就活の書類を郵送するタイミングと注意ポイント

就活の書類を郵送するタイミングと注意ポイント

2019/05/31

履歴書やエントリーシートなどをどのくらいのタイミングで郵送すればいいのか悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。就活中は期限を守るのが大前提になるので、郵送機嫌ギリギリになって慌ててしまうのはよくありません。今回は就活書類を郵送するタイミングについてと、併せて期日に間に合わなかった場合の対応についてご紹介していきます。

就活の書類を郵送するタイミングと注意ポイント

就活で企業側から指定された郵送物はいつ送るのがよい?

基本的に履歴書やエントリーシートはすぐに郵送できるように事前に用意しておいて、速やかに対応するのが大切です。人気の企業は応募数が大変多いため、期限ギリギリに郵送すると選考対象にならないという恐れすらあります。

2次募集以降に応募した就活生は後回しにされる可能性もあるので履歴書やエントリーシートは1次募集締め切りまでに出すようにしてください。

人気企業であれば毎年何千もの応募があり履歴書やエントリーシートの内容では差がつきにくいので、郵送の早さで差をつけるというのは大切です。

履歴書の郵送はいつまで?

採用担当者も履歴書やエントリーシートがなければ何もできないので、期限内にきちんと郵送するのが大前提です。そのため、氏名や住所、学歴などは企業によっても変化はないので、事前にいくつかの業界別に分けて履歴書を用意しておくことをおすすめします。

事前準備しておき、なるべくすぐに送れるようにしておくのがよいでしょう。履歴書の郵送はいつまでかと聞かれれば、期限内に、という回答になりますが、なるべく早く郵送することに越したことはありません。

期日に間に合わない場合は?

社会人になるうえでスケジュール管理はとても大切です。履歴書やエントリーシートなどの企業への郵送物はもちろん期限を守ることが大事ですが、就活ではスケジュールが変更になることも多々あり、ついうっかりしてしまうこともあるかもしれません。

もし、郵送物を期限内に送れないときはすぐに企業に電話連絡しましょう。その際は下記のポイントを押さえます。

・郵送物が遅れるお詫びをする
・郵送物が遅れる理由を伝える
・いつまでに郵送できるか伝える

たとえばこのような伝え方になります。

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大変申し訳ございません。
私の不手際で履歴書とエントリーシートが提出期限内に届かないことがわかりました。

提出期限を勘違いしていたことが原因です。
本日速達でお送りさせていただきますので、明日もしくは明後日には到着するかと思います。

期限内に対応できず、誠に申し訳ございません。
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その後、どのように対応するかは企業によって異なりますが、誠意は伝わるはずです。期限をきちんと守るということが前提で、もし期限を守れないときはお詫びの言葉を添えることを覚えておきましょう。

ギリギリになって郵送する場合の注意ポイント

期限ギリギリで送る際の注意点や添え状の書き方を解説します。まず、早く届く速達を利用することを考えましょう。それでもどうしても間に合わなさそうなときは企業の採用担当者に電話連絡して指示を受けます。

郵送厳守としている企業の場合は受け付けてくれる可能性は低いですが、せっかく電話連絡してくれたのだからと対応してくれる企業もあるかもしれません。

今すぐ送るように指示してもらえたら、速やかに郵送しましょう。ただし、そのときも添え状は忘れないようにします。遅れてしまったことを深くお詫びする一言を加えるとよいでしょう。たとえば、下記のようなイメージです。

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◯◯年◯月◯日(右端)

株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様(左端)

大学名
学部名・学科名
名前
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス(右端)

応募書類送付のご案内(中央)

謹啓 時下ますます御清祥の御事とお慶び申し上げます。
大変遅くなりましたが、以下の書類をお送り致しますので、御査収賜れば幸いでございます。
今回は私の不手際で御迷惑をおかけ致しましたこと、深くお詫び申し上げます。
ご査収の上、お取り計らいのほど何卒宜しくお願い申し上げます。

謹白(右端)

記(中央)

履歴書・・・1通
エントリーシート・・・1通(左端)

以上(右端)
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頭語を「謹啓」とすることにより「拝啓」よりあらたまった印象を与えられます。「謹啓」を頭語とした場合、結語は「謹白」になるので気をつけてください。通常の添え状よりかしこまった言葉を使って謝罪の気持ちを伝えます。

まとめ

郵送するタイミングについてご紹介しました。原則として企業への提出物は必ず期限を守りましょう。余裕をもって普通郵便で郵送するのが好ましいです。

もし、期限ギリギリになってしまうのであれば速達で郵送するようにします。速達で郵送したことにはもちろん企業の採用担当者は気づきますが、何よりも期限内に届けることが最優先です。

期限に間に合わないということであれば、企業へすぐに電話連絡をして指示を受けます。すぐに郵送すれば対応してくれるということでしたら速やかに郵送しましょう。そのときはお詫びの一言を加えた添え状を忘れないでくださいね。

就活はどうしてもバタバタ忙しくなり、郵送するタイミングを逃しそうになりがちですが、スケジュール管理は社会人として必要なスキルですので、徹底して行うようにしましょう。

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