【こんなメールは嫌われる】最低限おさえるべきメールマナー

【こんなメールは嫌われる】最低限おさえるべきメールマナー

2015/03/30

就活hack

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就活中は、OB・OG訪問の前後や企業の方から名刺をもらったタイミングなど、メールで連絡する機会がたくさんあります。このとき、当然のことながら、友人とメールをするような文面はNG! 就活中のメールのマナーを押さえておきましょう。

パソコンのあるデスク

タイトル(件名)は簡潔に!

一般的なビジネスパーソンでも、1日に何十通ものメールを受信するもの。「件名」と「差出人」だけで、【すぐ対応】【後で対応】などのように優先順位をつけて処理していくのが普通です。自分のメールが埋もれないようにするためにも、メールのタイトル(件名)には本文の内容を簡潔にまとめ、差出人として自分の所属と名前を明記しましょう。とはいえ、目立てば良いというわけではありませんから、顔文字や(必要以上の)記号を使うのは控えましょう。

本文は宛名から始める

ビジネスで日々やり取りするメールでは、まず誰に宛てたメールなのかを書くのがマナーです。就活で送るメールも、そのマナーに準じましょう。

株式会社●● 人事部 ○○○○ 様

「株式会社」を「(株)」のように省略するのはマナー違反。名刺をもらっている場合は、誤字脱字がないか、書く順番が正しいかを必ずチェックします。また、企業の採用活動では個人のメールアドレスではなく採用に関係するメンバー全員の共有メールアドレス宛てに送ることも多いので、誰へのメールなのかがわかるよう、宛名はしっかり書くようにします。

自分の名前を名乗る!

宛先に続いては、自分が何者であるのかを必ず名乗りましょう。誰から届いたのかが分からない場合、企業の担当者は「大変失礼なのですが、お名前を教えていただけますか」と確認しなければならず、無駄な作業を増やすことになってしまいます。同姓同名の人がいるかもしれないことを踏まえ、大学名とフルネームをセットで名乗るのがよいでしょう。

株式会社●● 人事部 ○○○○ 様

●●大学の△△△△と申します。
(以下用件)

読みやすさにこだわる!

相手は多忙な採用担当者です。簡潔に伝える努力は欠かせません。以下の2点を意識するだけで、分かりやすさはぐっとアップします。

1.内容のまとまりごとに1行空ける
2.適切な位置で改行する

良い例
●●大学の△△△△と申します。

先日は貴重なお時間を頂戴しまして、
ありがとうございました。

お話を伺う中で特に印象的だったことは●●さんの仕事観でした。

「仕事のやりがいとは?」という
私の抽象的な質問に対して……(以下略)
悪い例
●●大学の△△△△と申します。先日は貴重なお時間を頂戴しまして、ありがとうございました。お話を伺う中で特に印象的だったことは、●●さんの仕事観でした。「仕事のやりがいとは?」という私の抽象的な質問に対して……(以下略)

同じ内容でも、適切に改行されておらず、空き行で区切っていないと、とても読みづらいですよね。送信予定のメールを一度自分宛に送信して、どう見えるのかを確認するとよいでしょう。

最後は署名!

メール本文の最後には署名を書きましょう。

==========================
●●大学 ●●学部 ●●学科 3年
△△ △△

携帯TEL:xxx-xxxx-xxxx
e-mail:xxxxxx@xxx.com
e-mail(携帯):xxxxxx@xxx.ne.jp
==========================

署名はメールのマナーであると同時に、自分の名刺代わりにもなります! 相手がアナタに連絡を取ろうと思ったとき、署名に電話番号を記載しておけば、すぐに電話をかけることができますよね。

メールでのコミュニケーションは相手の顔が見えないため、文面がすべてです。マナーをおさえて、メールを有効活用しましょう!

文・ナイスク

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