内訳と枚数を記入します。最後に右揃えで「以上」と記入すれば、送付状は完成です。

履歴書を入れる封筒の書き方

封筒にも書き方のルールがあります。書類が折れないよう大きい封筒になりますから、書くのは黒のサインペンを使い、バランスよく書けるように意識しましょう。ここでは、基本となる縦書きの書き方をご紹介します。

履歴書を郵送する封筒の書き方

<郵便番号の書き方>
まずは郵便番号を書きます。枠がなにもない場合でもそのまま記入して大丈夫です。

<住所の書き方>
封筒右側に送付先住所を記入します。なにも省略せず、建物名もしっかり記入しましょう。建物名などが長くなりそうであれば、2行に分けて記入します。

<宛名の書き方>
(株)など省略せずに株式会社◯◯、もしくは◯◯株式会社と書きます。前株と後株を間違えないように注意しましょう。それだけで別の企業の登録がある場合もあり、お名前を間違えるに等しい失礼に当たりますので注意が必要です。
その次の行に、一段下げて部・課の名前を。さらにその次の行にお名前を書きます。4文字までの役職名であればお名前の上に、それより長い場合はお名前の右に会社名と同じ高さで小さめに記入してください。そしてお名前を1番大きく記載し、「様」をつけます。部や課に送付する場合は会社名の横に一段下げ、お名前と同じ大きめの文字で「人事部総務人事課 御中」などのように記載しましょう。

<履歴書在中、応募書類在中の書き方>
履歴書などを送付する際には、必ず赤ボールペンで「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と書きます。履歴書だけ送る場合は「履歴書在中」、他応募書類も含んでいる場合は「応募書類在中」と書き、直線の枠で囲いましょう。

なお、裏はほぼ通常の書き方と変わらず、左下に郵便番号・住所・氏名を書きます。そして左上に送付する日付を入力しておけば、送った日を把握してもらえるでしょう。

封筒に入れる順番・郵送方法


それぞれの書類の向きと、入れる順番も重要です。クリアファイルから見える順番に送付状、履歴書、その他応募書類(エントリーシートなど)の順番に入れていきます。あらかじめ折られている履歴書以外は、シワや折り目のつかないように準備しましょう。そしてキレイに揃えた後、クリアファイルに入れていきます。これで、郵送途中の雨で紙がしおれたり、折り曲がったりすることも防げます。
その上で、書類の表面が封筒の正面を向くように入れていきましょう。また、一部の書類がさかさまになることのないよう、上下もしっかりチェックして入れることが大切です。最後にスティックのりを使い、しっかり封をします。その後、〆マークをフラップとの境目に書けば準備は完璧です。

■郵送時は窓口で
郵送方法は、もちろんポストに入れても問題なく届くと思われるでしょう。しかし、万が一料金が不足していると応募先の企業に請求が行ってしまったり、自分の元に返送されてきたりします。どちらにしても、合格の可能性が大きく低下してしまうでしょう。そこで手間はかかりますが、重要な書類を送付するわけですから、不備なく届くように窓口で行うのが確実です。また配達証明で送り、確実に送ったという証拠を手元に残しておくと安心です。

履歴書の郵送マナーまとめ


あらかじめおさえておきたい、履歴書郵送に関するマナーをご紹介しました。封筒の書き方や送付状、入れる順番など。社会人には共通のマナーですから、今から覚えておき、いざというとき慌てずに対応できるようにしておきましょう。


執筆:高下真美(ナレッジ・リンクス)
新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。

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