【就活マナー講座】テンプレ付き!ESや履歴書を郵送するときの送付状の書き方

【就活マナー講座】テンプレ付き!ESや履歴書を郵送するときの送付状の書き方

2015/06/10

就活マナー講座

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ESや履歴書を企業に郵送する際、それだけを封筒に入れて送っていませんか? 募集期間内に人事担当者に送るとはいえ、誰宛てに、どのような意図でどんな書類を送ったかを記す「送付状」を同封するのはビジネスの常識です。ここでは、正しい送付状の書き方を紹介します。

■送付状記入例

Point1

相手の会社名、担当者名は大きめに。少なくとも自分の名前が相手の名前より大きくならないように注意しよう。「人事部」や「人事課」など担当者の明記がない場合のみ「人事部御中」とするが、担当者が明らかな場合は「人事部採用担当●●様」とすること。ここで「人事部御中 ●●様」と「御中」を使用するのは間違い。

Point2

日付は右上に。送付状を記入した日にちを明記。

Point3

自分の名前、大学名、連絡先を記入。住所は記入してもしなくてもOKだが、電話番号かメールアドレスなどの連絡先はマスト。

Point4

題名。「送付状」など。

Point5

頭語・結語は必須。ビジネスの書面では常に「拝啓」と「敬具」を使うと覚えておけば大丈夫。「前略」「草々」はカジュアルな手紙などに使う言葉なのでビジネスシーンでは使用しないこと。

Point6

文面は、前文・本文・末文で構成。前文には必ず季節の挨拶を入れよう。季節や月別に「仲秋」といった季節の言葉が用意されているので、その言葉と「~の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」の文面をセットで、前文にすると覚えておこう。Microsoft Wordにも季節ごとの挨拶文の例が挿入できる機能があるので活用したい。(Microsoft Word立ち上げ→挿入→挨拶文)

Point7

「記」「以上」は必ず対で使用する言葉。Microsoft Wordでも「記」と打てば「以上」が自動で出てくる。送付書類の内容を列記する際の決まり文句。

Point8

書類の詳細は、書類名と送付数を記入。注意したいのは、「履歴書」と「作品集」など2種類以上の書類を送る場合でも、

  • 1. 履歴書 1通
  • 1. 作品集 2通

とすること。何種類になっても、頭につける数字は1.となる。1.2.3.と増えていくわけではないので頭に入れておこう。

*********

送付状は形式的な存在ではありますが、これからビジネスパーソンとして働くにあたって、ビジネスの常識がどの程度把握できているかを見る判断材料にもなります。こういった常識やルールは、ESや履歴書の内容ではなく「書類の外側」からしか判断できません。将来のためにも、ビジネスマナーを今のうちに覚えておきましょう!


監修者●上田晶美

上田晶美(うえだあけみ)
1994年ハナマルキャリアコンサルタントを設立し(現在は株式会社ハナマルキャリア総合研究所)以来、大学生の就職、社会人の転職に関する講演、執筆を手がける。年間約20の大学でその他の講演も含め200講演。就職関連の著書20冊。1983年早稲田大学教育学部卒業。近著に『ちょっと待ったその就活!』(技術評論社)、『働くための「話す・聞く」コミュニケーション力って何?』(ぺりかん社)

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