就活が進んでくると、さまざまな企業とのやり取りのなかで、いろいろな事がありますが、面接辞退しなければならないケースも出てくる学生もいるものです。その場合、メールで連絡する場合には、どのような文面が良いのでしょうか。なかなか知る機会のない事ですのでポイントをまとめてみました。
【基本的にはあまり良い手段ではないと知っておく】
面接辞退ともなれば、基本的には電話でお伝えする方が良いでしょう。面接のために、企業側としてもいろいろと準備してくれていますので、それを無駄にさせてしまいます。メールの場合、必ずしも、すぐにチェックするとは限りません。ましてや、電波障害等があれば見ない可能性もあります。行き違いになってしまう事もあるのですから、出来れば電話の方がマナーは良いでしょう。それでも尚、メールで送るのですから文面には細心の注意が必要になってきます。

【ビジネスメールです】
面接を辞退する際に送るメールはあくまでもビジネスメールになりますので、友人や知人に送るメールとは訳が違います。とにかく辞退すると分かった瞬間にでもメールを送るようにしましょう。また、メールでまずは送った後に電話を入れておくとより完璧ではあります。

【例文】
株式会社〇〇
人事部〇〇様
お世話になっております。
◯月◯日◯時から採用面接のお時間を頂戴している○○と申します。
この度、諸般の事情によって面接を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。
面接の時間調整まで行っていただいたにも関わらず、このような形となってしまい大変申し訳ございません。
心苦しくは思いますが、ご了承いただくべくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます
◯◯（自分の名前）

このような形が良いでしょう。理由に関しては深くは言う必要はありません。基本的にメールではあまりよろしくないですから、丁寧な言い回しを心がけるようにしましょう。一方ではメールですので相手に伝えやすい文面を心がけなければなりません。長ったらしいと相手が読みづらいだけではなく、言い訳がましく聞こえてしまってかえって悪印象です。
面接辞退しなければならない時には出来る限り電話で伝えるべきですが、メールの場合は文節や言葉の使い方等、普段のメールでは何ら気にしていないような事まで配慮しなければなりません。堅苦しいと思うかもしれませんが、それがマナーなのです。