【例文つき】OB・OG訪問を依頼するときの正しいメールの書き方とは?

【例文つき】OB・OG訪問を依頼するときの正しいメールの書き方とは?

2016/11/06

就活マナー講座



企業で働いている人のリアルな生の意見を聞けるのが、就活生にとって重要なOB・OG訪問です。すべて自分で段どって面会の約束を取り付ける必要がありますが、そのときの連絡ツールとしては“メール"を多用します。基本的にOB・OG訪問では“アポイント"に“リマインド"、そして最後に“お礼"といった3つのメールが用いられます。そこで相手先の方にも失礼のないメールの書き方やマナー、注意点など例文と合わせてご紹介していきます。

◆まずはOB訪問のアポイントを取ろう

まずはアポイントを取るためのメールです。誤字脱字のチェックはもちろん、メールを送る時間帯にも気を配りましょう。また適度な改行を加えて、文章を読みやすくしましょう。 ■例文 件名【OB訪問のお願い】○○大学の(自分の名前)です。 ○○株式会社 (部署名があれば記載) (相手先の方のお名前)様 突然のご連絡恐れ入ります。 ○○大学の(自分の名前)と申します。 大学のキャリアセンターの名簿で○○様のことを知り、 ご連絡いたしました。 という始まりが一般的です。続けて日程を提案して相手先の予定を伺いましょう。ポイントとしては件名を見れば一目瞭然で内容がわかるようにすることが大切です。

◆日程変更メールを送る際の注意点

OB・OG訪問のアポイントが取れたあと、原則としては日程の変更や時間を変えるのはNGです。しかし、どうしても都合が悪くなってしまうときもあるでしょう。そんなときにはできる限り早く、相手先の方に変更してほしい旨を伝えるようにしましょう。その際はメールだけではなく、直接電話で伝えるようにしてください。日程変更のお詫びはメールだけだと失礼ですし、何よりも変更の希望が間近であれば相手の方がメールを確認できないかもしれません。日程の変更とお詫びは相手に確実に伝えるため、必ず電話で連絡しましょう。

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