大学の授業・ゼミをどうしても欠席しなければいけないとき、どのように教授にメールすればいいか分からないという人は多いのではないでしょうか。教授は目上の人であるため、友達同士で気軽にやりとりするようなメールではなく、きちんとマナーを守ったメールにしなければなりません。

そこで今回は、大学の授業やゼミを欠席する際のメールの書き方について徹底解説。「体調不良の場合」「私用で休む場合」「コロナワクチン接種で休む場合」などケース別に例文を紹介します。

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大学での欠席メールが必要な時とは？

そもそも大学では、メールなどでの欠席の連絡は不要なケースがほとんどです。クラス授業や大人数での講義など、一般的な授業なら連絡する必要はありません。

しかし、次のような場合には欠席の連絡が必要です。

特に連絡が必要なケースの目安は「欠席することで迷惑がかかるか」です。例えばその日グループワークをする予定になっている、レポートの発表をする予定になっているなど、自分が欠席をすることで予定が狂ってしまうような場合には特に事前連絡が必要と考えましょう。

欠席届の提出により欠席扱いとならないことも

大学を次のような理由でお休みする場合には、欠席届を提出することでその期間は欠席扱いとしない、という制度が設けられているのが一般的です。

必要な手続きや添付書類は大学により異なります。特に最近ではコロナ感染拡大に伴い、コロナ対応については細かく決められているようです。
（症状が出たとき、濃厚接触者になったとき、ワクチン副反応が出たときなど）

欠席届の手続きはオンライン化されているところも多いので、大学公式サイトであらかじめ確認しておくと安心。いざという時でも落ち着いて対応できるでしょう。

欠席連絡のメールで守りたい基本のマナー

出席予定だったゼミにどうしても出られなくなったーーそんな時、教授にメールで欠席連絡をすることも出てくるでしょう。

大前提として、いくら仲の良い教授だとしても、友達ではありません。ですから教授へメールを送る時には、次のような基本マナーを意識するようにしてください。

上記はどれも大切なポイントですが、特に敬語はきちんと使うことが大切です。

話し言葉では「すみません」でOKでも、メールなどの文面では「申し訳ありません」が自然と出てくるといいですね。

メール連絡のタイミングは？

メール連絡のタイミングについては、欠席することが判明次第、できるだけ早めにすべきです。教授の方も常にパソコンの前で、リアルタイムにメールを受信しているとは限りません。直前のメールでは、授業の前に見てもらえない可能性が高くなります。

理想としては前日までに送っておくのが好ましいです。そうすれば朝のメールチェックで確認してもらえますからね。諸事情で当日の連絡になってしまった場合でも、欠席が決まった時点で速やかにメールを入れるようにしましょう。

ここからは、具体的なメールの書き方に続けて、例文もご紹介していきます。新社会人になったときのメールマナーの練習にもなりますので、是非参考にしてみてください。

大学での教授あて欠席連絡メールの書き方

メールの構成は基本的に6つです。教授宛に欠席連絡のメールを送る場合は、上から順番に埋めるとわかりやすいでしょう。

1）Subject（タイトル・件名）

メールフォームにも様々な種類がありますが、Subject・タイトル・件名などと記載されているところにはあなたが送りたい用件を記載します。

今回の場合は、「授業の欠席連絡」が用件となりますね。これがひと目で分かるように以下の例を参考に記載してみましょう。

メールの件名の例（用件）

・10月1日のゼミ欠席のご連絡 ・10/1ゼミの喪中による欠席について ・本日2限の授業に出席できません ・本日のゼミを欠席いたします

さらに、上記に加えて誰が欠席するのかも明記するとベター。Subject（タイトル・件名）を見て教授があなただとすぐ分かるように配慮すると、より丁寧に感じられるでしょう。

