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辞退は特別なものではない

どんな理由にせよ、選考辞退や内定辞退の意思を伝えるのは勇気のいることです。もしかしたら、相手を怒らせてしまうかもしれないとの不安も胸をよぎります。
しかし、就活生の辞退は珍しいことでもはなく、企業側もあらかじめ想定している場合がほとんどです。

もちろん、だからといって辞退が失礼にあたらないという意味ではありませんが、企業側は採用のプロです。就活生にもいろいろな事情があることを熟知しているはずです。辞退すると心を決めたからには、誠意を持ってお断りの意思を表示することが大切です。

メールでの辞退の返信マナー3つ

面接や内定を辞退せざるを得ない局面に遭遇したときは、できるだけ相手方に失礼のないよう、しかしはっきりと辞退の意思を伝えなくてはなりません。メールで辞退する際の最低限のマナーを紹介します。

なるべく早く連絡する

辞退の意思を固めたら、企業にはなるべく早めに伝えましょう。面接ならば数日前、内定通知ならば1週間以内が目安です。採用担当者は、早い段階から面接や入社の準備を進めています。
それに加え、あなたが辞退することによって、ほかの候補者を選びなおしたいと考えているかもしれません。迷惑をかけないためにも、早めにこちらの意思を表示することが最低限のマナーといえます。

辞退理由は記載しなくてもいい

辞退理由を述べなければいけない、といった決まりはありません。「一身上の都合により」などの定型句を用いて簡潔に伝えるのでもよいでしょう。定型句だと不十分に感じるかもしれませんが、そんなことはありません。
採用活動期間中、多数の仕事をこなす採用担当者にとっては伝わりやすい表現であることが望ましいといえます。「仕事内容に自信がない」「本当は辞退を迷っている」などとこちらの事情をあれこれ語ってしまうと、相手が説得を試みるケースも想定されるので、辞退したい旨をシンプルに伝えましょう。

メール＋電話も組み合わせる

内定までもらったが辞退したい、お世話になった採用担当者なので失礼のないよう終わりたいとの思いから、メールで一方的に辞退を告げるのは心苦しいと感じる人もいるかもしれません。
そんなときは、メールだけでなく、電話でも謝罪を伝えるのがよいでしょう。まずは電話で辞退を詫び、重ねてメールも送る（もしくは、メールを送った後に電話をする）ことで、より丁寧な印象を与えるはずです。

ケース別例文集

実際にどのようにメールで辞退を伝えるべきか、例文を紹介していきます。

選考辞退の場合

メールで辞退を連絡する際には、なるべく「わかりやすく」、「失礼がない」ように伝えるのがポイントです。一つめに挙げるのは、「選考段階で辞退する」際のメールです。

内定辞退の場合

2つめに挙げるのは、「内定を辞退する」際のメールです。企業が採用活動に投じた時間や手間を考えれば、面接を断る場合よりもさらに誠意をこめる必要があります。

直接お詫びできなかったことを詫びる場合

辞退しようと電話をかけたものの、担当者不在のために繋がらなかったというケースもあるでしょう。その際は、メールで改めて辞退の意思を伝えます。

こんなときどうする？

当日に辞退する場合

選考が進む中で、やむをえず当日に面接を辞退しなくてはならないケースも出てくるかもしれません。こういった突然のキャンセルは、メールではなく必ず電話で伝えるのがマナーです。また、体調不良や天候による交通機関の停止などを理由に辞退を申し出る場合には、企業が面接の日程を再調整してくれることもあります。万が一の可能性にかけて、一言伝えてみるとよいかもしれません。

深夜・早朝に返信する場合

深夜や早朝にメールを送らなければならない場合には、「夜分遅くにすみません」、「朝早くにすみません」などと一言申し添えるとより丁寧でしょう。

まとめ

今後社会に出るにあたって、その企業といつどこでどんな縁があるかはわかりません。なるべく失礼のないように断ることを心掛けてくださいね。

（学生の窓口編集部）