Excelで作ったPDFファイルをメールで送付する際にはどんなことに注意すればいいのでしょうか?
知っておくと便利なファイルの圧縮方法やメールへの添付の仕方について解説します。
メールには添付できるファイルの上限が設定されています。上限は、メールプロバイダによって異なりますが、およそ25MB程度までが限度であるとされています。
これ以上大きいファイルを直接メールに添付すると、メールサーバーで弾かれてしまう可能性があります。
また、ビジネスメールのマナーとして、添付ファイルのデータ量は2MBを超えないように抑えるのが望ましいとされています。
出力はせず、オンラインで確認してもらうだけであれば、以下の方法で圧縮できます。
(2)「縮小サイズ」を選択します。これでファイルサイズが圧縮されます。
すでに作成しているPDFファイルをメールに添付するには、2通りの方法があります。
フリーソフトを使ってPDFファイルを圧縮する方法があります。
・IlovePDF https://www.ilovepdf.com/ja/co...
・Smallpdf https://smallpdf.com/jp/compre...
どちらもドラッグ&ドロップするだけで、PDFファイルを簡単に圧縮できるオンラインサービスです。
PDFファイルを圧縮せず、ストレージサービスを使うことで、先方に届けることもできます。
・ギガファイル便 https://gigafile.nu/
・データ便 https://www.datadeliver.net
こちらはオンライン上にPDFファイルをアップロードし、取得したURLを先方に知らせることでファイルを共有できるサービスです。また、機密保持のためにパスワードは設定することをおすすめします。
メールにPDFファイルを添付する方法をご紹介します。
(2)ダイアログが開くので、添付したいPDFファイルを選択。「開く」ボタンを押します。
これでメールにPDFファイルを添付できます。
メールにPDFファイルを添付するとき、データー量を考えずにファイルを送って、相手のメールサーバーをダウンさせてしまったり、上手く届かなかったりとトラブルになる可能性もあります。
マナーに気をつけ、仕事のさまざまな場面で活かせるようにしましょう。
(学生の窓口編集部)
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