就活などに限らず、返信が必要なメールにはなるべく早く返信をするのが基本のマナーです。メールの相手はできる限り早く全員の回答の内容をまとめて、仕事を進めたいと考えています。期限ギリギリでも、過ぎなければマイナスの印象は持たれませんが、早めの返信は相手にとっても好都合ですし、印象もよくなります。返信内容を検討するのに時間が必要な場合も、検討していることをなるべく早く伝える方がいいですね。また、返信の際の件名に悩むこともあるかもしれませんが、回答待ちをしている相手は『返信ボタン』で自動的に作られる『Re:◯◯◯』でOKです。

◆日程の候補は複数提案しよう

就活中に、「面接の日程を変更したい」ということもありますよね。そんなときはまず、事前に決定していた日程に行くことができないことを丁寧に謝罪し、その後に本題の日程調整の文章を作っていきます。相手に失礼にならないよう、「他の会社の選考と日時が重なった」などという文言は避けましょう。採用担当者も事情はわかっていますが、マナーとしてNGです。本題になる日程調整の文には、自分が訪問可能な日時を複数提示しましょう。日程を複数提案することで、採用担当者の日程調整もしやすくなります。また、体調不良などで当日の面接をキャンセルしたい場合は、メールではなく電話で断りと謝罪をしましょう。

◆さいごに

いかがでしたでしょうか。「面接前からこんなにチェックされているなんて！」と驚かれるかもしれませんね。メールでのやりとりは就活だけでなく、会社に入った後でもずっと続いていくものであり、仕事上でも重要な業務の一環です。しっかりとビジネスマナーや礼儀を学んで、早く慣れるようにしたいですね。人としての評価や信用は、やはりコミュニケーションの中から培われていくものです。上手に使いこなしてみてくださいね。

文・学生の窓口編集部