会社説明会への参加申し込みメールの書き方

会社説明会は就活を行う学生と採用を行う担当者が最初に関わる場だと言えます。したがって、会社説明会への参加申し込みメールは企業とのコミュニケーションの第一歩とも言えるでしょう。

その際、丁寧かつ相手への好印象につながるメールを送るには、言葉遣いはもちろん、ビジネスシーンで使われる書式などを上手に活用するのがポイントです。このメールマナーは、社会人になってからも取引先とやりとりをする場面などに生きてきます。就活をしていく中でビジネスメールの作成に慣れていきましょう。

件名は簡潔にわかりやすく

メールのタイトルにあたる件名は、そのメールにどのようなことが書かれているか一目でわかるようにすることが大切です。特に企業の採用担当者は、毎日何十通、場合によっては何百通ものメールに目を通すこともあります。

そのため、何に関するメールなのかわからない件名や、あまりにも長い件名のメールは相手にとってわかりにくく、確認の優先順位を下げられてしまう可能性があります。

このような事態を避け採用担当者にきちんと目を通してもらうためにも、件名は簡潔にわかりやすい文面にすることを意識しましょう。また、他の学生のメールと区別がつきやすいように、学校名と氏名も必ず入れておきましょう。

メールの基本構成

メールの構成要素のうち、宛先（メールアドレス）、タイトルである件名、相手の宛名、文章となる本文、そして自分の名前を記す署名は基本構成といえるものです。

宛先のメールアドレスは企業のホームページなどに記載があったら、それをコピー＆ペーストすれば入力ミスを防ぐことができます。送信前に必ず確認する習慣を身に付けましょう。

件名は先ほど述べたように、メールの受信ボックスの中で「見出し」の役目も果たすものなので、簡潔かつわかりやすい文面を心掛けましょう。学校名と氏名もお忘れなく。

宛名には、会社名や採用担当部署名、担当者名を入力します。「社名」は株式会社などの法人格を省略せずに入力します。

担当部署は「人事部」「総務部人事課」など、会社によってそれぞれです。説明会の募集要項などに担当部署が書かれている場合は、それを参考にしてください。担当者名がわかる場合は、名前まで書きましょう。担当者の役職がわかる場合は、「人事部 人事課長 ◯◯様」などと入力します。名前がわからない場合は、部署の後に「御中」を付けるとよいでしょう。

本文で気をつけることは、挨拶に始まり挨拶に終わること、そして相手の名前の書き方です。後ほど例文を紹介しますが、本文中で志望する企業を書き表したい場合は「御社」ではなく「貴社」という言葉を使います。

最後に署名は学校名・学部・学科・学年と氏名、連絡先を記入します。氏名には念のため、ひらがなやローマ字でふりがなを入れておきましょう。また、本文と署名の間に罫線を入れるなどして、担当者が読みやすくなるような工夫も必要です。

就活説明会参加申し込みメールの例文

実際にそれぞれの項目に気をつけながら、就活説明会の参加申し込みメールを作成してみましょう。

＝＝＝＝＝
（件名）
○月○日（曜日）会社説明会の参加申し込み（○○大学・氏名）

（本文）
株式会社△△
総務部人事課 ××様

突然のご連絡失礼いたします。
私、○○大学◎◎学部の□□と申します。

現在、就職活動を行っており、
貴社の会社説明会に参加させていただきたく、メールいたしました。

参加日時：○月○日（曜日）13：00～

お忙しいところ恐れ入りますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

———————————————————
○○大学◎◎学部○○年
□□ □□（氏名）
電話：000-0000-0000（携帯電話など日中連絡がつくもの）
e-mail: abcdef@ghi.nr.jp
＝＝＝＝＝

メールを作成したら、誤字脱字がないか十分に確認してから送信しましょう。署名には、大学名と氏名だけではなく、企業から折り返しの連絡ができるように住所や電話番号、メールアドレスなども付記しておきます。就活ではさまざまな場面で企業とメールのやり取りをする場面がありますので、あらかじめ自分が使いやすい文面のフォーマットやテンプレートを作成しておくと便利です。

会社説明会の案内に返信する場合のメールの書き方

会社説明会は自分から申し込むケースのほかに、以前その企業に資料請求していた、就活サイトでその企業にエントリーしていた場合などは、企業側から会社説明会の案内メールが届くことがあります。このようなケースでのメール返信の仕方、文面について見ていきます。

参加でも不参加でも返信する

企業から会社説明会の案内メールが送られてきた場合は、出欠の有無を返信しましょう。メールにあらかじめ「返信不要」という記載がある場合は、折り返しメールを返信する必要はありませんが、会社説明会に参加する場合はなるべく早めに返信しましょう。またメールの返信は、深夜や早朝は避け業務時間内に送るのがベターです。

会社説明会の案内に対する返信メールの例文

それでは、企業から送られてきた会社説明会の案内メールに対してはどのように返信すればよいのでしょうか。説明会に参加する場合、不参加の場合、日程を調整したい場合の、3パターンに分けて、例文を紹介していきます。

説明会に参加する場合

＝＝＝＝＝
（件名）
Re:会社説明会日程のご連絡（企業名）

（本文）
株式会社△△
総務部人事課 ××様

お世話になっております。
○○大学◎◎学部の□□と申します。

このたびは説明会の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
必要書類を持参し、○月○日13時に貴社へお伺いいたします。
当日は何とぞよろしくお願いいたします。

（署名）
＝＝＝＝＝

不参加の場合

＝＝＝＝＝
（件名）
参加辞退のご連絡：○月○日開催会社説明会（○○大学・氏名）

（本文）
株式会社△△
総務部人事課 ××様

お世話になっております。
○○大学◎◎学部の□□と申します。

○月○日開催の会社説明会につきましてご連絡させていただきました。
当日、急用のため伺えなくなってしまいました。
参加の機会をいただいたにもかかわらず誠に申し訳ございません。

お忙しい中お手数おかけしますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

（署名）
＝＝＝＝＝

日程を調整したい場合

＝＝＝＝＝
（件名）
○月○日貴社説明会参加日変更のご相談（○○大学・氏名）

（本文）
株式会社△△
総務部人事課 ××様

お世話になっております。
○○大学◎◎学部の□□と申します。

このたび、メールにて御案内いただいた
貴社説明会の参加日変更のご相談でご連絡させていただきました。

御案内いただいた○月○日ですが、大学のゼミが重なり、
参加できなくなってしまいました。

勝手なご相談で恐縮ですが、○月□日（曜日）14時開催の説明会に
参加させていただくことは可能でしょうか。

お忙しい中お手数おかけしますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。

（署名）
＝＝＝＝＝

不参加や日程変更のメールを送る場合は、より丁寧な文面を心がけ、日程も余裕を持って返信しましょう。説明会前日などの「ドタキャン」は厳禁です。日程調整に対応してもらった場合は、必ずお礼のメールを送ることも忘れないようにしましょう。

まとめ：場面に応じたマナーを意識しましょう

会社説明会のメールは、ほとんどの場合がその企業の人と初めてコミュニケーションをとる場面になります。説明会に参加する・しないにかかわらず、お互いが気持ちよくやりとりできるよう、それぞれの場面に応じたマナーを意識しましょう。この機会を社会人とメールでやりとりするチャンスと考え、就職活動の時期に、社会に出ても通用するようなメールのマナーを身に付けてください。

マイナビ学生の窓口編集部