より丁寧な件名の例

・【△△学科4年高橋英樹】10月1日のゼミ欠席のご連絡 ・本日2限の授業に出席できません（△△学科4年高橋英樹）

2）宛て名

メール本文の最初には宛て名がきます。
「法学部 ○○先生」などと記載します。

「○○教授」と書くパターンもよく見られますが、教授というのは敬称というより肩書きにあたります。それに対して「先生」の方はよく知られた敬称ですから、ここは「先生」を使った方が無難でしょう。教授にも准教授にも講師にも使えて便利です。

そして「先生　様」とつい書きたくなるかもしれませんが「様」は不要です。「先生」も敬称にあたりますので、「様」をつけると二重敬称となってしまいます。

3）簡単なあいさつ

宛て名の次は「簡単な挨拶＋自分が何者なのかを名乗る」です。
鉄板となる挨拶例を挙げておきます。

3つ目の「お世話になっております」はややビジネスライクになってきます。学生のメールであれば「お忙しいところ〜」の方をまず覚えておきましょう。

このような挨拶は必須ではありませんが、あるのとないのとでは印象が変わってきます。定型文のように思ってしまうかもしれませんが、特に目上の人に対してなので入れることをおすすめします。

続いて「法学部国際法学科4年の高橋英樹です。」といった具合に名乗ります。教授はたくさんの学生を相手にしていますので、誰からのメールなのかを特定できるようフルネームは必須と考えましょう。

4）欠席する理由の説明とおわび

欠席の理由とおわびは、だらだら書かずに簡潔にまとめましょう。

例えば「風邪を引いたようで朝から38度の高熱が出てしまい、大学に行けそうにありません」などと一文でまとめます。

続けて「誠に申し訳ありませんが、本日の講義は欠席いたします」といった文を入れると良いでしょう。ここがメールの主旨となる最も大切な一文ということになりますね。

5）結びのあいさつ

結びのあいさつも必ず入れるようにしましょう。

例えば「何卒よろしくお願いいたします」といったフレーズです。

6）差出人を明記（署名）

最後にあなたの名前や所属学部・学科・学籍番号を詳しく記載します。

学生を多く抱える教授は名前だけでなく、所属する学部や学科・学籍番号で学生を把握している場合があるからです。

念のために、メールアドレスや携帯電話番号を入れておくのもおすすめ。沢山の項目となりますので、間違いのないように「署名」として保存しておくと便利です。

欠席連絡メールの例文をケース別にご紹介

上記の6つの構成を押さえた例文を、ケース別にご紹介しましょう。

体調不良の場合の例文

Subject：本日2限の授業に出席できません（国際法学科4年高橋英樹） 法学部　田中先生 お世話になっております。 法学部国際法学科4年の高橋英樹です。 風邪をひいたようで、朝から38度の高熱が出てしまい、大学に行けそうにありません。 つきましては本日2限の授業は欠席させていただきます。 直前のご連絡となってしまい、誠に申し訳ありません。 何卒よろしくお願いいたします。 ABC大学 法学部国際法学科4年 学籍番号123456 高橋英樹 メールアドレス：□□□@□□

「簡潔に、分かりやすく」を心がけながら、丁寧な表現や敬語を用いて教授に対して失礼のないメールに仕上げましょう。また、送信ボタンを押した後に「しまった！」というのはメールあるある。送信する前に再度文章を見直すことも忘れてはいけません。

私用で休む場合の例文

Subject：【国際法学科4年高橋英樹】10月1日のゼミ欠席のご連絡 法学部　田中先生 お忙しいところ失礼いたします。 法学部国際法学科4年の高橋英樹です。 10月1日のゼミですが、どうしても抜けられない所用ができてしまいました。 （兄が入院することになり、入院初日に付き添いすることになりました。） つきましては、10月1日については申し訳ありませんが欠席させていただきます。 当日のゼミでは発表の予定がありレポートを用意していますが、 差し支えなければ後日お持ちしてもよろしいでしょうか。 この度はご迷惑をおかけして申し訳ありません。 ABC大学 法学部国際法学科4年 学籍番号123456 高橋英樹 メールアドレス：□□□@□□ 携帯090-1234-5678

