面接を当日キャンセルして、日程調整をお願いする場合に心掛けること

面接を当日キャンセルして、日程調整をお願いする場合に心掛けること

2015/12/16

就活hack

当日にキャンセルするなんて絶対に印象が悪いと分かっていても、日程調整をお願いして何とか受験したい場合ってありますよね。そんな時、少しでも人事の心象を和らげるために心掛けたいことを解説します。


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1.辞退と誤解されないよう受験したい意志を明確に伝える
会社に連絡する前に、あなたの頭の中で整理しておくべきことは以下の3つです。

・辞退ではなく、日程調整が可能であれば受験を継続したい意志が強いことを明確に伝える。
・当日キャンセルの理由は、突発的、かつ就活に勝るものである必要がある。(=学業、体調不良、家庭の事情、面接に向かっている途中の交通トラブル)
・あくまでもお伺いを立てる立場であることを踏まえており、日程調整が不可能な場合は潔く諦める気持ちももっていることを示すことが大切。

2.交通トラブルの場合は、キャンセルと決めつけず指示を仰ぐ
当日キャンセルの範疇の中で、面接に向かう途中の交通トラブルが原因ならば、全くあなたに問題はありませんので、速やかに電話で連絡し指示を仰ぎましょう。(電話できない場合はメールで一報を入れ、電話が可能となった段階で、「先ほど、メールではご連絡させて頂きましたが、○○線のトラブルで…」と連絡し、「そのまま向かうべきか、いったんキャンセルし仕切り直しとするか」の指示を仰ぎましょう)

3.学業、体調不良、家庭の事情等、やむを得ない事情の場合
正直に事情を話し、お願いするしかありません。(家庭の事情に関しては、プライベートなことですので詳細まで話す必要はありません)この場合、先に説明しましたが、キャンセルの形の辞退と誤解されぬよう、受験したい気持ちを伝えることが大切です。以下は電話の一例です。

日程調整をお願いしたい気持ちが先走っても、相手の状況を優先して考え、まず謝罪です。
「突然のご連絡で申し訳ありません。本日○時に面接予定のA大学B学部の山田と申しますが、突然の発熱で面接のキャンセルをお願いしたくお電話させて頂きました。本当に申し訳ありません」

そして、「予定して頂きました面接をキャンセルする立場で大変お願いしにくいのですが、もし可能であれば、来週、面接して頂くことはできないでしょうか?御社を強く志望しており、是非、お願いします。もちろん、私の勝手なお願いですので、不可能な場合は、潔く諦めます。ご検討だけでも頂ければ幸いです」等、受験したい強い気持ちと、お伺いを立てる立場をわきまえていることを交互に示して下さい。

この解説を読み、「日程調整をご希望されますか」等、相手が日程調整に触れるのを待つべきではないかとのご意見もあるかと思います。キャンセルを伝えた後に、会社側からすぐに申し出があった場合は、その流れに乗って調整すれば良いのですが、そうでない場合、お願いすることを躊躇している間に電話が終わってしまう場合もあります。このような事態を回避する為に、恐縮しつつも受験したい気持ちをはっきりと伝える大切さを示すために、自ら申し出る例を示しました。

4.電話連絡後のメール
感謝と志望する気持ちの強さを、電話後のメールで改めて伝えましょう。より、誠意が伝わるでしょう。

「面接日程をご調整いただき、誠にありがとうございました」
株式会社○○ 採用1課 山田様
A大学B学部の斉藤太郎です。
本日は、お忙しい中、日程調整のお手数をおかけし、大変申し訳ありませんでした。
そのような中、こころよくご対応下さり、誠にありがとうございました。
日程調整後の○月○日 ○時に、間違いなくご訪問させて頂きます。
ご調整頂きました感謝を忘れず、○日の面接には、しっかりと準備し臨みます。
今後とも、よろしくお願いいたします。
失礼いたします。
****
氏名、大学・学部・学科名、携帯電話、メールアドレス等を記した署名
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当日キャンセルは望ましい状況ではありませんが、誠意をもって事情を話せば相手も対応してくれます(当日が、最終面接の最終日等、日程調整に応じられない状況も少なからずあります)。誠意を伝える能力を身に付けて下さい。

岡 茂信 (おかしげのぶ)
現在東証1部の情報システム開発企業での採用選考経験を元にジョブ・アナリストとして独立。大学及び就職イベントでの講演、有名企業に対し採用アドバイスを実施。著書に「就職活動がまるごと分かる本」「エントリーシート完全突破塾」「適職へ導く自己分析」がある。また、「岡茂信の就活の根っこ」(http://ameblo.jp/okashigenobu/)で就活の土台となる旬な情報を発信している。

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