【内定承諾書】郵送方法と添え状の書き方のコツ

【内定承諾書】郵送方法と添え状の書き方のコツ

2019/06/03

就活の基礎知識

就活で内定をもらった際、企業より内定契約書を頂きます。内定契約書には、内定承諾書や入社承諾書が同封されており、その書類を返送することで、入社への意思を表明するのです。​

この記事では内定承諾書​の返送方法をご紹介します。同封する添え状には、内定に対するお礼の言葉を添えるとよいでしょう。添え状の詳しい書き方は、後ほどご説明します。​

内定承諾書

内定承諾書とは?

内定承諾書とは、内定を頂いた際に企業から渡される契約書です。内定承諾書には下記の意味があります。

・企業が内定を出したという証明
・入社への意思表示

企業は、毎年何人採用するか計画を立てています。そして、その計画通りに人材を確保できるように採用を進めるので、内定辞退が続出すると、企業としては困ってしまうのです。そのため、内定承諾書を渡して、就活生の意思を確認します。

とはいえ、内定承諾書に法的拘束力はないので、内定承諾書を出した後に、内定を辞退したとしても法律違反になるわけではありません。あくまでも企業と就活生のあいだで交わされた約束です。

ただし、提出する書類の中に、損害賠償に関する記述があった場合は要注意。内定辞退により、損害賠償を請求されることがあります。めったにあることではありませんが、書類を受け取ったときには、しっかり確認してください。

企業との大切な誓約書に当たるので郵送は慎重に!

内定承諾書は、企業との大切な誓約書です。郵送は慎重に行いましょう。提出期日に遅れてしまうと、せっかくもらった内定が取り消しになる可能性があります。入社する企業に対して、失礼のない対応を心掛けましょう。

内定承諾書の郵送方法

内定承諾書の郵送方法をご紹介します。郵送するときの注意点は下記の通りです。

・クリアファイルに入れる
・添え状を同封する
・A4サイズの白い封筒を使う

内定承諾書は重要な書類ですので、折れたり、雨でぬれたりしないように、クリアファイルに入れて郵送します。また、添え状を忘れないようにしましょう。

内定承諾書は、一般的にA4サイズの用紙に書かれていますので、折らずに入れることができる角型2号の白い封筒がおすすめです。場合によっては、企業からの郵送物の中に、返信用封筒が同封されていることがあります。その場合は、企業からの指示に従い、返信用の封筒を使います。

返信用封筒を使うときは「人事部行」と記入されていることが多いです。そのときは「行」を二重線で消して「御中」に書き直しましょう。個人名が書かれているときは「様」に書き直します。

内定承諾書に限らず、就活に関する書類では、修正テープや修正液を使わないようにしましょう。

内定承諾書を郵送する際に必要な添え状の書き方

内定承諾書を郵送する際に必要な添え状の書き方をご紹介します。

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◯◯年◯月◯日(右端)

株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様(左端)

大学名
学部名・学科名
名前
郵便番号
住所
電話番号
メールアドレス(右端)

内定承諾書の送付について(中央)

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
つきましては以下の書類を送付致しますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

4月から新入社員として貴社で働かせていただけることを思うと身の引き締まる思いです。
ご指導、ご鞭撻の程、何卒よろしくお願い致します。(左端)

敬具(右端)

記(中央)

内定承諾書・・・1通(左端)

以上(右端)
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内定をもらえたことに対する感謝の気持ちを伝えます。ただし、手紙とは違うので2行程度に留め、簡潔に記載します。

まとめ

内定契約書の、郵送方法についてご紹介しました。とても重要な書類ですので、マナーを守りつつ速やかに対応するようにしましょう。

内定契約書提出後に辞退するときはまず電話で辞退の意思を伝えましょう。多くの場合、一度直接会ってお話をするという流れになるので、そこで内定を辞退することを伝えます。後日、詫び状を送付するとよいでしょう。

内定を取ってからも、入社するまで気を抜かずに最後まで誠意ある行動を心がけましょう。

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