ExcelをPDFへうまく変換したい！1枚に収まらないときの範囲設定方法

PDFへ変換して保存する手順

「Excel2016」では、PDFの変換機能は標準装備されています。

（1）保存したいファイルを開き、メニューバーの「ファイル」を選択します。

(2)「ファイル」メニューの下段にある「エクスポート」を選択します。

（3）「PDF/XDF ドキュメントの作成」を選択します。

（4）保存するフォルダを決定し、「最適化」を選択します。

（5）「発行」ボタンをクリックすると、任意のフォルダにPDF化されたファイルが保存されます。

PDFファイルは、発行後に内容の変更をすることができないので、このときPDFファイルとは別に元データも保存しておいたほうがいいでしょう。

PDF化して印刷する手順

Excelで作ったPDFを印刷する手順をご紹介します。
ここでは、「Adobe Reader」を使用します。

（1）フォルダを開き、印刷したいPDFファイルを選択します。

（2）左上にあるプリンターのアイコンをクリックします。

（3）印刷設定から印刷部数や紙のサイズを確認し、「印刷」ボタンをクリックします。

1枚に納めたいとき

印刷する際に、画面では1枚なのに、バラバラに印刷されてしまい、困ったことはありませんか？ そんな時には、印刷画面のこの部分をチェックしてみてください。

「サイズ」……各PDFのページをそれぞれ1枚の紙に印刷します
「ポスター」……複数のシートにまたがるPDFをモザイクのように印刷します
「複数」……2ページ以上のPDFを1枚の紙に印刷します
「小冊子」……出版物を前提としたページレイアウトでの印刷をします

今、画面に映っているPDFを一枚の紙で印刷したい場合は「サイズ」を選択します。
用紙の大きさがわからない場合には、「PDFのページサイズにあわせて用紙を選択」を、用紙指定がある場合には、「合わせる」を選択します。

範囲を指定したいとき

データの一部をPDF化したい時は、まずExcel上でPDF化したい範囲を選択します。
次に、PDF発行画面の「オプション」を選択します。

最後に、「発行対象」の中にある「選択した部分」にチェックを入れ、「OK」を押します。

これで、Excelの選択した範囲だけがPDF化されます。

複数のシートをPDF化したいとき

複数のシートをPDF化したい時は、まずExcel画面でシートを選択してから、PDF発行画面の「オプション」を選択します。

オプションの中の「選択したシート」にチェックを入れ、発行ボタンを押せば、選択したシートがPDF化されます。

複数のシートをPDF化する際バラバラになってしまう時の対処法 

複数のシートをPDF化しようとしたときに、なぜか何度も保存先を聞かれて、結局バラバラに出力されてしまった……という時の解決方法です。

シートごとに印刷解像度が違うと、一括でPDF化してもバラバラになってしまうことがあるようです。

<解決方法>
（1） Excelのメニューバーにある「ページレイアウト」を選択します。

（2） ページ設定の横の小さなボタンを選択します。

（3） 「印刷品質」をすべて同じ数字にします。
　このとき、解像度が低いと印刷に向かないので、600dpiをおすすめします。

「OK」を選択すれば解決です！

今回はExcelを使ってPDF化する際の手順や印刷の方法をお伝えしました。これは社会に出て、資料を送るときなどに使うことの多い操作です。ぜひこの機会に使い方を覚えておきましょう。

（学生の窓口編集部）