「ほうれんそう(報連相)」の必須ツールであるメール…「出来る人だな！」と思わせる書き方とは？

どんなときもこまめなメール連絡が大切

メールに限ったことではないのですが、会社の方とコミュニケーションをとるのって難しいですよね。その中でもメールは、出したほうがいいのか、出す必要がないのか線引きが分かりにくくて難しいです。

 

その気持ち、とても分かりますよ。でもね、例えば……内定者懇親会の出欠確認メールなどで返事をしない学生さんが結構いるんですが、社会人の立場からすると、返事がないことにかなり驚くんですよね。

 

会社からのメールには、必ず返信するべきなんですか？

 

もちろん時と場合によりますが、例えば上記のような懇親会の出欠メールを例にあげると、人事担当者からすれば「参加させていただきます！」くらいの返信は欲しいものです。もちろん懇親会に限らず、何か会社からアクションがあったら、その都度、ある程度の感謝を込めて返信をするべきだと思います。受け取った側は悪い気はしませんからね。

 

こちらからメールを終わらせたら失礼かな？と思うこともあるんですが、どうやってメールを終えればいいですか？

そういう場合はメール本文に「返信は不要です」などとひとこと入れればいいと思いますよ。あと、メールを頂いたことへの感謝は必ず入れましょうね。

上司とのやりとりで必要なことって何!?

それじゃ、さっそく誰かにデモンストレーションメールを打ってもらいましょうか。では、Nくん。今回は“上司から与えられた課題を報告するメール”を想定して作ってみてください。

 

……５分経過……

はい、こんな感じでどうでしょうか！

すばらしいですよ。こういう文面をいきなり書けって言われても普通はなかなか書けないんです。敬語って、練習していないとパッと浮かばないでしょう？インターンシップや就活本選考の前に、自然な敬語に慣れておくことが大切です。皆さんも覚えておいてくださいね。

 

このメールで問題はなさそうですか？

 

そうですね。とてもすばらしいメールだけど、ひとつアドバイスをするとしたら、件名（タイトル）部分に相手の名前と自分の名前を入れるべきかな。上司は1日にたくさんのメールを受け取りますから、タイトルで誰から誰宛に来ているメールであるかがわかれば、メールを見逃されることも少なくなります。そういった気遣いも大切です。

 

なるほど。

それから、今回はすでに知っている上司と部下の間柄という想定なので「〇〇と申します」という一文は必要ないですね。それ以外はとても良いと思います。この調子でいきましょう。

メールで意欲をにじませる。これが成功のカギに！

先ほどのメールで、他に付け足したほうがいい内容はありますか？

 

「何か他にお手伝いできることがあれば教えてください」のように、やる気をにじませるととっても良くなると思います。仕事の状況にもよりますが、意欲を見せられてうれしくない人はいないと思います。それと、「お疲れ様です」の使い方。この言葉は基本的には目上の人が目下の人に声をかけるときに使う言葉なので、良しとしない会社もあります。先輩にこっそり聞いてみたりして、その会社で通用するか確認するといいでしょう。

 

メールでインターンシップの感想などは、書いてもいいのでしょうか。

 

もちろんです。その仕事・作業をやってみてどう思ったか、また、どんなことが理解でき、どんな点が成長できたか、そうした内容を添えると印象も良いと思いますよ。ちなみにビジネスメールを書く際に気を付けるべき点は、

この２点です。上の例で言えば、「報告書をお送りします」という結論と事実を書き、その後、自分の意見を述べる。これを意識するようにしてみてください。ぐっと読みやすく、ビジネスの場に相応しいメールになりますよ。

文：わぐりめぐみ
写真：榊 水麗
制作：vivace next
編集：マイナビ学生の窓口編集部

※座談会時感染症対策を行ったうえでマスクを付けて実施し撮影時のみマスクを外しております。