押さえておきたい5つのメール返信マナー

返信するシーンを理解できたところで、押さえておきたい5つのメール返信マナーをご紹介します。

企業へのメール返信マナー1.返信は24時間以内に行う

返信は必ず24時間以内に行うのが、重要なポイント。電話と違って、メールは相手がいつでも対応できるというメリットがあります。しかし、基本的にはできるだけ早く返信がほしいもの。24時間以内はあくまで「デッドライン」だということを覚えておきましょう。
結論が出せる日程が24時間以降になってしまう場合は、確認した旨と結論の連絡がいつになるのか、ということを返信して相手を安心させるのが礼儀です。結論が先だからといって、メールの返信自体を先延ばししないように注意してください。

企業へのメール返信マナー2.ビジネスメールの構成に沿う内容にする

ビジネスメールの基本的な構成は、下記のようにするといいでしょう。

お相手の企業名、部署名、役職、お名前

まずは誰に対してメールを送っているのか、企業名からお名前まで抜けもれなく省略せずに明記してください。ここで間違いがあると大変な失礼にあたります。特に注意しましょう。

あいさつ

「いつもお世話になっております」「ご連絡いただきありがとうございます」など、本題に入るための助走のようなものと捉えてください。また、このタイミングで所属大学と名前を伝えます。

用件

選考通過に関するお礼、面接日程の件などを伝えます。何か決める必要があるもの、あるいは質問などがあればここに書いてください。

結びのあいさつ

面接日程の返信などの場合は「当日お会いできることを楽しみにしております。宜しくお願いいたします。」などのごあいさつを入れて結びとしてください。

署名

メールの本文を書き終わったら、署名の確認をしてください。大学名・学部学科名・学年・名前・電話番号・メールアドレスなどを明記するのが一般的です。署名とわかるように、破線などで上下を囲ってください。

企業へのメール返信マナー3.相手の文章は返信時に引用する

先方が送ってくださったメール文は、引用返信という形をとります。メールの設定にその機能がついていますので、引用返信ができるようにあらかじめ変えておきましょう。先方が検索する手間を省き、簡単に前回までの内容を確認してもらうことができます。ビジネスメールでは引用返信が基本ですので、忘れず設定しておきましょう。

企業へのメール返信マナー4.用件を最初にまとめる

複数の用件を伝える場合、「ご連絡が3点ございます」などのようにまとめてお伝えし、番号を振るなどして見やすいよう整理してください。先方がその一文を見れば、質問で返信が必要なのか、連絡で見ておけばOKなのかを判断できます。わかりにくい文章で、先方の貴重な時間を奪わないように配慮しましょう。

企業へのメール返信マナー5.なるべく少ないターンで終了させる

特に面接日程などの場合、先方が提示してくれた日程で都合がつかない場合もあります。その場合は、自分が可能な日程を複数提示して返信し、次の先方からの返信でメールのターンが終了するようにしてください。ピンポイントに日程提示をした場合、メールがラリーのように長く続いてしまうことも考えられます。ここでも相手の時間に配慮することが重要です。

以上、5つの返信マナーを押さえれば、メールの返信で失礼もなくなります。また、要領のよい学生だという印象を与えることもできるはずですので、ぜひ覚えておきましょう。

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まとめ

就活中に「これで本当に大丈夫？」と不安になることも多い、企業から来たメールの返信マナー。今回はポイントを5つに絞ってご紹介しました。「何から手をつければいい？」と戸惑っている方は、ぜひこちらを参考にしてみてください。就活中にこれだけの配慮ができる学生になれれば、社会人になってからもメールのやりとりに自信を持って対応できるはずですよ。

・執筆：高下真美
新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。