内定辞退の連絡は基本的に電話ですべきですが、事情があってメールになってしまう事もあります。文章だけで伝える事になるのですから、口頭でお伝えする場合以上にマナーに気を付けましょう。


【ビジネス文書だと意識しましょう】
内定辞退のメールを送る際、あくまでも「ビジネス」です。友人にお詫びをするのとは訳が違います。顔文字や絵文字が論外なのは言うまでもありませんが、言葉づかいもとても大切になりますし、宛名ですとか、文章の内容等、様々な事が問われる事になりますのでしっかりと把握しておきましょう。

【例文】
件名： 内定辞退のご連絡
宛名：（企業名、所属）採用担当　A様

（自分の所属=○○大学××学部）の（自分の名前）です。
この度は採用内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
せっかくこのように大変喜ばしいお知らせをいただいた折に、大変恐縮ですが、貴社よりいただきました内定について、辞退の旨を連絡差し上げました。
就職活動に際し、自分自身の適正や目標を見つめた結果、別の会社に縁を感じる事になりましたので、心苦しい限りではありますが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いていただいたものの、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
直接お詫びしなければならない所ですが、メールでのご連絡となってしまった点、何卒ご了承いただきたくお願い申します。
貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

【ポイントをチェック】
もっとも重要な用件である内定を辞退したいという内容から伝えるようにしましょう。理由に関しては簡潔で良いでしょう。あまりにもくど過ぎるとそちらの方が不愉快です。そして、内定を辞退してしまった点・メールでの連絡となってしまった点について丁寧にお詫びしましょう。最後に感謝を伝えるようにしましょう。内定辞退するとはいえ、それまでお世話になったのは間違いないのですから。

【メールでも良いのか】
そもそもメールでも良いのかという疑問もあるかもしれません。確かにとても大切な事ですし、相手が見たかどうか分かりませんので電話の方がベターなのですが、メールでの内定辞退が禁止されているということはありません。

メールでの内定辞退は文章だけで相手に伝える事になりますので、文章表現、言葉の使い回しなどとても大切です。
また、入社承諾書等を出した後だったりするとメールでは少々失礼になってしまいますので、時と場合によりけりです。