意外と忘れがち? 就活で企業へ電話をするときの基本マナーって?

意外と忘れがち? 就活で企業へ電話をするときの基本マナーって?

2019/04/26

就活の基礎知識

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就活中は、自分が受けている企業の説明会や面接の予約などで電話がかかってきたり、担当者に自らかけるときがあります。マナーをあらかじめおさえておけば、焦らず電話対応ができるでしょう。今回は入社後にも生かせるビジネスマナーの電話についてご説明していきます。

就活で企業へ電話をするときの基本マナーって?

基本的なマナー

電話をかけるときにまず気をつけたいのが、電話をかける時間帯です。営業時間外を避けることに加え、始業時間直後や昼休み前後、終業時間の直前は避けましょう。一般的な企業では、昼休みは12時~13時ごろになりますが、仕事の状況によって変わることもありますので、前後30分間での電話も控えておくのが無難です。また、土日が休日の場合は月曜日の午前中も忙しい時間帯ですので、なるべく避けたほうが相手も出やすいでしょう。

次に気をつけたいのが、電話で話すときの言葉遣いです。慣れない電話に緊張すると思いますが、その緊張感は持っていたほうがよいでしょう。たとえ電話であっても相手が目の前にいるという意識を持つことが大切です。

寝転がりながら話すとだらしのない声になりますし、緊張しすぎて歩き回りながら話すと早口になってしまいます。表情は声にも表れるものなので、立ち止まって落ち着いた姿勢で話すことを心がけてみてください。

また、電話で話すときも敬語を使いましょう。敬語に関してはあまり難しく考えず、「~です」「~ます」などの「です・ます」調を意識してみてください。相手からの問いかけには「はい」「ありがとうございます」などと反応をしながら、ハキハキと受け答えしましょう。

さらに、電話を受けたときは「もしもし」ではなく、「はい」「はい、○○(名前)です」などと答えるようにしましょう。

電話を切るタイミングにもマナーがあります。電話は基本的にかけた側が先に切るのがマナーですが、就活中の電話は自分がかけた側であっても、相手が切るのを待って、後から切るようにしましょう。

事前に準備をすること

電話をかけるときは、「あとでメモしよう」「覚えられるから大丈夫」と考えず、電話の内容をメモできるように筆記用具やメモ、スケジュール帳を用意しておきましょう。

もしダブルブッキングをしてしまった場合、自己管理ができていないというイメージを与えてしまいますので、電話をしながらメモをとることを心がけるといいですよ。スマートフォンのカレンダーアプリでスケジュール管理をしている人も多いかもしれませんが、電話をしながら入力することは難しいので、一度紙にメモをとっておくのが安心です。

次に、電話をかけるときの環境にも配慮が必要です。周りが騒がしいと相手の声が聞こえづらかったり、反対に自分の声が相手に伝わりづらかったりする可能性があるため、電話をかけるときは静かな場所を選ぶのがマナーです。また、電話を受けるときにも、近くの静かなところに移動してから通話を開始するのをおすすめします。

話す内容をあらかじめまとめておくことも大切です。就活の基本は「わかりやすく簡潔に」ですが、電話でも用件は手短に済ませるようにします。面接などと同じように、電話は自分だけでなく相手の時間も使っています。あらかじめ話す内容を書いたメモを準備しておきましょう。緊張しやすい人にとっても安心感を高めてくれるはずです。

さらに印象をよくするために

基本的なマナーを押さえつつ、さらに印象をよくするためには、ちょっとした心遣いが大事です。たとえば、「ただ今お時間よろしいでしょうか」と相手の状況を確認する一言を添えることで、心遣いができる人だというイメージを与えることもあります。

電話を切るときにお礼を伝えることも、そうした心遣いの一つです。「お忙しいところ、ありがとうございました」と一言添えることで、自分も相手も気持ちよく電話を終えることができます。たとえ用件がうまく話せなかったとしても、お礼はしっかりと伝えるようにしましょう。

また、電話を受けるときは3コール以内に取れることが理想とされていますので、就活中はなるべく携帯電話をこまめにチェックしておくのがベストですが、アルバイトなどで電話に出られない場合もあるので、留守番電話サービスの設定をしておきましょう。折り返す前に担当者の名前をメモできる可能性もありますのでおすすめです。

電話を折り返すときは、担当者でない人が取る可能性もありますので、その場合は「先ほど○○部○○課の○○さまからお電話をいただきました。恐れ入りますが、○○さまをお願いできますでしょうか」と、しっかり取り次ぎをお願いしましょう。

まとめ

メールに慣れてしまっていると、電話はかけるのも受けるのも緊張しますよね。また、かける前までは平気だったのに、話し始めたら急にドキドキするということも。本番で失敗しないため、ぜひ基本のマナーを覚えておいてください。

(学生の窓口編集部)

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