企業から来たメールへの返信マナー5つ 就活前に知っておきたい最低限のルールとは

企業から来たメールへの返信マナー5つ 就活前に知っておきたい最低限のルールとは

2018/04/20

就活マナー

企業研究

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就活中、企業とやりとりする手段でメインになってくるのがメールです。普段はSNSなど、メール以外でコミュニケーションを取っているという方も多いかもしれません。しかし、就活の際にはビジネスマナーを押さえたメールができないと、気づかぬ間に選考中の企業に対して失礼な対応をしてしまうこともあります。

例えば、面接日程などの連絡が企業から来たときには、どう返信するのがよいのでしょうか。ここで、ビジネスメールで押さえておきたい5つのマナーをご紹介します。失礼な対応で相手からの印象を悪くしてしまわないように、最低限のことは知っておきましょう。

企業から来たメールへの返信マナー5つ 就活前に知っておきたい最低限のルールとは1

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メールにもビジネスマナーがあることを知ろう

就活するまでは、あまり使うことのないメール。以前はスマホでもメールのやりとりをすることが多かったのですが、最近では別のアプリやツールで連絡を取ることが多くなってきています。そのため、メールでどのように目上の方と会話すればよいのかわからない、という方も多いでしょう。さらに、普段目上の人と会話するときの敬語と、ビジネス上の敬語はまったく異なります。

また、ビジネス敬語とビジネスメールで使う敬語も、話し言葉と書き言葉の違いがあることはご存じでしょうか。就活生のみなさんは、まずメールにもビジネスマナーがあることを知っておきましょう。そして、敬語にはそれぞれ違いがあるという認識を持っておくことが大切です。

企業からのメールで返信が必要な就活のシーンとは?

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では、そんなビジネスメールに対して返信しなければならないシーンとは、一体どのようなものなのでしょうか。就活でよくあるシーン別に解説します。

メール返信が必要なシーン1:企業から選考通過の連絡が来たとき

まず、一番多く受け取るのが、選考通過の連絡でしょう。新卒の面接回数は企業によって異なりますが、書類選考・一次選考・二次・三次・四次・五次選考などがあって、最終選考があります。選考を通過する回数分、メールを受け取ることになるわけです。毎回返信することを義務化されているわけではありませんが、面接日程の件も一緒に連絡されることもありますので、返信マナーについて知っておくことが重要です。
単純な選考通過に関してはお礼をお伝えし、選考の時間を割いていただけることに関して感謝の念をお伝えしましょう。

メール返信が必要なシーン2:企業から面接日程調整の連絡が来たとき

選考通過の連絡が来たときと同じタイミングで対応する場合もありますが、電話でのやりとりで面接日程が決まらなかった場合、メールなどでやりとりする場合もあります。面接日程の打診が来た場合は、提示されている日程内で調整がつくならば、日時と場所を明記して、「上記日程で伺いますので、宜しくお願いいたします」とお伝えしましょう。
調整がつかない場合は、送っていただいた日時と同じ、あるいは少し多いくらいの希望日程を書いてご返信し、先方に日程を選んでいただけるようにしましょう。もちろん、ご提示いただいた日程の都合がつけられないことに関して、お詫びすることも忘れないでください。

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メール返信が必要なシーン3:企業から選考結果のフィードバックが来たとき

中には、選考結果以外に面接のフィードバックをくださる企業もあります。もし残念な結果であったとしても、よかった点・悪かった点についてフィードバックいただけるのは大変ありがたいことです。悪かった点については、他企業の面接にも生かせるポイントとなりますので、ぜひ改善していってください。
お忙しい中わざわざフィードバックの時間を割いてくださったわけですから、返信する場合にはそれに対する感謝の言葉と今後どう生かしていくのかという抱負も加えて返信しましょう。そうすれば、先方も「フィードバックしてよかった!」と思ってくださるはずです。あなたが面接を受けるのは1回かもしれませんが、企業は数百~数万人という学生と会っている中で、丁寧に対応してくれていることを忘れないでください。

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