就活中に企業へメールで質問するときのマナーは? お礼メールの作成方法も紹介【例文つき】

就活中に企業へメールで質問するときのマナーは? お礼メールの作成方法も紹介【例文つき】

2019/06/11

就活の基礎知識

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就活を進める中で増えていくのが、企業へのメールでのお問い合わせ。

今回は、ビジネスメールを作成するときのポイントに加え、企業にお問い合わせをする際の基本的なマナーと例文をご紹介します。

就活中に企業へメールで質問するときのマナーは?

メールで質問するときのメール文章作成手順

企業の担当者にメールを送る際は、ビジネスメールとして失礼のないようにしましょう。

例文と解説

・例文


【件名】
会社説明会について/○○大学 □□ ●●(氏名)

【本文】
株式会社△△
総務部人事課 ××様

お世話になっております。
私○○大学◎◎学部の□□と申します。

5月20日の会社説明会についてお伺いさせていただきたく、ご連絡いたしました。

HPでは終了時間についての記載がありませんでしたので、
目安のお時間を教えていただけますでしょうか。

御多忙の折、恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部
□□ ●●(氏名)
090-1234-****
syukatutarou@******.com


・件名

件名は簡潔に「どんな用件で誰からメールが来たのか」がわかるようにしましょう。

・宛名
ビジネスメールでは、本文の中に宛名を書きます。宛名は、社名・所属部署・担当者名です。担当者がわからない場合には「採用ご担当者様」にしておくとよいでしょう。

・本文
本文は、挨拶→名乗り→要件→結びの順で書きます。文章の中でもきちんと名乗るのが、ビジネスメールのマナーです。

・署名
本文の最後には署名を入れます。メール機能の署名フォーマットを使って、自動で挿入されるように設定しておくと安心です。

その他の例文を紹介

・面接の際の持ち物について尋ねる場合

【件名】
面接の持ち物について/○○大学 □□ ●●(氏名)

【本文】
株式会社△△
総務部人事課 ××様

お世話になっております。
私○○大学◎◎学部の□□と申します。

6月10日(火)17:00に面接のお約束をいただいております
面接に関してですが、特に持ち物などは必要ありませんでしょうか。
筆記用具の他に必要なものがありましたら、ご指示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部
□□ ●●(氏名)
090-1234-****
syukatutarou@******.com


ポイントは、日程だけでなく面接時間も入れていることです。

採用担当者は、多数の学生とやりとりをしているので、問い合わせの数も多くなります。面接時間を記載しておくと、何に対する問い合わせか把握しやすく、担当者の方も対応がしやすいでしょう。

お礼メールの作成方法

企業からの返信が来たら、お礼の返信をするのがマナーです。
テンプレを参考にしつつ丁寧な返信をし、印象のよい対応を心がけましょう。

例文と解説

・例文

【件名】
Re:面接の持ち物について/○○大学 □□ ●●(氏名)

【本文】
株式会社△△
総務部人事課 ××様

お世話になっております。
○○大学◎◎学部の□□です。

先日は、面接の際の持ち物についてお答えいただき、ありがとうございました。

・履歴書
・ポートフォリオ
・筆記用具

以上3点、6月10日の面接の際に持参させていただきます。

当日はお時間をいただき恐縮ですが、お会いできるのを楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部
□□ ●●(氏名)
090-1234-****
syukatutarou@******.com


・件名

件名は変えずに、そのまま返信しましょう。変更してしまうと、何に対するメールだったのか件名から判断できなくなってしまうので注意しましょう。

・宛名
複数回のやりとりがあっても、宛名はその都度記載しましょう。

・本文
挨拶→名乗り→用件→結びという流れはお礼のメールでも変わりません。

・署名
こちらも宛名と同じで、毎回入れるようにしましょう。

その他の例文を紹介

お礼メールの返信例の流れを見てみましょう。

・企業からの回答例

【件名】
Re:会社説明会について/○○大学 □□ ●●(氏名)

【本文】
○○大学
□□様

お世話になっております。
株式会社△△の××と申します。

この度は弊社会社説明会についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
ご質問いただきました説明会の終了時刻ですが、17時を想定しております。
16時半まで弊社担当が説明を行い、その後質疑応答に入ります。
質問の数によって終了時刻が前後することもあるので、ご了承ください。

ご予定がある方は、16時半以降の離席は自由とさせていただきます。
□□様も、ご予定がある場合にはご無理なさらないようお願い申し上げます。

株式会社△△
総務部人事課 ××


・返信例

【件名】
Re:会社説明会について/○○大学 □□ ●●(氏名)

【本文】
株式会社△△
総務部人事課 ××様

お世話になっております。
○○大学◎◎学部の□□です。

先日は会社説明会の終了時間の目安をお答えいただき、
誠にありがとうございました。
お忙しい中お手数をおかけしてしまい、申し訳ありません。

当日はぜひ××様のお話も伺わせていただきたく存じます。
その際はよろしくお願いいたします。

○○大学◎◎学部
□□ ●●(氏名)
090-1234-****
syukatutarou@******.com


企業にお礼メールを出す際は、回答へのお礼の他に「多忙の中時間を割いてくれたことへのお礼」「内容の復唱」が記載されていると、より丁寧な印象です。
また担当者への感謝の言葉は、忘れないようにします。

まとめ

メールで企業に対して問い合わせをするのはハードルが低いように感じるかもしれません。しかしビジネスメールにはマナーがあることを理解し、ポイントを押さえた問い合わせを心がけましょう。

(学生の窓口編集部)

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