書類のまとめ方

基本的に、小論文をはじめとする書類を提出する際は、クリアファイルに入れるようにしましょう。持参する場合でも郵送する場合でも、書類が折れ曲がったり雨に濡れてしまう可能性がかなり低くなります。このときに使用するクリアファイルは、イラストやロゴが入っていない無地のもので、新品を使用してください。

また、小論文に限らず、書類は2枚以上の枚数を提出することがあると思います。そのような場合は、基本的にはホッチキスで留めず、クリップでまとめたうえでクリアファイルに入れると好印象です。

当日持参する場合

小論文は、事前に提出する場合もありますが、面接の日に持参する場合もあります。持参して直接担当者に渡すときは、クリアファイルに入れたものを封筒に入れて持っていきましょう。封筒は、茶封筒ではなく白の無地で、A4のクリアファイルを折らずに入れられる角2号か角形A4サイズのものを使用します。

また、封筒は宛名を書く面が表になるので、封筒の表面に書類の表面がくるように、向きを合わせにして入れます。郵送ではありませんから、のりやテープで口を留める必要はありません。渡したあとに担当者がすぐに確認できるようにしておきましょう。

人事担当者は、就活期間中に数え切れないほどの応募書類をチェックしています。この封筒に何が入っているのか一目でわかるよう、表面の左下に「提出課題在中」または「小論文在中」などと記載しておくとよいでしょう。

また、鞄の中で封筒の端が折れ曲がったり、汚れが付着してしまったりしないよう、さらに薄めのプラスチックケースなどに入れていくと安心です。企業の担当者の手に渡るまで、できるだけきれいな状態をキープできるようにしましょう。

事前に送る場合

たとえば、一次面接の前や、一次面接と二次面接の間に小論文の提出を求められることもあります。その場合は手渡しではなく、メールまたは郵送で小論文を送ることになります。メールで送る場合と郵送で送る場合、それぞれの注意点を押さえておきましょう。

メールで送る場合

「小論文はメールでお送りください」と指示があった場合、まず忘れてはいけないのはファイルの作り方です。多くの場合、ワードなどのファイルで作成すると思いますが、送付するときにはPDFに変換して添付します。ワードやエクセルのままだと、印刷するときに構成がずれてしまうこともあります。これは履歴書なども同じですが、文章が編集されては困る書類をメールで送る際は、PDFに変換するということを覚えておいてください。また、ファイル名には日付と応募課題の種類、氏名を付けます。

メールの件名は「小論文送付の件／氏名」と簡潔に。本文には会社名、部署名、担当者名、要件を記載します。メールの最後に氏名、住所、電話番号、メールアドレスが入った署名を付けると、担当者も誰からのメールかわかりやすくてよいでしょう。

また、個人情報が含まれる書類をメールで送るときは、万が一送付先を間違えてしまったときに、個人情報を見られるリスクを軽減するためにもパスワードを付けることをおすすめします。

郵送する場合

小論文を郵送する場合は、添え状を同封することがマナーです。小論文と添え状の準備ができたら、封筒の表面に宛名を書きましょう。まず、住所ですが「○○区△△1-2-3」など省略した形ではなく、「東京都○○区△△一丁目二番地三号」のように書くことがマナーとされています。

次に、住所と会社名の書き始めの高さはそろえ、部署名や担当者の高さは一文字分下げて書きます。このとき、担当者がわかっている場合は「○○株式会社 ○○部 ○○課 ○○ 様」とし、担当者がわからず部署宛に送る場合は「○○株式会社 ○○部 ○○課 御中」とします。（株）と略さずに「株式会社」と記入しましょう。

封筒の裏面には、差出人の住所、大学名、氏名を記載します。封筒の継ぎ目の右側に郵便番号と住所、左側に大学名と名前がくるように書き、左上に投函する日にちを書きます。書類を封筒に入れたら、テープではなくのりでしっかりと封を閉じ、「〆」のマークを書きましょう。

まとめ

手渡し、メール、郵送と、それぞれにマナーがあり覚えるのは大変ですが、社会人になったら身に付けておいて損はありません。担当者に少しでもよい印象を持ってもらうためにも、小論文提出のマナーはぜひ押さえておいてくださいね。

（学生の窓口編集部）