選考辞退メールの書き方とマナー! 選考辞退ってどうすればいいの?

選考辞退メールの書き方とマナー! 選考辞退ってどうすればいいの?

2018/05/29

就活マナー

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選考辞退メールの書き方!

選考辞退メールの例文

では最後に、選考辞退のメール例文をご紹介していきます。書き方などを参考にし、ぜひ活用してみてください。

件名:○月○日の面接辞退のご連絡(○○大学○○)
株式会社○○
人事部
▲▲ ▲▲様

いつもお世話になっております。
×月×日午後×時より三次面接の予定をいただいておりました、
○○大学○○学部の○○○○でございます。

この度、一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。
これまでの選考に時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳ございません。

また、本来であればお伺いして直接お詫びするところ、
メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦していただきたく、お願い申し上げます。

末筆ながら貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

_______________________________________________________________________________
○○大学 ○○学部 4年 ○○○○

TEL:000-0000-0000
Mail:xxxxxx@xxxx.ac.jp
_______________________________________________________________________________


件名について

まずは何の件で連絡しているのか件名を見るだけでわかるように端的に表しましょう。応募辞退。書類選考辞退、就職試験(SPIなどのテスト)の辞退なども辞退の前の言葉を変更すれば問題ありません。就活の場合は選考を受けること自体が勉強になるケースもあるため、志望先でないからとすべて辞退する必要はありません。練習のつもりで受けてみると書類選考の通過ポイントや面接での立ち居振る舞いなどを練習できますので、むやみに辞退せずに受けてみるのもおすすめです。

メール本文について

・ビジネスメールを参考に作成

通常のビジネスメールと同じように、お相手の社名・部署名・課名・役職名から書き出していきます。お名前の間違いや部署の間違いなどがないよう、特に注意してください。謝罪の連絡で誤字があると非常に印象が悪くなります。通常のごあいさつの後には予定されていた日程を表し、どの段階の選考を辞退するのかをここにも明記しましょう。そしてその予定を組んでいた人の名前、つまり自分の名前を大学・学部名と共に書きます。

そしてもし相手からその理由を聞かれた場合、「第一志望の企業から内定をいただいたため」など一般的な理由でお断りするようにしましょう。もし自分が選考途中で志望度が下がったのだとしても、同じような内容を伝えるのが無難です。特に選考辞退の場合は、お電話でお話することもなく関係が終わることが多いです。最後が悪い印象にならないよう、失礼のないように対応するようにしましょう。

メールでの連絡に対する謝罪を入れる

「また本来ではお伺いして直接お詫びするところ、メールでのご連絡となりました件、重ねてお詫び申し上げます。」

クレームの対応でいうと、最上級の対応は謝罪です。こちらの場合も謝罪ですので、本来は伺って謝罪するものなのですが、今回のメールでのやりとりとなっています。その件を謝罪する文面を一言入れておくのがおすすめです。

まとめ

どのように対応すればよいか迷うことも多い、選考辞退のマナー、メールの書き方や電話での連絡方法についてご紹介しました。自分が本当にその企業の選考を辞退してよいのか、よく考えたうえで素早く確実に連絡をつけるようにすれば、大きなトラブルになることは防げるはずです。ぜひやり方を知ってトラブルなくスムーズに就活を終えられるようにしてくださいね。


執筆:高下真美
新卒でインターンシップ紹介、人材派遣・人材紹介のベンチャー企業に入社。ベンチャー企業から大手IT・流通・情報・サービスなど多岐に渡る業種で営業・コーディネーターを担当。その後、大手採用コンサルティング系企業で8年の勤務を経て、夫の転勤を機に退職。現在は人材系コラムの記事執筆など、フリーライターとして活動中。

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