選考辞退メールの書き方とマナー! 選考辞退ってどうすればいいの?

選考辞退メールの書き方とマナー! 選考辞退ってどうすればいいの?

2018/05/29

就活マナー

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内定が決まって喜んだ後に気になることといえば、「今進んでいる選考はどうやって辞退すればよいのだろうか?」ということではないでしょうか? そこで今回の記事では選考辞退のメールの書き方と、その際に気を付けなければならないポイントなども一緒にご紹介していきます。ぜひ参考にして、スムーズなコミュニケーションをとってみてください。

選考辞退メールの書き方とマナー

選考を辞退するパターンとは?

就活をしているあなたが選考辞退をしたいと考えるのは、そこまで珍しいことではありません。選考辞退をするシチュエーションは下記のような2つのパターンで発生することが考えられます

・志望先から内定をいただき、就活を終える場合
まずは他の企業から内定をいただき、そちらに入社することに決めて就活を終える場合です。就活自体を終えるため、選考が進んでいた他企業への連絡も必要になってきます。どの会社がどの段階まで進んでいるのかを把握しておくと、「どこに連絡をしなければならないのか」を簡単に知ることができます。内定をもらうことは非常にうれしいことですが、選考を辞退してしまうとその企業の選考を受けることができなくなります。辞退をする前に「本当にそれで後悔はしないか」を改めて考えてみてください。その結論で問題がないという考えになったら、先方に連絡をして選考を辞退することを伝えましょう。

・選考が第一志望と重なり、日程変更が不可の場合
そしてもう1つ、選考辞退が起こる可能性があるのはその企業よりも志望度合いの高い、他の企業と選考が重複してしまった場合です。通常の面接であれば日程変更が可能であることも多いのですが、入社意思を図るために決められた日程以外に変更が不可の場合もあります。この場合は選考辞退をせざるを得ません。どちらを選ぶべきか改めて一度考えて納得するという作業を挟むと後悔を生まずに済みますので、ぜひ試してみてください。

選考辞退は電話・メールのどちらで伝えるべき?

選考辞退の連絡について、「電話?それともメール?どちらで伝えるべきなの?」と迷う方も多いのではないでしょうか?どちらが正しい対応なのか詳しく解説していきます。


・基本はメールでOK

結論からいうと、基本的にはメール連絡で問題ありません。人事担当に個人的にお世話になったなどであれば電話とメールの両方で連絡をするのがおすすめです。手紙は人事担当として「そこまでされるとかえって恐縮する」と思われる可能性もあります。

今は就活がWeb化されているため、企業へのエントリー数も多い状況です。説明会・書類選考・面接に進む人も増えています。当然、選考辞退をしてくる人も増えているため、Web化されてから人事担当をしている人にとっては「ある程度選考辞退があるもの」として読み込んでいるケースが多いです。そのため、選考辞退の連絡をしたとしても丁寧なメールであれば、特に先方の気分を害することはありません。しかし、まれに「選考辞退をメールで送ってくるなんて!」と考える方もいるかもしれません。最近ではこのように過剰反応する人は少ないですが、業界やその方の年齢によっては、メールではなく直接謝罪に来るべきだというような連絡や「電話連絡するべきだ」というような注意を受ける可能性もあります。

万が一注意を受けた場合は、ひたすら謝罪の気持ちを伝えるしかありません。しかし、基本的には、内定の辞退も選考辞退することも入社するまでは個人の自由です。丁寧に謝罪をして伝えるべきことを伝えれば問題ありません。

・面接が近い場合は電話で辞退連絡を
また面接が近くなってから辞退の連絡をする場合は、メールの場合先方が見落として気付くのが遅れる可能性もあります。この場合は確実に電話でご連絡するようにしましょう。面接には人事以外の他部署の方を招集するケースもあります。遠方からわざわざ面接だけのためにお越しになる方もいます。そういった部分でご迷惑をおかけしないよう、確実に連絡がつくように電話をしましょう。

・絶対に忘れず連絡をする
絶対に「連絡なしで面接に当日行かない」という失礼なことを行わないでください。あなたの次の年に受ける大学の後輩全体への迷惑になる可能性も十分にあります。大学を代表して行っていることを忘れずに対応しましょう。

選考辞退の理由は伝えるべき?

では次に実際に連絡するときに気になる、選考辞退の理由を伝えるべきかという点についてご説明していきます。

・伝えなくてOK
結論からいうと、辞退の理由は伝えなくてOKです。内定を辞退するときもそうですが、基本的には理由をいう義務はありません。ただ「教えられません」と突っぱねてしまうと、非常に印象が悪くなってしまいます。そのため、聞かれた場合は事業内容や第一志望であったことなど、当たり障りないことを理由にお伝えするようにしてください。

このように個人の感情で判断したものに関しては、相手からも突っ込まれることが少なく納得していただきやすい内容となるためです。職種の内容や給与などの面についてであれば、「条件は入社してから変えられる」などの内容を伝えられる可能性もあります。交渉などで選考辞退の承諾を長引かせないためにも、それ以外の項目で断るのがおすすめです。

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