就活に役立つ! メール返信の基本マナー

就活に役立つ! メール返信の基本マナー

2016/10/18

就活hack

就職して社会に出て、一番よく使うといっても過言ではないメールでのコミュニケーション。学生のうちは目上の方とメールとやりとりすることってなかなかありませんよね。謙譲語や尊敬語、丁寧語など、日常で敬語だと思っていた日本語の使い方が間違っていたり、相手に不快感を持たせないというのも大変重要なことだと思います。今回は就活にも役立つ、メールの送り方や返信の仕方など、メールで円滑なコミュニケーションをはかるコツをまとめたいと思います。

◆就活ではメールも選考過程の1つと考えよう

就活中に、履歴書や書類をメールで送る機会は多いと思います。そしてこのときのメールのやり取りから、既にそれぞれの就活生の印象の良し悪しの判断がスタートしているのです。相手に失礼のないように、過不足なく的確に言いたいことを伝えられるようにするには、それなりに練習が必要になるかもしれません。しかし、一度マスターしてしまえば、社会に出た後にもずっと役立ちます。その会社の採用担当者がわかりやすいよう、メールの内容がわかりやすいものになっているかどうかチェックしましょう。また、件名に自分の大学名と名前が記載されているかや、相手の所属と名前が記載されているか、失礼な言い回しがないか、誤字脱字がないか……など送信する前に一度音読するのもよいでしょう。

◆基本的なビジネスメールのマナーとは

基本的に社会人として大切なビジネスマナーは、「時間厳守」「発言に責任を持つ」「相手の都合を考慮する」という3つのベースからなります。例えば、企業の方から時間や締め切りを指定された場合は必ず守らなくてはいけません。また、就業時間後の夜中などに「すぐに返信がほしい」と申し出るのは、マナー違反ですよね。仕事は信用、信頼関係を持ち続けるということでもあります。責任感のない人に会社のプロジェクトは任せられませんし、もちろん信用できない人を採用する企業もありません。時間や期限を守ることは最低限のマナーであり、信頼関係を結ぶのにも重要な項目です。

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