履歴書はクリアファイルに入れて送る? 郵送するときの注意点

履歴書はクリアファイルに入れて送る? 郵送するときの注意点

2019/05/27

就活の基礎知識

履歴書はクリアファイルに入れて送る? 郵送するときの注意点

最近では、エントリーシートもデータで送ることが多く、日常生活で手紙を送る習慣などもないため、急に郵便を送るとなると「あれ、どうすればいいんだっけ?」と思うことがあるのでは? 

就活の選考では、履歴書やエントリーシートを送ったり、内定承諾書を送ったりと、郵便を利用しなければならないときがあります。そんなときは、どのように書類をおくればいいのか、どんな封筒を使えばいいのかと、細かいことまで気になるもの。中でもクリアファイルに入れるかどうかについては、いろんな説があり悩んでしまうはず。

そこで今回は、クリアファイルを使った郵送の仕方と、クリアファイルを使わずにクリップで書類をまとめる場合の2種類をご紹介します。

書類の郵送方法のマナー

エントリーシートを郵送するときは添え状(送付状)を同封して、クリアファイルでまとめるほうがよいです。ただ、クリアファイルを使わずにクリップどめをするという方法もあります。

クリアファイルに入れるほうがスタンダードですが、使用しない場合は、クリップで書類をまとめるのもよいです。そのときは、書類の左上に銀色のクリップをとめるようにします。細かいビジネスマナーがあるので、その点を確認しておきましょう。

・添え状を同封する
・封筒に入れる順番は上から添え状・履歴書・エントリーシート・その他の書類
・封筒に「履歴書在中」あるいは「応募書類在中」と赤字で書いて周りを四角で囲む
・封筒をとじた箇所の中央に「〆(しめ)」マークを書く
・郵送する前にコピーをとる

まず、添え状を同封するということを忘れないようにしてください。添え状には、何が同封されているか記載します。まれに、添え状にも自己PRや志望動機を書くことをすすめている情報サイトがありますが、同封している履歴書やエントリーシートで伝えられるため、必要ないといえます。

また、書類を入れる順番にも気をつけてください。入れる順番はある程度が決まっているものなので、従いましょう。そして、何が入っているか郵便局員や企業の担当者に伝えるために封筒には「履歴書在中」や「応募書類在中」と赤字で書きます。忘れがちなのが、書いた文字を四角で囲むということ。ルールなのできちんと守りましょう。

まれに「〆」マークを「×」マークと書いている就活生がいますが、明確な違いがあるので書き分けるようにしてください。さらに郵送する前に履歴書やエントリーシートをコピーをとっておくことをおすすめします。コピーをとっておけば面接前に見直しができるので、どのような回答をするか、自己チェックすることができます。

書類の郵送方法には細かいルールやマナーがありますが、ひとつひとつに丁寧に対応しましょう。

郵送する場合はクリアファイルが必須

履歴書の郵送方法のポイントはクリアファイルです。中の書類が折れず、雨に濡れず、きちんと届けてもらうために、クリアファイルを使用してください。このときはクリップで書類をまとめる必要はありません。色や柄のない透明でシンプルなクリアファイルを選びます。

クリップどめをする際の注意点

クリアファイルではなくクリップでとめるという方法もあります。書類がバラバラになってしまい紛失することを避けるためです。クリップでとめるときは注意点があるので下記のことに気をつけましょう。

・クリップの色は銀色
・左上にとめる

色は赤色や黄色などカラフルなものは避けます。ビジネスシーンではふさわしくないとされているためです。シンプルな銀色が好ましく、一般的に広く使われています。

クリップをとめる場所は左上です。企業によって左上なのか右上なのか異なる場合がありますが、基本的には右利きの人がめくりやすいように、左上にするほうがよいとされています。

大切な書類はしっかりクリアファイルに!

クリアファイルは、郵送の場面だけでなくさまざまなところで役立てたい就活のマストアイテム。企業から配布された書類は基本的に折り曲げず、クリアファイルに入れて管理するようがよいでしょう。

クリアファイルはA4サイズの書類が入るサイズがおすすめです。100円で8~10枚ほど購入できるので、複数枚手元に持っておくとよいですね。

まとめ

履歴書やエントリーシートを郵送する場合は、クリアファイルに入れるか、クリップでとめるか、という選択肢があります。クリップでも問題ないのですが、クリアファイルのほうがスタンダード。郵送しているときに折れたり、雨に濡れたりすることを防げます。クリアファイルとクリップの併用という方法もありますが、クリアファイルだけで十分です。

まれにホッチキスを使う就活生がいますが、履歴書やエントリーシートの場合はあまりふさわしくありません。読みにくく、履歴書やエントリーシートはコピーをとることが多いので、ひとつひとつホッチキスを取らないといけないため、企業の方の手を煩わせてしまいます。

時間をかけて書いた履歴書やエントリーシートをきちんと届けるために、クリアファイルを有効活用してくださいね。

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