就活がはかどるメールの使い方は? メールの書き方や活用方法を紹介

就活がはかどるメールの使い方は? メールの書き方や活用方法を紹介

2019/02/06

就活マナー

就活中はさまざまな企業とメールでやり取りする機会が増えますが、そもそもメールを書くのが苦手な人もいるかもしれません。どのようにすれば効率よくメールを作成できるのでしょうか? 今回は就活メール作りがはかどる、メールの使い方や書き方をご紹介します。

テンプレートを活用する

就活では、各企業の採用担当者へメールを送りますが、人によってはその数も何十通、何百通になることがあります。毎回メールを一から作成するのが大変な場合は、いつでも使えるように、例文のテンプレートを用意しておくと便利です。またテンプレートを活用しながら、メールを作成することで「時短」につなげることもできます。

テンプレートの例(会社説明会への申し込み)

(企業名)

○○○○大学 △△学部 □□学科の、○○○○と申します。

現在、就職活動を行っており、
貴社の会社説明会に参加させていただきたくメールいたしました。
開催日時と場所、当日の提出物の詳細をご連絡いただければ幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)


【POINT】
・企業名や部署名など、誤記入しやすい部分はテンプレート化しないほうが安全。
・テンプレートを使うのは決まり文句など一部にとどめておき、相手やシチュエーションに合わせて文面をアレンジすると◎。

紹介したものはあくまでも例文です。自分なりに使いやすいよう、テンプレートを複数用意しておくと、メール作成がスムーズになります。

署名機能を活用する

就活メールの締めで、最後に必ず使うのが自分の署名。こちらも毎回一から入力するのは大変なので、メールサービスの署名機能で作成し保存しておきましょう。

署名に記載する内容は、主に以下の7点が挙げられます。

1. 大学名、学部名、学科名、学年
2. 氏名(ふりがな)
3. メールアドレス
4. 郵便番号
5. 住所
6. 自宅電話番号(自宅電話番号がない場合は省略)
7. 携帯電話番号

自分の氏名に、複数の読み方ができる漢字や、珍しい読み方の漢字がある場合は、氏名の横にかっこで、ふりがなを記載しましょう。

署名の例

>○○○○大学△△学部□□学科4年
田中 太郎(たなか たろう)
E-mail:tarotanaka@xxx.co.jp

〒123-4567
○○県○○市○○町○○6-7-8 △△マンション101号室
携帯電話:080-1234-5678
自宅電話:00-1234-5678


【POINT】

・自分の情報を見やすく記載する。
・メール本文と署名の区別を付けるために破線などを使用するとわかりやすい。

各項目に間違いがないかよく注意して、署名機能を上手に使いこなしましょう。

単語登録をする

就活メールでは、挨拶文や採用担当とのやり取りの中で、同じ単語を使うことがあります。パソコンの機能を使って、それらを単語登録(辞書登録)しておくと、メールの作成速度がアップする上、誤字脱字の防止にもつながります。

 面接の案内へ返信する場合、以下のような活用法があります。

(企業名)

お世話になっております。
○○○○大学 △△学部 □□学科の、田中太郎と申します。

書類選考通過と面接のご連絡ありがとうございます。
ご提示いただきました日程のうち、下記日程にて伺います。
○月○日(月) 午前△時 □□ビル×階

当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)


登録例

おせ ⇒ お世話になっております。
たな ⇒ 田中太郎(自分の氏名)
しょ ⇒ 書類選考
げつ ⇒ (月)
なに ⇒ 何卒よろしくお願い申し上げます。

【POINT】
・就活メールでよく使う言葉やフレーズを登録しておくと便利。

単語を一度登録しておけば、質問事項などすぐに返信したいときにも役立ちます。

就活メールをしっかり管理する


メールを大量に送信・受信する就活中は、メール管理もとても大切です。重要なメールを見逃さないためにも、その防止策をいくつか紹介します。

メールアドレス

就活用のメールアドレスは、大学から支給される場合もありますが、自分で準備する場合は、就活用に新しくメールアドレスを作成するのが無難です。あらかじめ就活とプライベートのメールアドレスを分けておくことで、必要なメールを見逃すことを防ぎます。

管理の方法

面接日程などが書かれた重要なメールには、スターなど目印を付けると、後から確認したいときに一目瞭然となります。また、フォルダやラベル機能などを使えば、応募職種や業界ごとに区別もできますし、会社説明会の申し込み時や、エントリーシート提出時など、就活の段階ごとにメールを区別することもできます。メールが後から見つけやすくなれば、就活中に必要な情報も振り返りやすくなるでしょう。

メールの確認方法

スマートフォンやタブレットのメール機能を使って、就活用のメールアカウントを登録しておけば、いつでもメールを確認できるので便利です。専用アプリがあるメールサービスを使っている場合は、アプリをインストールすることでも同様に確認ができるので、外出時などに役立ててみてはいかがでしょうか。

そのほかの活用術

使用するメールサービスやデバイスによっては、メールの内容をもとに、自分のスケジュールを、スマートフォンやアプリ内のカレンダーに登録することができます。会社説明会や面接の日程を登録しておけば、スケジュール管理も万全です。

添付ファイルの送り方

エントリーシートや履歴書を、メールで送るときの注意点をご紹介します。パソコンで作成した履歴書をファイルに変換するのは簡単ですが、手書きの履歴書をスキャンしてファイルにするときは、文字がつぶれないように注意が必要です。また、WordやExcelなどのオフィスソフトで作成した場合は、相手が開けないケースを避けるために、PDFファイルに変換してから送付するといいでしょう。

さらに、作成した履歴書にはパスワードをかけておくと安心です。PDFファイルにパスワードをかけるか、フォルダに格納し圧縮の上、パスワードをかけるなどして相手に送付します。パスワードは自分が管理しやすいものにしてください。

履歴書送付の例文

(企業名)

お世話になっております。
○○○○大学 △△学部 □□学科の、○○○○と申します。

ご指示いただきました履歴書をお送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

履歴書には念のためパスワードを設定しております。
後ほどパスワードを記載したメールをお送りいたしますので、
ご確認いただけますでしょうか。

お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)
★ファイルの添付

次のメールでパスワードを連絡する際の例文

(企業名)

先ほど履歴書を送付させていただきました、
○○○○大学 △△学部 □□学科の、○○○○と申します。

ファイルに設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:●●●●●●●

お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

(署名)


【POINT】
・添付ファイルの送付とパスワードの連絡は1通にまとめてもいいが、添付ファイルの送付とは別のメールでパスワードを連絡するケースが多いです。

くれぐれも書類の添付忘れには注意してください。

まとめ

テンプレートや単語登録、署名などを活用すれば、就活メールの作成がきっとスムーズになるはずです。便利なメールの機能や書き方を、ぜひ就活に役立ててみてくださいね。

(学生の窓口編集部)

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