「イベントごとの資料を、シートをわけて保存していたが一括で欲しいと言われた」
「プレゼン用の複数のExcel資料を1つに結合してPDFにしてくれと言われた」
仕事をしていると、Excelデータを1つのPDFに結合して提出しなければならないことがあります。
こういったケースにスムーズに対応できるよう、その手順を確認していきましょう。
▼目次
1.複数のExcelシートをPDFで1つに結合する方法
2.ExcelでシートをPDFにしたら複数に分割される現象への対処法
3.複数のPDFファイルを1つに結合する手順
4.PDFを見ながらExcel入力したいときの便利機能
5.ExcelのPDF化はよく使うテクニック!まとめて覚えておこう
Excelの複数枚のシートを1つのPDFにまとめる方法は、たった3つのステップで完了します。
PDF化したいシートを一気に選択し、「PDF/XPSの作成」をするだけで終了です。
複数シートの選択方法さえ知っていれば簡単にできるので、1つのPDFにしたいExcelシートがある場合は試してみてください。
ExcelでシートをPDF化したら複数に分割されてしまうときは、「印刷範囲」を設定しましょう。
この4ステップで分割されずにPDFにすることができます。
詳しい手順を画像付きで解説している記事がありますので、詳しくはこちらを参考にしてください。
この記事の方法は
というときにも役立ちます。
○ ExcelをPDFへうまく変換したい!PDF変換の困ったが全て解決するまとめ
先ほど紹介したのは、Excelの複数のシートを1つのPDFにする手順でした。
ここでは、すでにPDFファイルとして存在するものを1つのPDFにまとめる方法を紹介します。
有料でもいいならAdobeのAcrobatを使うのが簡単で便利です。
しかし、無料ツールでないと困るという人の方が多いですよね。
複数のPDFファイルを結合する方法はいろいろありますが、ここでは無料オンラインツール「PDF Joiner」を使った方法をご紹介します。
PDFの内容を見ながら、一部のデータをExcelに手入力したいときなどに、便利なショートカットキーを紹介します。
今見ているウィンドウを半分にして、矢印の方向に表示してくれます。
これを覚えておくと、PDFを開いてから「windowsキー」+「←」でアクティブウィンドウを画面左に表示し、「windowsキー」+「→」でアクティブウィンドウを画面右に表示できます。
その都度画面を切り替えなくてもPDFを開いたまま作業ができるので便利です。
また、どちらかの画面が見にくい場合には、「Alt」+「tab」で切り替えてから、「Ctrl」+「+」もしくは「−」で拡大縮小して確認することができます。
今回は複数のExcelシートを1つに結合してPDF化する方法についてお伝えしました。
ショートカットキーを覚えておくと、より快適に作業を効率化することができます。
今後の社会人生活のなかでもぜひ活用してみてください。
(学生の窓口編集部)
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