私用で休む場合の例文をご紹介しましたが、そもそも忌引きや体調不良などやむを得ない場合以外、ゼミはお休みしないというのが大前提です。どうしても欠席しなければならないときは、「所用のため」「個人的な都合により」といった表現を使います。

ただし、私用で休む場合は教授によっては「どんな理由なのか」と聞かれるケースも。理由によって欠席扱いにするかしないか、判断するためということもあるのでしょう。ですから、上記の例文のように具体的な理由を書いておくのもおすすめです。

なお、親族の法事や旅行など、早い段階で決まっている用事もありますよね。その場合はメールではなく、ゼミの前後などを利用して対面で相談するようにしましょう。

コロナワクチン接種で休む場合の例文

Subject：【国際法学科4年高橋英樹】10月1日のゼミ欠席のご連絡 法学部　田中先生 お忙しいところ恐れ入ります。 法学部国際法学科4年の高橋英樹です。 明日、10月1日のゼミですが、 9月29日に接種した新型コロナワクチンの副反応が出てしまい、 発熱が続いているため欠席させていただきます。 当日締め切りのレポートですが、次週の提出でもよろしいでしょうか。 提出が遅くなり申し訳ありません。 何卒よろしくお願いいたします。 ABC大学 法学部国際法学科4年 学籍番号123456 高橋英樹 メールアドレス：□□□@□□ 携帯090-1234-5678

新型コロナワクチン接種の副反応が出ている場合は、大学への登校を控えた方が良いことも。大学からコロナ関連の対応方法について案内がある場合は、それに従って自宅での健康観察などを行うようにしましょう。学生課など担当窓口で手続きをすることで、欠席扱いにならないケースもあります。

欠席メールを出した後でやっておくべき行動

欠席メールを出したからと言って、安心してはいけません。欠席メールを送った後は、教授や同級生などに以下を確認するようにしましょう。

同級生に情報共有してもらう

情報共有してくれる友人がいる場合は、ノートやプリント・課題提出日などの情報を必ず確認しましょう。

中には、期末テストを設けている講義もあるため、1週の抜け漏れがテストの結果に反映される可能性も考えて動かなければなりません。

教授にメールで課題などを確認する方法も

欠席メールを出した後、教授からの折り返し連絡がある場合もあるでしょう。

その際に、新しい課題があるかどうかを確認することもできます。課題の確認メールについては以下の例文を参考にしてみて下さい。

課題があるかどうかを確認する際の例文

Subject：【国際法学科4年高橋英樹】本日欠席した授業の課題について 田中　先生 お世話になっております。 法学部国際法学科4年の高橋英樹です。 ご確認いただき、ありがとうございます。 もし本日の授業で、次週までに提出が必要な課題が出ていましたら、 ご教示いただけますでしょうか。 お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ありません。 どうぞよろしくお願いいたします。 ABC大学 法学部国際法学科4年 学籍番号123456 高橋英樹 メールアドレス：□□□@□□ 携帯090-1234-5678

提出物があれば締切りを守れるように動く

もし、課題の有無を確認した際に提出物があると知った場合は、教授の指示に従い締切りを守れるように動くのが最適です。

締切りまでに動くことにより、教授からの信頼も厚くなるでしょう。

教授があなたの提出物に対して特別な配慮をしてくれた場合は、メールでのお礼だけでなく、教授に直々に感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

まとめ

大学の授業やゼミを欠席する際のメールの書き方を解説しました。改めて基本マナーをこちらにまとめておきます。

目上の人に対するメールは、不慣れなことも多いかもしれません。欠席のメール連絡1つとっても緊張してしまいますよね。実際、教授は学生たちのマナーをよく見ていることが多いもの。ここはしっかりと書き方をマスターして、きちんとした文面に仕上げていきましょう！